Ab wann lohnt es sich, Prozesse zu automatisieren?

In welchen Situationen Sie über den nächsten Schritt der Digitalisierung nachdenken sollten

Im Rahmen der Digitalen Transformation werden Prozesse digitalisiert und teilweise automatisiert. Häufig hängt dies mit hohen Kosten zusammen, welche für maßgeschneiderte Systeme und Tools ausgegeben werden müssen, um diese effektiv nutzen zu können. Wann es sich lohnt, Prozesse zu automatisieren, und wann eine einfache Digitalisierung ausreicht, um einen hohen Nutzen zu erzeugen, das erklären wir Ihnen hier.

Automatisierung – was ist das?

Was es bedeutet, Prozesse zu digitalisieren, ist wohl jedem klar. Doch welche Möglichkeiten bestehen, welche Prozesse zu automatisieren und damit ein händisches Eingreifen überflüssig zu machen?

Die zentralen Ziele der Automatisierung sind die Einsparung von Zeit und Personal. Bereits vorhandene Mitarbeiter können dadurch entlastet werden und können, auch bei einer hohen Auftragslage, weitestgehend stressfrei arbeiten. Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung nehmen dabei ständig zu, viele Anbieter ermöglichen sogar sogenannte No Code-Automatisierungen, welche von den Anwendern selbst erstellt und dadurch einfach und kostengünstig genutzt werden können. Dies sind Automatisierungstools, welche ohne Programmiersprache auskommen, beziehungsweise diese mit einer nutzerfreundlichen Oberfläche überdecken. Eine persönliche Automatisierung, welche einem einzelnen Mitarbeiter das Leben vereinfacht, ist damit möglich.

In der Theorie sind Automatisierungen über verschiedene Grundprogramme möglich. Bekannte Vertreter sind hierbei

• VBA (Visual Basic for Application)
• Microsoft Flow/Power Automate
• RPA (Robotic Process Automation)

Die Möglichkeiten, welche mithilfe dieser Automatisierungen genutzt werden können, sind beinahe unendlich. Zu einfach durchführbaren Automatisierungen gehören

• Die Migration von Daten
• Das Versenden von Mails
• Die Befüllung von Datenbanken, Formularen oder Dateien
• Die Erstellung von Diagrammen und Reports
• Das Auslesen von PDFs
• Die Pflege von CRM-Systemen (Customer Relationship Management Systemen)
• Anwendungen des Personalmanagements (Urlaubsanträge, Mitarbeiterakten, Lohnabrechnungen)
• Das Versenden von Nachrichten in Microsoft Teams oder anderen kompatiblen Anwendungen
• Und vieles mehr.

An den Einsatzmöglichkeiten sowie an den Möglichkeiten zur Durchführung einer Prozessautomatisierung scheitert es also nicht. Doch trotzdem bleibt die Frage, ob eine Automatisierung notwendig ist, ab wann sie sich lohnt und welchen konkreten Nutzen sie Ihnen, Ihrem Unternehmen oder einem Ihrer Mitarbeiter bringen kann.

Wann lohnt sich die Automatisierung?

Als allgemeine Faustregel für kleinere Automatisierungen gilt: wird innerhalb eines Prozesses 50% der Prozessdauer eingespart und amortisiert sich die Automatisierung des Prozesses innerhalb eines Geschäftsjahres, ist die Automatisierung optimal. Bei größeren, komplexeren Automatisierungen kann die Amortisationsdauer auch nach oben variieren.

Jedoch können bestimmte Prozesse auch unter anderen Umständen durchaus vorteilhaft zu automatisieren sein, besonders dann, wenn es sich um Routineprozesse handelt. Diese müssen sehr häufig ausgeführt werden und beinhalten meist stupide dieselben Tätigkeiten. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind leicht von ihnen genervt und es herrscht eine bestimmte Einheitlichkeit der Datenstrukturen innerhalb der Prozesse. Es besteht also eine gewisse Redundanz – ein riesiger Vorteil für jede Automatisierung. An diesen Stellen kann perfekt vernetzt und automatisiert werden, da die Algorithmen der Automatisierung nicht langwierig darauf ausgelegt werden müssen, ähnliche Daten aus sehr unterschiedlichen Dateiformaten herauszufiltern.

Darüber hinaus eignen sich kleine Tätigkeiten, welche häufig nicht mehr als eine Stunde eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin in Anspruch nehmen, perfekt für eine Automatisierung. Solche Tätigkeiten sind kurzweilig, kommen jedoch meist häufig vor – sind sie automatisiert, kommt innerhalb eines Jahres also viel Zeit zusammen, welche eingespart werden kann.Außerdem gibt es bestimmte Prozesse, welche unbedingt automatisiert werden sollten. Welche dies sind, kann von Branche zu Branche variieren.

In bestimmten Branchen gibt es Kernprozesse, welche automatisiert ablaufen können. Dies kommt besonders im Bereich der Logistik und des Handels vor. Solche Kernprozesse können die Datenhaltung von Kunden- und Lieferantendaten sein (also beispielsweise das Customer Relationship Management), jedoch auch die Bearbeitung von Bestellungen oder die Auslieferung. Sind Ihre Konkurrenten in diesem Bereich bereits automatisiert unterwegs und stemmen ihre Prozesse schnell und effizient, sollten Sie in jedem Fall nachziehen. So bleiben Sie dauerhaft konkurrenzfähig. Sehen Sie eine Möglichkeit, einen solchen Prozess noch vor Ihren Mitbewerbern zu automatisieren und damit effizienter zu gestalten, ist dies beinahe noch besser – denn Sie verschaffen sich einen Marktvorteil, können schneller und kundenfreundlicher agieren und machen Ihre fortgeschrittene Digitale Transformation zum Alleinstellungsmerkmal.

Eine weitere Art von Prozessen, welche unbedingt automatisiert werden muss, sind manuelle Datenmigrationen. In diesen Handgriffen wird häufig kopiert und eingefügt, was durch eine Automatisierung einfach zu stemmen ist. Wird der Prozess durch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchgeführt, sorgt er jedoch für Frust aufgrund der stupiden Tätigkeit. Es entsteht schnell Langeweile und Unkonzentriertheit – eine große Fehlerquelle. Mit einer Automatisierung an dieser Stelle schlagen Sie dann zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie verbessern Ihre Datenqualität und ersparen Ihren Arbeitskräften eine nervtötende, langwierige Tätigkeit.

Automatisieren, ja oder nein? – How-To-Guide

Die oben genannten Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung sind für Sie wahrscheinlich einleuchtend. Mit unserem How-To-Guide gehen Sie jedoch noch einen Schritt weiter – und finden hier und jetzt heraus, ob einer Ihrer Prozesse automatisiert werden sollte. Beantworten Sie für sich die folgenden Fragen und gehen Sie Schritt für Schritt vor.

1. Welche meiner Prozesse könnten potenziell automatisiert werden? Möglichkeiten für Prozesse, welche potenziell automatisiert werden können, finden Sie in unserer Liste oben. Ein persönlicher Kundenkontakt, eine Tätigkeit mit vielen individuellen Daten, welche miteinbezogen werden müssen oder andere komplexe Arbeitsschritte gehören meist nicht dazu. Legen Sie sich auf einen Prozess mit Automatisierungsmöglichkeit fest und gehen Sie dann die folgenden Schritte durch.
2. Wie digitalisiert ist mein Prozess bereits? Werden Ihre Daten digital festgehalten und findet der Prozess allgemein digital statt? Wenn ja, ist es möglich, über eine bestimmte Plattform zu automatisieren. Bewegt sich Ihr Prozess jedoch auf einem analogen Niveau, sind Akten in Papierform und viele physische Handgriffe notwendig, sollten Sie zuerst darüber nachdenken, den Prozess auf geeignete Weise zu digitalisieren. Auch dieser Schritt kann, auch ohne Automatisierung, für einen enormen Mehrwert sorgen. Gehen Sie einen Schritt nach dem Anderen, überfordern Sie Ihre Prozessstruktur und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht und bewegen Sie sich langsam, aber stetig in die Richtung der digitalisierten Welt.
3. Wie gehen andere Unternehmen in einem solchen Prozess vor? Liegen Ihnen Informationen darüber vor, wie andere Unternehmen diesen Prozess handhaben? Nutzen sie Automatisierungen? Ist die Antwort Ja, denken Sie in jedem Fall darüber nach, den Prozess auch zu automatisieren.
4. Wie oft wird der Prozess durchgeführt und in welchem Arbeitsumfang bewegt er sich? Handelt es sich um einen häufig frequentiert auftretenden Prozess, welcher jedes Mal ein wenig Zeit beansprucht? Oder wird der Prozess zwar selten durchgeführt, beansprucht dann jedoch ein enormes Zeitpensum? Wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantworten können, sollten Sie weiter über die Automatisierung nachdenken. Tritt der Prozess selten auf und bedeutet nur einen geringen Arbeitsumfang, liegt der Nutzen wohl unter den Kosten für die Automatisierung.

Automatisierung – JA BITTE!

Als Experte für Digitalisierung und Digitale Transformation sehen wir in der Automatisierung von Prozessen ein riesiges Potenzial. „Schuster, bleib bei Deinen Leisten“ gilt für uns im Rahmen der Automatisierung deshalb nicht – mit einer gekonnt eingesetzten Automatisierung können Sie einen Mehrwert schaffen, von dem andere nur träumen können. Denken Sie jedoch daran, mit jeder Automatisierung einen bestimmten Zweck zu verfolgen, und beachten Sie auch die kleinen Dinge – denn auch diese können Kunden und Mitarbeiter nachhaltig zufriedenstellen oder sogar begeistern.