Mit dem Kanban-System zu mehr Effizienz im Unternehmen

„Agiles Projektmanagement“ – ein Schlagwort unserer Zeit, unter dem man sich alles und nichts vorstellen kann, wenn man sich noch nie mit der Materie auseinandergesetzt hat. Geschäftsführer von kleinen Unternehmen sind vielleicht der Meinung, dass das nur etwas für große Konzerne ist, wo sehr viele Teams zusammenarbeiten und Projekte über zahlreiche Abteilungen hinweg koordiniert werden müssen.

Gerade die Kanban-System – eine Form des agilen Projektmanagements – eignet sich jedoch hervorragend für kleine Unternehmen.

Wie Kanban genau funktioniert, was die Stärken und Schwächen dieser Methode sind und wie sie kleine Unternehmen für sich nutzen können, zeigen wir dir in diesem Artikel.

Kanban Definition – Was ist Kanban?

Heutzutage wird die Kanban-Methode nicht nur im technischen Bereich angewendet, sondern auch in sehr vielen anderen Branchen, von der Marketingagentur bis hin zum IT-Unternehmen.
Das Ziel der Kanban-Methode ist, Kontinuität in die Arbeits- und/oder Produktionsprozesse zu bringen, sodass nichts ins Stocken gerät und weder Überlastung noch Leerlauf entstehen. In Form eines Kanban-Boards werden die einzelnen Arbeitsschritte übersichtlich und für das ganze Team einsehbar dargestellt. Das Board kann dabei ein physisches Whiteboard sein mit Klebezetteln oder Karteikarten oder innerhalb einer Softwareumgebung angezeigt werden.

Auf eine Karte schreibt man dann jeweils einen Arbeitsschritt, wobei die Karten je nach Projekt mindestens drei Spalten durchlaufen:

TO-DO

  • In dieser Spalte befinden sich alle Karten mit Arbeitsschritten, die noch nicht begonnen und zu erledigen sind.
  • In Arbeit

  • Hier befinden sich alle Karten, deren zugehörigen Arbeitsschritte gerade in Arbeit sind.
  • Erledigt

  • In dieser Spalte sind die Karten mit den abgearbeiteten Arbeitsschritten.
  • 5 Prinzipien & Regeln des Kanban Systems

    1. Regel: Niemals mangelhafte Produkte weitergeben

    Vorgelagerte Prozesse sollten keine Produkte passieren lassen, die nicht den erwarteten Standards und dem Qualitätsniveau entsprechen. Fehlerhafte Produkte sollten aus der Produktionslinie entfernt und außerhalb der Linie behandelt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur Qualitätsprodukte an die Kunden geliefert werden, weniger Abfall anfällt und weniger Kundenbeschwerden auftreten.

    2. Regel: Nur das nehmen, was gebraucht wird

    Eine erfolgreiche Kanban-Implementierung setzt voraus, dass nachgelagerte Prozesse nur das abrufen, was sie benötigen. Dies verhindert Überproduktion, senkt die Kosten und sorgt dafür, dass die Abläufe besser auf die Nachfrage des Marktes abgestimmt sind.

    3. Regel: Minimum Viable Product (MVP)

  • Regel Nr. 3 der Kanban-Regeln arbeitet Hand in Hand mit Regel Nr. 2. -> Nur das zu nehmen, was man braucht, würde dazu führen, dass man nur genau die Menge an Produkten herstellt, die benötigt wird. Wenn du zu viel produzierst, was machst du dann mit dem überschüssigen Bestand? Du legst einen Vorrat an weiteren Kosten an. Dazu gehören die Opportunitätskosten für die Ressourcen und das Geld, das für die Herstellung des Artikels aufgewendet wurde, sowie die Lager- und Transportkosten. Außerdem besteht das Risiko, dass sich das Produkt verschlechtert oder überflüssig wird
  • 4. Regel: Ausgleich der Produktion

  • Um einen gleichmäßigen Arbeitsfluss zu erreichen, sollten alle Einheiten innerhalb des Kanban-Systems nur die Anzahl von Artikeln produzieren, die der Kapazität ihres begrenzenden Mitwirkenden entspricht. Die Kapazität jedes Schritts kann in deinem Kanban gemessen werden, um Engpässe zu erkennen.
  • 5. Regel: Stabilisierung und Rationalisierung des Prozesses

  • Wenn Sie die Qualität sicherstellen, die Produktion ausgleichen und Ihren Prozess optimieren, gewinnt dein Prozess an Stabilität. Ein stabiler Prozess ermöglicht eine Standardisierung. Du solltest deinen Prozess dokumentieren, damit es ein gemeinsames Verständnis dafür gibt, wie dein Team arbeiten sollte. Alle Abweichungen von den Prozessstandards sollten durch Richtlinien geregelt werden.
  • Kanban System – die Vorteile

    Vor allem bei kleinen Projekten oder Teilprojekten innerhalb eines größeren Projekts, spielt die Kanban-Methode ihre Vorteile aus: Auf einen Blick sehen alle Beteiligten den aktuellen Stand.
    Hat ein/e Mitarbeiter/in eine Aufgabe erledigt, rückt die entsprechende Karte in die „Erledigt“-Spalte und der/die Mitarbeiter/in greift sich die nächste Aufgabe aus der „To-Do“-Spalte.

    Auf diese Weise wird auch die Auslastung jedes einzelnen Beteiligten ersichtlich. Da nicht zwei oder mehr Aufgaben von einer Person gleichzeitig abgearbeitet werden, entsteht auch kein ineffektives Multitasking.

    Auf dem Kanban-Board sieht jede/r Mitarbeiter/in auf einen Blick, wie der Stand des Projekts ist und welche Aufgaben er oder sie zu erledigen hat. Das erspart auch lange und häufige Projekt-Meetings, wo der/die Projektleiter/in über den aktuellen Stand informiert und Aufgaben zuteilt.

    Kanban – die Nachteile

    Für Projekte, die sich nicht in viele kleine Arbeitsschritte aufteilen lassen, oder deren Arbeitsschritte stark voneinander abhängig sind, eignet sich die Kanban-Methode nicht.

    Außerdem kann es zur Ablehnung von Kanban durch einzelne Mitarbeiter/innen kommen, da aufgrund der hohen Transparenz genau eingesehen werden kann, wie hoch die Arbeitsleistung jeder/jedes Einzelnen ist.

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    Aufgaben des/der Projektverantwortlichen

    Damit die Kanban-Methode funktioniert, muss für jeden Arbeitsschritt (also für jede Karte) eine maximale Bearbeitungsdauer festgelegt und von den Projektbeteiligten auch eingehalten werden.
    Damit die Übersichtlichkeit nicht verloren geht, ist die Anzahl der einzelnen Karten in den Spalten zu begrenzen.
    Aufgabe des/der Projektverantwortlichen ist hier daher, die Aufgaben zu priorisieren und vor der Definition der einzelnen Arbeitspakete mit dem/der Bearbeiter/in eine Aufwandsabschätzung durchzuführen.

    Kommt es zu Engpässen, lässt sich dies schnell auf dem Kanban-Board erkennen, wenn die auf „in Arbeit“ stehenden Karten nicht mehr in der vorgesehenen Zeit in die „Erledigt“-Spalte wandern.
    Eine zügige Analyse von Seiten des/der Projektverantwortlichen, warum sich die Arbeit staut, ist dann erforderlich, damit Mitarbeiter entlastet werden können.

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    Einführung eines virtuellen Kanban-Boards in ein Unternehmen

    Damit die Kanban-Methode deinem Unternehmen einen Mehrwert bringt, muss sie zum Projekt passen.
    Das heißt, dass die Arbeit in wertschöpfende, kleine Schritte aufgeteilt werden kann. Die einzelnen Arbeitspakete müssen dabei unabhängig voneinander durchführbar sein und auf logische Art priorisiert werden können.

    Entscheide dich für ein digitales Kanban-Board und vermeide so, dass Karten und Post-Its verlorengehen. Außerdem können Projektbeteiligte von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten und das Kanban-Board jederzeit einsehen.

    Willst du in deinem Unternehmen eine Kanban-Software nutzen, sollten bei deren Einführung deine Mitarbeiter/innen angewiesen werden, dieses Board in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Denn nur ein aktiv gepflegtes Kanban-Board unterstützt bei der Prozessoptimierung.

    In Zusammenarbeit mit dem kompletten Team wird die Struktur des Kanban-Boards erarbeitet und gegebenenfalls angepasst. Ein Kanban-Board ist kein statisches Tool, sondern kann sich im Lauf eines Projekts verändern, wenn erste Erfahrungswerte vorliegen.

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    Wichtig ist, dass alle Projektbeteiligten mit dem Kanban-Board arbeiten können. Je nach gewählter Software-Umgebung ist möglicherweise eine Schulung erforderlich, sodass sich das neue Tool schnell in den Geschäftsalltag integrieren lässt und eine effiziente Arbeitsweise ermöglicht.

    Ein Kanban-Board dient nicht dem Selbstzweck, und die Umsetzung kann je nach Projekt und Unternehmen sehr unterschiedlich aussehen.
    Falls du zum ersten Mal mit dieser Form des Projekt- und Prozessmanagements in Berührung kommst und nicht genau weißt, ob und wie du die Kanban-Methode in dein Unternehmen integrieren kannst, betrachte das oben verlinkte wieder oder lass dir von Spezialisten weiterhelfen. Diese analysieren die Arbeitsprozesse in deinem Unternehmen und erarbeiten gemeinsam mit dir Strategien und Lösungsansätze, wie du agiles Projektmanagement erfolgreich umsetzen kannst, um deine Prozesse noch effizienter zu gestalten.

    Kanban System Aufbau

    Kanban Software

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