Kernprozesse stehen für die zentrale Wertschöpfung und die direkte Leistung eines Unternehmens. Sie stehen im Zentrum der Unternehmensstrategie und ihr Erfolg bestimmt darüber, ob das Unternehmenskonzept auf Dauer aufgeht. Was genau Kernprozesse sind und warum genau diese Prozesse in den Mittelpunkt der Unternehmensdigitalisierung rücken sollten, erklären wir Ihnen hier.
Was ist ein „Kernprozess“?
Der Begriff Kernprozess kommt aus dem Management. Kernprozesse sind Prozesse, welche eine zentrale Rolle für die gesamte Wertschöpfung eines Unternehmens spielen. Kernprozesse tragen damit wesentlich zum Geschäftserfolg bei und haben direkte Kundenauswirkung. Als Alternative Begriffe für Kernprozesse werden auch die Begriffe Primärer Prozess oder Leistungsprozess verwendet.
Man unterscheidet Kernprozesse und unterstützende Prozesse. Letztere sind im Gegensatz zu den Kernprozessen nicht strategisch relevant, jedoch notwendig, um das Unternehmen am Laufen zu halten. Die Kernprozesse eines Unternehmens unterscheiden sich je nach Branche und der Marktposition. Am Beispiel eines produzierenden Unternehmens wäre die Produktion einer der Kernprozesse, häufig gehören der Vertrieb und die Produktentwicklung auch dazu. Unterstützende Prozesse wären dann beispielsweise die Buchhaltung, das Personalwesen oder die Logistik. Ist ein Unternehmen im Logistikbereich tätig, sind die Logistikprozesse natürlich Kernprozesse, während bei einem Dienstleister die Kundenbetreuung zu den Kernprozessen zählen kann.
Kernprozesse identifizieren – warum?
Die eigenen Kernprozesse zu kennen, zu beherrschen und dementsprechend optimieren zu können, kann ein zentraler Bestandteil der Wettbewerbsfähigkeit werden. Dies resultiert aus der erhöhten Konkurrenzfähigkeit, welche die Prozesssicherheit in den Kernprozessen mit sich bringt. Kernprozesse zu identifizieren und sich ihnen bewusst zu sein, bringt demnach große Vorteile. Zum einen werden die Kernprozesse verschlankt, indem sie von den unterstützenden Prozessen getrennt werden. Hierdurch entsteht auch höheres Einsparungspotenzial bei den unterstützenden Prozessen – da innerhalb dieser die Effizienz gesteigert wird. Zum anderen führt die Definition von Kernprozessen zu einer Qualitätssteigerung, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Kernprozesse als Priorität wahrnehmen und sich besser auf die Kernkompetenzen konzentrieren können.
Digitalisierung – so läuft es ab
Die Digitalisierung besitzt drei Dimensionen: Technologie, Daten und – zu guter Letzt – Geschäftsprozesse. Während Daten und Technologie die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung festsetzen, wird die dritte Dimension hauptsächlich vom Unternehmen selbst bestimmt. Werden Unternehmensprozesse digitalisiert, so wird im Regelfall nach dem folgenden Schema vorgegangen:
1. Identifikation: Die Kern- und Unterstützungsprozesse des Unternehmens werden identifiziert und klar unterschieden. Dabei wird auch bereinigt, unnötige und nicht zum gewünschten Endergebnis beitragende Prozesse können eliminiert werden.
2. Standardisierung: Die möglichen Prozessvarianten werden auf ein Minimum an Komplexität reduziert. Darüber hinaus sollten die Datenflüsse innerhalb und zwischen den Prozessen klar herausgearbeitet werden, sodass auch Daten standardisiert erfasst werden können.
3. Optimierung: Hier werden alle Prozesse sowie deren Einzelschritte kritisch hinterfragt. Mögliche Methoden hierfür sind das Benchmarking oder das Process Mining, mithilfe dieser Methoden können überraschende Optimierungen herbeigeführt werden.
4. Automatisierung: Im vierten Schritt werden die Prozesse automatisiert, indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mithilfe von IT-Tools oder Schnittstellen informationstechnisch unterstützt werden. Ein weiterer Schritt zu solch einer Automatisierung wäre die Nutzung von Methoden wie der künstlichen Intelligenz mithilfe welcher Teilprozesse ganz ohne menschliches Einschreiten erledigt werden könnten.
„Alles auf einmal“ digitalisieren – oder lieber „in Häppchen“?
Die Digitalisierung eines Unternehmens durchläuft also verschiedene Phasen und basiert stark auf dem Prozessmanagement. Betrachtet man jedoch die Gesamtheit der Geschäftsprozesse, sind diese sehr umfangreich und komplex. Eine Digitalisierung „auf einmal“ durchzuführen, scheint damit beinahe unmöglich. In der Realität sind das Prozessmanagement und allgemeine Transformationen häufig langwierige Vorgänge, welche sowohl ein Umdenken des Personals als auch einen dauerhaften Kulturwandel im Unternehmen erfordern, um effektiv zu werden. Von heute auf morgen solch einen Strukturwechsel anzustreben, ist deshalb weniger sinnvoll.
Kernprozesse zuerst digitalisieren – das sind die Gründe
Dennoch bleibt die Digitalisierung ein zentraler und zukunftsträchtiger Erfolgsfaktor. Die folgenden Argumente sprechen deshalb dafür, „in Häppchen“ zu digitalisieren und den primären Fokus auf die Kernprozesse – und damit die zentralen Wertschöpfungspunkte – zu legen.
Fehler ausmerzen und Produktqualität steigern
Mithilfe der Digitalisierung nach den oben genannten vier Schritten können Kernprozesse vor allem transparenter werden. Ein Überblick über den Datenfluss und vor allem dessen Automatisierung sorgt für eine widerspruchsfreie Verbreitung prozessrelevanter Daten – und damit für mehr Qualität.
Benutzen wir ein Beispiel zur einfacheren Erläuterung: In einem produzierenden Unternehmen müssen komplexe Produktdaten vom einen zum anderen Produktionsbereich gelangen. Dies gilt beispielsweise in der Automobilindustrie. Nach der Anfertigung der rohen Karosserie muss diese lackiert und dann an die Montagelinie befördert werden. Rohbau, Lackierung und Montage sind damit wertschöpfende Kernprozesse. Jedoch muss während allen Prozessen sowie bei einer eventuellen Zwischenlagerung zwischen den Prozessen stets klar sein, um was für ein Auto es sich bei der Karosserie handelt. Der Kunde, dessen Auto produziert werden soll, sucht nämlich beim Kauf sowohl eine Wagenfarbe als auch verschiedene Sonderausstattungen aus.
Wird das Auto während dem Produktionsablauf verwechselt und mit einer falschen Ausstattung versehen, ist der Kunde im Endeffekt unzufrieden oder für den Produzenten entsteht ein finanzieller Schaden aufgrund einer unnötigerweise eingebauten Zusatzausstattung. Sind die Wagendaten über ein zentrales System gespeichert, welches über eine Nummer oder einen Barcode am Auto angewählt werden kann, werden solche Verwirrungen irrelevant. Werden jedoch Zettel benutzt, welche die Daten des Autos kennzeichnen, entsteht durch einen Verlust beim Transport leichter ein Fehler. Die Datenkonsistenz und deren ständige Verfügbarkeit spielen also eine Rolle für die Produktqualität – und damit in der Digitalisierung der Kernprozesse. Der Produktionsablauf wird durch solche Vorgehensweisen effizienter, Fehler und Nacharbeit sowie finanzielle Verluste aufgrund solcher Vorkommnisse werden vermieden.
Geschäftsziele erreichen
Mithilfe des Fokus auf zentrale Prozesse und deren primäre Optimierung mithilfe digitalisierter Methoden können die eigenen Geschäftsziele effizienter und schneller erreicht werden. Mithilfe allgemeiner Grundlagenforschung zu den Kernprozessen und ihren Stärken und Schwächen können qualifiziertere Entscheidungen getroffen werden, welche die Verfolgung der eigenen Strategie bis hin zum Ziel unterstützen. Darüber hinaus treten im Rahmen der Digitalisierung Konzepte wie big data mehr in den Vordergrund, welche für weitere datentechnische Grundlagen für Entscheidungen sorgen.
Digitalisierungserfahrung sammeln und den Fokus setzen
Die Digitalisierung eines gesamten Unternehmens ist kein leichter Schritt. Besonders Teilprozesse und Einzelfälle können schnell unter den Tisch fallen, wenn man versucht, schnell zu digitalisieren. Dies kann vermieden werden, indem bei der Digitalisierung von zentralen Prozessen, in denen bereits ausuferndes Prozesswissen besteht, Erfahrung gesammelt wird. Diese kann später auf die unterstützenden Prozesse und auf Einzelfälle angewandt werden. Damit können Prozesse außerhalb der Kerntätigkeit später schneller und mit weniger Zeit- und Kostenaufwand digital werden – und außerdem an bislang vorhandene, digitalisierte Kernprozesse angebunden werden. Es entsteht ein gesamtheitliches Konzept, welches in sich auf die Kerntätigkeit ausgerichtet ist und im Gesamten die Wertschöpfung unterstützt.
Darüber hinaus werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so auf den Schritt in die digitale Unternehmenswelt vorbereitet, während in anderen Bereichen bisherige Gewohnheiten weiter bestehen bleiben. Dies stärkt die Offenheit der Kollegen den neuen Technologien gegenüber und gibt ihnen Vertrauen in den Fortschritt.
Digitalisierung – ja, aber mit Strategie!
Wir plädieren aufgrund der oben genannten Punkte für eine Ausrichtung der eigenen Unternehmensdigitalisierung auf die Kernprozesse – und damit auf den Erfolg. Die Umsetzung eines strategisch sinnvollen Digitalisierungskonzepts birgt große Vorteile und kann für jeden zur Realität werden. Beginnen auch Sie deshalb schon heute damit, die ersten Schritte in die digitale Welt zu gehen, und identifizieren Sie das Digitalisierungspotenzial innerhalb Ihrer Kernprozesse!
