Die Gegenfrage lautet: wie viele Seiten Papier, und damit Bäume, verbraucht Ihr Unternehmen jeden Monat? Immerhin stammen immer noch mehr als 50 % des Papiers aus Urwäldern.
Das ist natürlich nur einer der Gründe. Es gibt eine Vielzahl anderer überzeugender Argumente, warum Papier in der Unternehmenskommunikation ein Dinosaurier ist, der unwiderruflich am Aussterben ist.
Die Gründe sind auch aus ökonomischer Sicht zwingend. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, was das papierlose Büro mit schnellerer Transaktionsverarbeitung, besserem Marketing und Sicherheit zu tun hat.
Papier hat einen hohen Preis
Papier ist in einigen Unternehmen immer noch ein fester Bestandteil des Geschäfts. Vielleicht ist das der Grund, dass nicht bedacht wird, wie viel es eigentlich kostet.
Da sind zum einen die Kosten für das Papier selbst, die voraussichtlich erheblich steigen werden. Dann sind da noch die Kosten für Drucker, Toner und Wartung. Aktenschränke und -ordner nehmen teuren Platz weg. Die Kosten für all diese papierbasierte Infrastruktur können sich schnell summieren.
Außerdem ist das Arbeiten auf Papierbasis extrem kostenintensiv: Drucken, Sortieren und Ablegen. Diese Arbeitszeit lässt sich effizienter nutzen.
Die Umstellung auf papierloses Arbeiten eliminiert die meisten dieser Kosten – bei größeren Unternehmen können die Gesamtkosteneinsparungen enorm sein.
Ein papierloses Büro ist gutes Marketing
Wer heute nicht mit Interessenten und Kunden digital kommuniziert und stattdessen mit traditionellen Papiermethoden arbeitet, wirkt schlicht altmodisch. Direktmailing-Kampagnen können effektiv sein, aber heutzutage sind eher E-Mail-Kampagnen, Blogs, Beiträge in sozialen Medien und digitales Marketing die Taktiken, die wirken.
Diese Erkenntnis können Sie eins zu eins auch auf Ihre interne Unternehmenskommunikation übertragen. Welches effiziente Unternehmen faxt noch zwischen Abteilungen und Standorten hin und her?
Schnellere Prozesse durch weniger Papier
Bringen Sie Ihre Transaktionen auf Trab! Eingehende Bestellungen, Aktualisierung von Kundendaten, einfachere Audits – all dies lässt sich ohne Papier schneller durchführen.
Die Möglichkeiten sind unendlich: vorausgefüllte Formulare, eingebaute Plausibilitätsprüfungen, automatische Alerts. Das lässt sich papierbasiert kaum realisieren.
Automatische Weiterleitung eines Vorgangs von Abteilung zu Abteilung inklusive Erinnerungen und Wiedervorlage: mit der Zettelwirtschaft sind Sie abgehängt.
Alles kann auf Wunsch innerhalb von Minuten statt Tagen unterschrieben, aufgezeichnet, verarbeitet, bestätigt, nachverfolgt und übermittelt werden – ohne Papier.
Die Zeit ist reif für elektronische Unterschriften
Es gibt keine Ausreden mehr! Die digitale Signatur ist für die Verbesserung der Arbeitsabläufe unerlässlich geworden.
Seit 2016 gibt es in allen 28 EU-Mitgliedsstaaten durch die sogenannte eIDAS-Verordnung einheitliche Standards für elektronische Transaktionen [1]. Das reicht von der Signierung von Verträgen, der elektronischen Unterschrift per Tablet oder Smartphone über beglaubigte elektronische Dokumente bis hin zu signiertem E-Mail-Verkehr und sogar elektronischen Einschreiben.
Auch die Technologie, die rechtsgültige elektronische Unterschriften ermöglicht, ist da. Zu ihnen gehören AdobeSign, DocuSign oder PandaDoc um nur einige zu nennen. Damit hinterlegen Sie einfach digitale Unterschriften auf Verträgen und Vermeiden das Drucken, Unterschreiben, Faxen und die physische Aufbewahrung in Papierform.
Indem Sie in ihrem Unternehmen beispielsweise die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten digitalisieren, beschleunigen und optimieren Sie die Prozesse, sparen Kosten und gewinnen wertvolle Zeit.
Mehr Sicherheit: Cloud statt Papier
So überraschend das vielleicht auf den ersten Blick erscheinen mag: Cloud-Speicher und die meisten papierlosen Prozesse sind viel sicherer als Dokumente in Papierform hin- und herzuschieben. Aktenschränke können aufgebrochen werden. Sendungen können auf dem Postweg verloren gehen. Dokumente, die auf dem Schreibtisch oder in Taschen liegen, können gestohlen werden. All diese Risiken werden durch den Umstieg auf papierlose Prozesse eliminiert.
Cloud-basierte Speicheroptionen verwenden teilweise bereits Verschlüsselungsstufen, die auch von Regierungen eingesetzt werden. Außerdem können Sie Zugriffe so kontrollieren, dass nur bestimmte Mitarbeiter bestimmte Formulare und Dokumente sehen oder bearbeiten können. Bei Papierdokumenten ist das nicht im Handumdrehen und so sicher umsetzbar.
Mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente können Sie diese auch nach bösartigen Aktivitäten scannen und dabei alle Zugriffe und Bearbeitungen von Dateien nachverfolgen oder es einfach unmöglich machen, dass Bearbeitungen überhaupt stattfinden – ein notwendiger Bestandteil eines funktionierenden papierlosen Büros.
Digitalisierung – der Umwelt zuliebe
Eine einfache Möglichkeit, einen großen Einfluss auf die Umwelt zu haben, ist die Reduzierung des Papierverbrauchs, indem Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt und Papier aus Fax-Workflows eliminiert wird.
Der Verzicht auf Papier hilft, die C02-Emissionen zu reduzieren. Die Umwandlung eines einzigen Baumes in Papier führt dazu, dass etwa 60 kg C02 in die Atmosphäre abgegeben werden. Darüber hinaus sind Bäume auch „Kohlenstoffsenker“ und jeder Baum, der nicht für den Papierverbrauch gefällt wird, kann C02-Gase absorbieren. Ein durchschnittlicher Baum kann in seinem Leben etwa eine Tonne C02 absorbieren.
Fazit: keine Zeit verlieren!
Das gilt für die Umwelt, aber genauso gut für die konsequente Einführung papierloser Prozesse. Es winken Kosteneinsparungen, Geschwindigkeitsgewinne, mehr Datensicherheit … und ganz einfach die volle Palette der technologischen Möglichkeiten, die heutzutage Unternehmen konkurrenzfähig machen.
Wie wollen Sie eine Collaboration-Software effizient nutzen oder ein sauberes Projektmanagement etablieren, wenn alle Ihre Prozesse noch immer nur mit Papier und Bleistift funktionieren?
Wie wollen Sie Ihr Image als modernes und kompetitives Unternehmen im Markt aufrechterhalten, wenn eine Kundenbestellung in Akten von Büro zu Büro getragen wird und 6 Tage Durchlaufzeit benötigt?
Wie bringen Sie das sich immer mehr etablierte Konzept des Home-Office mit Papierstapeln in Einklang?
Die Antworten sind klar. Die passgenaue Lösung realisieren wir gerne gemeinsam mit Ihnen!
