Krisenzeiten erfordern Handlungen, Innovationen und Veränderungen. Unternehmen müssen up-to-date bleiben, um sich auch in schwierigen Zeiten auf dem Markt zu behaupten. Eine sinnvolle strategische Orientierung sowie ein guter Überblick über die eigenen Geschäftstätigkeiten sind hierbei von Vorteil – denn Prozesse und Abläufe müssen korrekt organisiert sein, um auch in negativen Unternehmensphasen bestehen und agieren zu können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen mithilfe von Prozessmanagement in einer Krise am Laufen halten können, und wie Sie dabei vorgehen sollten.

Was ist „Prozessmanagement“?

Das Prinzip des Prozessmanagement zielt darauf ab, Geschäftsabläufe eines Unternehmens zu steuern, durchzuführen, zu optimieren und dabei strategisch und zielorientiert konstant anzupassen. Dabei werden alle Prozesse eines Unternehmens berücksichtigt, vom Personaleinstellungsprozess bis zum Produktentstehungsprozess. Während die Prozesse auf der operativen Seite gesteuert werden, werden sie strategisch gesehen auf die Dauer verbessert. Neben der Definition und Analyse von Prozessen gehört zum Prozessmanagement auch die Zuteilung von Verantwortlichkeiten, die Definition von Inputs und Outputs eines Prozesses und vieles mehr. Unternehmen, welche beispielsweise nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert sind, besitzen sogar bestimmte genormte Vorgaben für ihr Prozessmanagement und verpflichten sich mit der Zertifizierung, ihre Prozesse stets korrekt zu dokumentieren und zu überarbeiten.

Und was ist ein „Prozess“?

Um das Prozessmanagement im Gesamten zu verstehen, muss jedoch dessen Kern verständlich gemacht werden: der Prozess. Prozesse sind Aneinanderreihungen von verschiedenen Arbeitsschritten nach einer festgelegten Reihenfolge, welche in einem Unternehmen für den korrekten Ablauf und das korrekte Ergebnis einer bestimmten Geschäftstätigkeit sorgen. Werfen wir doch beispielsweise einmal einen Blick auf diesen stark vereinfachten Prozess:

Dieser Prozess beschreibt die Tätigkeit „Mittagessen kochen“. Der gewünschte Output des Prozesses ist damit klar ersichtlich. Notwendige Arbeitsschritte innerhalb des Prozesses werden mit Rechtecken symbolisiert, Entscheidungen mit Rauten. Den Anfang und das Ende des Prozesses markieren Ellipsen. Vom Start bis zum Ende des Prozesses werden die Arbeitsschritte in chronologischer Reihenfolge, immer den Pfeilen nach, abgearbeitet. Diese Art der Darstellung von Prozessen ist weit verbreitet und beinahe in jedem Prozessmodell zu finden. Alternativ können solche Ablaufdiagramme in Swimlanes geordnet werden um Verantwortlichkeiten klarer herauszuarbeiten, digitalisierte Systeme können besonders hervorgehoben werden und vieles mehr – die Prozessdarstellung eines Unternehmens kann so individuell sein, wie dieses selbst.

Aber – warum gerade Prozessmanagement?

Die Grundidee des Prozessmanagements und eine klarere Vorstellung eines Prozesses ist damit wohl ausreichend geschaffen. Nun fragen Sie sich jedoch vermutlich, wie Ihnen so ein hübsches Bild dabei helfen soll, eine Krise zu überstehen – oder? Doch genau hier liegt der springende Punkt. 

Für Transparenz sorgen.

Die korrekte und stabile Definition eines Prozesses sorgt in erster Linie für Transparenz. Diese wird benötigt, sobald ein Unternehmen in komplexe Situationen gerät – denn dann müssen Verantwortlichkeiten, gewünschte Qualitätsmerkmale und definierte Abläufe verfolgbar sein. Eine weltweite Pandemie mit Auswirkungen auf die Arbeitskraft, die Nachfrage auf dem Markt und damit die internen Finanzen ist solch eine komplexe Situation, und kann deshalb dafür sorgen, dass Transparenz wichtiger wird denn je. Ihre Mitarbeiter ziehen von heute auf morgen ins Home-Office und der Betrieb vor Ort steht still? Genau jetzt ist es relevant zu wissen, wer welche Aufgaben durchführt und wer damit wofür verantwortlich ist. Somit werden kurze, direkte Kommunikationswege möglich, die sich einfach zurückverfolgen lassen, sodass Fehler an ihrem Entstehungspunkt identifiziert und einfach beseitigt werden können.

Qualität verbessern.

Einfach nachverfolgbare Prozesse sind nicht nur ein Qualitätsmerkmal in sich, sondern sorgen auch für Qualität. Nicht umsonst gehören Prozesse unverzichtbar zu jeder Qualitätsmanagement Strategie und werden bei der Einführung solch eines Systems in erster Linie angegangen. Denn Prozesse existieren in jedem Unternehmen – auch wenn sie nicht explizit dokumentiert sind – und tragen damit wesentlich zur Qualität bei. Davon profitieren nicht nur produzierende Unternehmen, sondern auch Dienstleister und viele andere Branchen, deren oberstes Ziel die Zufriedenheit ihrer Kunden ist. Und gerade in Krisenzeiten ist die Zufriedenheit der Kunden wichtiger denn je, denn besonders Bestandskunden und deren weiter fließende finanzielle Mittel können durchaus relevant sein, um die Liquidität des Unternehmens in schwierigen Zeiten zu sichern. Wie Ihre Bestandskunden Ihnen auch in Krisen treu bleiben, haben wir in einem anderen unserer Artikel behandelt – klicken Sie sich also gerne weiter durch unseren Blog und erfahren Sie mehr.

Effizienz steigern.

Sobald ein Unternehmen sich genauer mit seinen Prozessen und allem, was dahinter steht, befasst, werden unklare Punkte, Optimierungspotenziale und ineffiziente Vorkommnisse aufgedeckt. Dies kann von einer unnötigen, mehrfachen Kommunikationsschleife, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit raubt, bis hin zu einem vollkommen irrelevanten Prozess, der nicht zum strategischen Ziel des Unternehmens oder dessen Erfolg beiträgt, reichen. Solche Phänomene sind bekannt, kommen jedoch im Arbeitsalltag genauso vor wie menschliche Fehler. Das Lean Management definiert solche Phänomene als „Verschwendung“ – alles, was nicht zum Endprodukt beiträgt, ist unnötig und muss damit eliminiert werden. Mithilfe einer neutralen Sicht auf Prozesse kann hierbei identifiziert werden, wo es noch hapert – und damit, wo viel Zeit und damit Geld eingespart werden kann. Die Steigerung der Effizienz kann deshalb in der Pandemie, einer Wirtschaftskrise oder anderen unglücklichen Situationen zu einem überlebenssichernden Faktor werden, da sie für mehr finanzielle Freiräume sorgt.

Digitalisierung vorantreiben.

Nicht nur ineffiziente Prozessabschnitte können im Rahmen eines umfassenden Prozessmanagements identifiziert werden, sondern auch weitere Optimierungspotenziale. Hierbei denken wir direkt an die Digitalisierung: digitalisierte und damit teilweise automatisierte Prozesse können Ihr Arbeitsleben nicht nur vereinfachen, sondern sparen auch eine Menge Zeit. Die händische Verarbeitung von Daten auf Papier, das analoge Protokollieren von Arbeitsfortschritten oder eine wenig flexible, analoge Kommunikation sind nur wenige Beispiele für die Potenziale von digitalisierten Möglichkeiten, welche die Prozesse und das Arbeitsleben deutlich vereinfachen und ein agileres Arbeiten erlauben. Wer hierbei jetzt schon vorsorgt – sofern er es nicht bereits getan hat – verschafft sich auf Dauer Zutritt in den Markt der Zukunft, schafft attraktive Anreize für neue Mitarbeiter und verbessert den internen Fluss des Know-Hows. Damit wird Ihr Unternehmen wettbewerbs- und zukunftsfähig – eine Fähigkeit, welche in Zeiten, in denen die Zukunft so unklar ist, nie vergessen werden sollte.

Prozessmanagement – noch heute beginnen!

Wie Sie sehen, gibt es einige gute Gründe das eigene Prozessmanagement in kritischen Zeiten auf den aktuellsten Stand zu bringen. Optimierungen können einfacher sein, als gedacht, solange Sie konsequent analysieren, dokumentieren und auf dieser Grundlage innovative Optimierungen anstoßen. Ziehen Sie an den richtigen Stellhebeln, gehen Sie neue Wege und scheuen Sie sich nicht davor, professionelle Beratung anzufordern – denn nicht jeder ist bereits Prozessexperte, kann es jedoch werden. Wir wünschen viel Glück bei Ihrer Reise hin zur perfekten Prozesslandkarte – und damit zum nachhaltigen Erfolg!

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