Rechnungen beim Posteingang stempeln, Belege scannen, Umsatzsteuervoranmeldungen, manuelle Mahnläufe – es gibt diese und noch zig weitere Prozesse und Aufgaben in der Buchhaltung.
Viele davon zaubern vielen Unternehmern, Entscheidern und Buchhaltern nicht unbedingt ein Lächeln ins Gesicht. Die Buchhaltung genießt keinen guten Ruf, gilt als starr, analog und aufwändig. Aber: Sie muss erledigt werden, es führt für Unternehmen kein Weg daran vorbei.
Die Zeiten, in denen ausschließlich alles analog abgewickelt wurde, sind allerdings in den meisten Unternehmen vorbei. Zu weit vorangeschritten ist – selbst in Deutschland – die Digitalisierung in der Verwaltung. Dennoch gibt es Luft nach oben und ungenutzte Potenziale.
Hast du dich schon einmal damit auseinandergesetzt, wie du deine Buchhaltung erledigen kannst? Es gibt verschiedene Optionen: Komplett inhouse und analog, aus dem eigenen Saft mit Standardsoftware wie DATEV oder gänzlich extern vergeben an einen oder mehrere Dienstleister.
Jeder geht in diesem wichtigen Geschäftsbereich seinen eigenen Weg, diesen gar nicht erst zu beschreiten, ist keine Option. Es gilt, sich bereits vom ersten Tag einer Selbstständigkeit oder Finanzverantwortung an Gedanken zu machen, wie die Buchhaltung erfolgen soll.
Eine Variante, die in den letzten Jahren mit zunehmender Digitalisierung weiter an Bedeutung gewonnen hat, ist die Online Buchhaltung. In diesem Artikel erfährst du…
- …warum du eine Online Buchhaltung implementieren solltest
- …welche Tools es dafür gibt und wo ihre Stärken und Schwächen liegen
- …mit welchen Tricks und Kniffen dir die Online Buchhaltung gelingt
Woher wir die Erfahrung nehmen, diesen Beitrag zu veröffentlichen? Seit mehr als zehn Jahren sind wir in der Digitalisierung von Unternehmen aktiv. Vom Handwerk über den Mittelstand bis hin zu großen Konzernen haben wir praxisnah digitalisiert und Erfahrungen gesammelt.
Diese möchten wir dir weitergeben, damit du in der Digitalisierung deines Unternehmens entscheidende Schritte nach vorne machen kannst. Dabei sollte das Thema Buchhaltung – ob online oder nicht – stets in ein ganzheitliches Digitalkonzept eingebettet sein.
Doch wieso solltest du überhaupt eine Online Buchhaltung implementieren, worin liegen die Vorteile gegenüber der klassischen Buchhaltung?
Warum du heute deine Buchhaltung online führen solltest
Sicherlich hast du bereits vom Begriff des „papierlosen Büros“ gehört. In der Praxis wird damit ein Arbeitsalltag beschrieben, der möglichst digital und mit so wenig Papier wie möglich auskommt. Das gilt vor allem für die Verwaltung, zu der auch die Buchhaltung zählt.
Der Begriff „papierlos“ ist dabei etwas irreführend. Gänzlich ohne Papier funktioniert möglicherweise in der Theorie, in der Praxis werden dir immer wieder Prozesse und auch Stakeholder (Lieferanten, Kunden & Co.) begegnen, die stellenweise Papier erfordern. Eher trifft es der abgewandelte Begriff „papierarmes Büro“.
Vor allem in der Buchhaltung hat sich in den letzten Jahrzehnten, primär in denen des zu Ende gegangenen 20. Jahrhunderts, ein immer gleiches Bild geprägt. Einige Mitarbeiter sitzen vor, neben und zwischen Papierbergen, hinter ihnen stehen Aktenschränke mit dutzenden bis hunderten Ordnern voller Rechnungen, Belege, Mahnungen und gedruckter Informationen.
Dass das nicht die Zukunft ist – darüber lässt sich nicht ernsthaft debattieren. Zu offensichtlich sind die Vorteile, die mit einer digitalisierten Online Buchhaltung einhergehen. Die wichtigsten im Überblick.
Weniger Materialaufwand
Der erste Vorteil ist mit der offensichtlichste Vorzug gegenüber einer analogen Buchhaltung: Du sparst massenweise Material. Das beginnt beim Papier, zieht sich durch Verbrauchsgüter wie Druckerpatronen und Stempel bis hin zu größeren Anschaffungen wie Ordnern oder Aktenschränken.
Gleichzeitig bringt die digitale Aufbewahrung der Daten einen weiteren Vorteil. Das Finanzamt legt eine Aufbewahrungspflicht für bestimmte Dokumente fest. Diese liegt für Belege beispielsweise im Regelfall bei zehn Jahren. Stell dir vor, du müsstest sämtliche Belege zehn Jahre lang analog aufbewahren – dafür müsstest du dir bei einer bestimmten Firmengröße ein eigenes Archiv oder einen Kellerraum anmieten. Digitale Daten lassen sich mit deutlich weniger Aufwand „verstauen“.
Effizienzsteigerung
Die Buchhaltung nimmt in einer nicht digitalisierten Organisation massiv Zeit in Anspruch. Kein Wunder: Rechnungen sortieren, einscannen, Überweisungen tätigen, Formulare ausfüllen und und und – das geht einfacher.
Mit einer Online Buchhaltung steigerst du spürbar deine Effizienz. In der Regel enthält eine Online Buchhaltung eine Kundenverwaltung, wo du auf Knopfdruck alle relevanten Informationen zum Kunden aufrufen kannst. Zudem lassen sich sämtliche Bankkonten verknüpfen und Regeln erstellen, die diverse Geschäftsprozesse vereinfachen.
Das Stichwort, das in Zukunft in der Online Buchhaltung für noch mehr Automatisierung und Standardisierung sorgen wird: Künstliche Intelligenz. Durch selbstlernende Systeme werden bestimmt Prozesse noch digitaler, noch losgelöster von manuellen Eingriffen und – in einem gewissen Rahmen – vielleicht irgendwann autark.
Vereinfachte Schnittstelle zum Steuerberater und Finanzamt
Wer seine Buchhaltung selbst erledigt, wird früher oder später – sei es für den Jahresabschluss oder die Umsatzsteuervoranmeldung – den analogen oder virtuellen Gang zum Steuerberater oder Finanzamt antreten müssen.
Erledigst du deine Buchhaltung online, lässt sich die Übermittlung der erforderlichen Daten meist per Knopfdruck auslösen. Analog sieht das deutlich komplizierter aus: Formulare ausdrucken, ausfüllen, ab damit in eine große Kiste und damit zum Finanzamt. Das geht einfacher, oder?
Senkung der Fehleranfälligkeit
Wo Menschen arbeiten, entstehen Fehler. Das ist normal und lässt sich nicht zu 100 Prozent vermeiden. Selbst technische Systeme „machen Fehler“, jedoch deutlich weniger als der Mensch.
Das gilt auch für die Online Buchhaltung. Automatisierte Texterkennung beispielsweise kann zwar stellenweise nicht perfekt sein, ist jedoch deutlich weniger fehleranfällig als alle Prozesse manuell zu erledigen.
Ortsunabhängigkeit
In der Theorie sind die Zeiten, in denen die Buchhaltung ein eigenes, fest an einem Ort befindliches Büro benötigt, vorbei. Wenn du alle Prozesse in einer Online Buchhaltung zusammenführst, ist das nicht länger nötig.
Zugegeben: Für größere Unternehmen aus dem Mittelstand oder auch dem Handwerk sind trotzdem zumindest phasenweise zugängliche Arbeitsplätze für die Buchhaltung nötig. Du sparst dir jedoch mit einer digitalen Buchhaltung Platz, Büroflächen und kannst von überall aus tages- und stundenaktuell auf deine Zahlen zugreifen.
Zufriedenere Mitarbeiter
Der Job des Buchhalters ist keiner, der einem sofort einfällt, wenn es um die attraktivsten Berufe geht. Zu schlecht ist sein Image. Mit dem Einzug der Digitalisierung auch in diesem Bereich nimmt die Attraktivität jedoch zu.
In Zeiten von Azubilücke und Fachkräftemangel ist es wichtiger denn je, ein spannendes, modernes und zukunftsgerichtetes Arbeitsumfeld zu bilden. Mit einer Online Buchhaltung, bei der Mitarbeiter nicht zwei Drittel ihres Arbeitstages vor dem Kopierer verbringen müssen, ist ein Grundstein gelegt.
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Diese Tools verhelfen dir zu einer Online-Buchhaltung
Die Vorteile liegen auf der Hand – doch welches Online Tool ist das beste, um deine gesteckten Ziele in der Buchhaltung zu erreichen? Auf dem Markt gibt es zahlreiche Tools. Einige davon sind seit Jahren etabliert und haben einen hohen Bekanntheitsgrad, andere wiederum sind erst seit kurzem auf dem Markt und überzeugen mit modernen Ansätzen.
Wir stellen dir die drei relevantesten Tools vor und zeigen auf, was sie können und woran es hakt. Welches Tool für deine Anforderungen infrage kommt, hängt von mehreren Faktoren ab – es kann auch eines sein, das nicht aufgelistet ist. Für die Ermittlung der passenden Software ist eine individuelle Evaluierung deiner Bedürfnisse notwendig, dafür stehen wir dir gerne zur Seite.
Tool 1: Lexoffice
Die Cloud-Lösung lexoffice ist eines der bekanntesten Online Buchhaltung Tools auf dem Markt. Das Angebot richtet sich an alle Rechtsformen und ist in verschiedenen Stufen mit entsprechenden Funktionen erhältlich. Die SaaS-Lösung ist auf Windows, macOS, Linux, iOS und Android per App verwendbar und stammt aus dem Hause Lexware.
Ebenfalls integriert: Eine direkte Schnittstelle für Steuerberater und zum Finanzamt über Elster. Somit kannst du Umsatzsteuervoranmeldungen & Co. bequem übermitteln oder deinem Steuerberater Zugang zu deinen Zahlen geben. Wenn du gänzlich auf die Hilfe eines externen Steuerberaters verzichtest, kannst du die EÜR und GuV auch selbst erstellen.
Zudem ist eine CRM-Funktion integriert, du kannst deine Daten als CSV exportieren und die Belegerkennung funktioniert über eine OCR-Texterkennung. Damit kannst du bereits weite Teile deiner Buchhaltung digitalisieren und ein Stück weit automatisieren.
Einziger Kritikpunkt: Mit lexoffice kannst du keine Bilanzen erstellen. Das Tool richtet sich daher vor allem an Kleinunternehmer, Handwerksbetriebe und mittelständische Firmen.
Preis pro Monat im Jahresabo:
- S: 5,90 Euro
- M: 9,90 Euro
- L: 16,90 Euro
- XL: 24,90 Euro
Tool 2: sevDesk
In einem Atemzug mit lexoffice wird in der Praxis oft auch sevDesk genannt. Wie auch das erste vorgestellte Tool, kann die Lösung eine Elster-Schnittstelle vorweisen, über die die EÜR oder GuV an das Finanzamt übermittelt werden können. Wie auch lexoffice kann sevDesk für alle Rechtsformen verwendet werden, das Tool ist jedoch für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater optimiert.
Die Offenburger bieten zudem eine DATEV-Schnittstelle an und haben ihre Cloud-Software auch für alle gängigen Plattformen optimiert. Auch bei diesem Tool ist eine automatische, auf künstlicher Intelligenz basierende Texterkennung integriert.
Wenn du jedoch das Mahnwesen ebenfalls über das Tool abwickeln möchtest, musst du diese Option kostenpflichtig dazubuchen. Gleiches gilt für die Zeiterfassung, zudem können keine Bilanzen erstellt werden.
Preis pro Monat im Jahresabo:
- Rechnung: 8,90 Euro
- Buchhaltung: 17,90 Euro
- Warenwirtschaft: 43,- Euro
Tool 3: BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler ist im Vergleich mit den ersten beiden vorgestellten Tools weniger bekannt und noch nicht so lange auf dem Markt wie lexoffice und sevDesk. Die Buchhaltungssoftware ist für alle Rechtsformen verfügbar, darüber hinaus können auch Vereine das Tool nutzen.
Die Belegerkennung mittels künstlicher Intelligent ist besonders stark, so sparst du deutlich Zeit. Zudem können über 5.000 Kreditkarteninstitute, Banken und Zahlungsanbieter in die intuitive Oberfläche eingebunden werden.
Schnittstellen zu Behörden oder auch DATEV sind wie bei den anderen Tools ebenfalls vorhanden. BuchhaltungsButler ist besonders für kleinere Unternehmen interessant. Aber: Selbst im größten Paket sind nur 1.000 Buchungen beziehungsweise Dokumenterstellungen möglich. Das schließt die Verwendung für größere Unternehmen aus.
Preis pro Monat im Jahresabo:
- Vorbucher: 24,95 Euro
- Selbstbucher: 29,95 Euro
- Premium: 79,95 Euro
Weitere bekannte und viel genutzte Tools
Neben lexoffice, sevDesk und Buchhaltungsbutler gibt es diverse weitere Tools, die in der Praxis großflächig verwendet und bei einer Google-Suche nach „Online Buchhaltung“ weit oben auftauchen:
- Sage
- Billomat
- Papierkram
- Fastbill
- DATEV
- WISO
Je nach Anforderung ist das eine Tool für dich perfekt, das andere wiederum keine Option. Bist du beispielsweise als Handwerker solo-selbstständig, bietet sich Papierkram an, verantwortest du hingegen als CFO einen Mittelständler mit 200 Angestellten, könnten Sage oder DATEV bessere Alternativen sein.
So gelingt dir deine Online Buchhaltung
Bei den zahlreichen Anbietern auf dem Markt kommt früher oder später automatisch die Überforderung – für welches der Tools soll ich mich entscheiden? Um das richtige Tool auszuwählen, müssen die Anforderungen und Bedürfnisse sowie Funktionen der Tools übereinandergelegt werden. Zudem gibt es Fördermittel von Bund und Länder, die du abgreifen kannst.
Für die Auswahl der richtigen Software für deine Online Buchhaltung empfehlen wir das Hinzuziehen einer Beratung – wir stehen dir gerne zur Seite. Losgelöst davon gibt es vier übergeordnete Schritte, wie dir die Online Buchhaltung gelingt:
- Ist- und Soll-Analyse: Wie ist deine Buchhaltung aktuell aufgestellt? Welche Programme, welche Software kommt zum Einsatz? Benötigst du ein integriertes Mahnwesen? Machst du die Buchhaltung selbst oder mit einem Steuerberater? Analysiere deine aktuelle Situation und skizziere, wie der Idealzustand aussieht.
- Analyse der Anbieter: Welche Lösungen gibt es, die deine Anforderungen bedienen? Du wirst merken, dass sich die Auswahl eingrenzt, wenn du den ersten Schritt konsequent durchführst.
- Testphase: Schränke deine Auswahl auf drei oder fünf Anbieter ein, je nachdem, wie viele alle deine Anforderungen erfüllen. Meist bieten die Tools Probemonate an – und selbst, wenn nicht: Ein paar Euro für einen ersten Monat, um die Funktionen zu testen, sind nicht die Welt.
- Einsatz: Nach der ausgiebigen Testphase entscheidest du dich für eine Software und richtest alles entsprechend ein.
Wichtig: Sobald du dein neues Online Buchhaltung Tool im Einsatz hast, müssen alle Buchungen und Prozesse darüber laufen. Integriere also alle beteiligten Mitarbeiter, damit es nicht zu Verwirrung kommt und alte Prozesse und neue Tools parallel zueinander laufen.
Mit Online Buchhaltung endlich raus aus dem Tagesgeschäft
Die Vorteile liegen klar auf der Hand, du hast eine grobe Auswahl an Tools im Hinterkopf und möchtest jetzt mit der Analyse des Status Quo loslegen? Das ist genau der richtige Weg – so kommst du mit deiner neuen Online Buchhaltung raus aus dem analogen und zeitraubenden Tagesgeschäft.
Falls du Unterstützung bei der Analyse deiner Ist-Situation und der Auswahl der richtigen Software benötigst, stehen wir von DRS Consulting dir gerne zur Seite. Gemeinsam erörtern wir auf deine individuellen Bedürfnisse abgestimmt, wie wir deine Buchhaltung ins digitale Zeitalter überführen.
➥ Wir freuen uns auf ein erstes und unverbindliches Kennenlernen. Klicke hier, um direkt einen Termin für das kostenlose Beratungsgespräch zu sichern!
