Im Personalmanagement spielt das Onboarding eine entscheidende Rolle. Obwohl vielen die Wichtigkeit bekannt ist, stolpern viele Führungskräfte und Entscheidungsträger von einem Fettnäpfchen ins nächste und machen Fehler um Fehler.
Das gibt kein gutes Bild ab, wenn der Mitarbeiter so in den neuen Job startet, oder? Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Azubilücke muss der erste Eindruck sitzen. Ansonsten ist der Mitarbeiter schneller wieder weg, als du ihn einlernen kannst.
Doch wie gelingt das perfekte Onboarding? Um einer hohen Fluktuation zu Beginn vorzubeugen, hilft eine Onboarding Checkliste, in der alle To-do’s abgehakt werden können. So vergisst du nichts und neue Mitarbeiter fühlen sich von Tag eins an wohl.
In diesem Artikel erfährst du…
- …was Onboarding ist
- …warum Onboarding wichtig ist und nicht am ersten Arbeitstag beginnt
- …welche Fehler du beim Onboarding neuer Mitarbeiter vermeiden solltest
Das Herzstück des Artikels ist unsere Onboarding Checkliste. Ausführlich und unterteilt in vier „Stationen“ des Einlebens neuer Mitarbeiter in ihrer neuen Umgebung kannst du die Liste künftig verwenden, um keine Fehler mehr und deine Mitarbeiter glücklich zu machen.
Woher wir von DRS Consulting unsere Expertise nehmen? Als Beratung für Digitalisierung sind wir vornehmlich im Handwerk, aber auch darüber hinaus, seit mehr als zwölf Jahren im Consulting tätig. In dieser Zeit waren – und sind es heute noch – oft mit den Herausforderungen unserer Kunden im Bereich Onboarding konfrontiert.
Um einen schnellen und effizienten Lösungsansatz zu bieten, haben wir unsere Onboarding Checkliste entwickelt. Zudem bieten wir einen umfangreichen Kurs an, bei dem du effektives Onboarding als Entscheider und Führungskraft lernen kannst. Denn: Das Onboarding entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg eines neuen Mitarbeiters.
Wie ist die Definition von Onboarding?
Doch was ist Onboarding überhaupt? Im Personalmanagement, das alle Aktivitäten rund um potenzielle und bestehende Angestellte unter einem Begriff zusammenfasst, ist der Prozess der Personalbeschaffung und Personalverwaltung zuzuordnen.
Onboarding beschreibt die Aufnahme neuer Arbeitskräfte ins Unternehmen und alle damit verbundenen Maßnahmen. Dabei ist der zweite Teil dieser Erklärung der maßgebliche: Alle Aktivitäten, die die Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in die Organisation fördern, werden zum Onboarding gezählt.
Warum ist das Onboarding von Mitarbeitern wichtig?
Dabei ist das Onboarding im gesamten Zyklus einer Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung – dem Employee Lifecycle – der Grundstein für eine erfolgreiche und möglichst langfristige Zusammenarbeit.
Ein Blick auf verschiedene Studien und Statistiken zeigt, warum das Onboarding so wichtig ist. Wusstest du, dass beispielsweise circa 18 Prozent aller neu ins Unternehmen kommenden Arbeitskräfte ihren Job in den ersten 100 Tagen schon wieder an den Nagel hängen und kündigen? Zu dem Ergebnis kommt eine Umfrage von Softgarden.
Dabei beginnt der „Aufnahmeprozess“ eines Mitarbeiters nicht erst mit dem ersten Arbeitstag, ganz im Gegenteil. Ab dem Moment der Zusage für die Stelle befindet sich der neue Angestellte im Onboarding-Prozess. Gerade in dieser Phase – also zwischen Zusage und erstem Arbeitstag – verschenken Unternehmen wertvolle Kontaktpunkte, die dann beim neuen Mitarbeiter oft negativ in Erinnerung bleiben.
In konkreten Zahlen, die eine Haufe-Studie aus dem Jahr 2021 ermittelt hat, bedeutet das: Gut 25 Prozent aller befragten Unternehmen haben gänzlich auf die Möglichkeiten des sogenannten „Pre-Onboardings“ verzichtet. Damit du zu den restlichen 75 Prozent gehörst und deinen neuen Mitarbeitern den perfekten Start ermöglichst, stellen wir dir in den nächsten Abschnitten unsere Onboarding Checkliste vor.
Unsere Onboarding Checkliste
In unserem Verständnis besteht Onboarding aus vier Phasen, die ein neuer Angestellter durchläuft:
- Pre-Onboarding (zwischen Zusage und erstem Arbeitstag)
- Erster Arbeitstag
- Die Tage danach und die ersten Wochen
- Die ersten Monate in der Probezeit und einige darüber hinaus
Es spielt keine Rolle, ob du das Onboarding digital oder physisch vorbereitest. Meist ist es eine Mischung aus beiden Varianten, wobei Remote Onboarding immer weiter an Bedeutung gewinnt. Kein Wunder: Spätestens mit der Pandemie waren viele Unternehmen dazu gezwungen, ihre Prozesse zu digitalisieren.
Auch beim Onboarding – ein Teil des Bewerbermanagements – helfen digitale Tools und Prozesse. Mit der richtigen Software und den richtigen Kniffen schaffst du so mehr Zeit für andere Prozesse. Ganz egal, ob im Handwerk, Handel, der Industrie oder einer anderen Branche.
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Pre-Onboarding: Das muss vor dem ersten Tag erledigt sein
Du hast dich für einen Bewerber entschieden, die Zusage ausgesprochen und er hat sich positiv zurückgemeldet? Herzlichen Glückwunsch! Jetzt geht das Onboarding los. Verliere keine Zeit und prüfe im ersten Schritt alle Formalitäten:
- Ist der Arbeitsvertrag versendet?
- Sind alle relevanten Daten wie die Informationen zur Krankenversicherung oder Bankverbindung eingeholt?
- Gibt es weitere Dokumente (beispielsweise Datenschutzerklärung), die er direkt unterzeichnen kann?
Bleib in diesem Zuge in dauerhaftem Kontakt mit deinem neuen Mitarbeiter, sei es per Mail, Telefon oder persönlichen Treffen. Möglicherweise gibt es auch bereits Termine, Teammeetings oder Veranstaltungen, zu denen du ihn einladen kannst.
Mache dir zudem Gedanken, ob und wie du ihm unter die Arme greifen kannst. Wohnungssuche, Unternehmenshandbücher zur Vorbereitung, Kleiderordnung & Co.: Es gibt jede Menge Potenzial, schon in dieser Phase positiv aufzufallen.
Damit der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag direkt durchstarten kann, muss sein Arbeitsplatz vorbereitet sein. Zudem müssen alle Kollegen über die erfreuliche Nachricht des Neuzugangs informiert sein. Überlege dir also:
- Chip oder Schlüssel zum Büro bereit?
- Hardware (Laptop, Tastatur, Tasche u.a.) bereit?
- Software (Zugänge, Lizenzen, Mail-Adresse u.a.) bereit?
- Schreibtisch mit allem, was dazu gehört, bereit?
- Dienstwagen bereit?
- Diensthandy bereit?
- Visitenkarten bestellt?
- Kollegen und allgemein alle Beteiligten informiert?
Wenn du alle Beteiligten informierst, kannst du möglicherweise einen Kollegen definieren, der sich federführend um die Einarbeitung kümmert. Er fungiert so als erste Anlaufstelle bei Fragen, die rund um das Onboarding aufkommen.
Bereite zudem ein kleines Willkommensgeschenk vor, das du – vielleicht im ersten Meeting mit dem Team – übergibst. So fühlt sich der Neuankömmling direkt wertgeschätzt.
An alles gedacht? Eine wichtige Vorbereitung fehlt noch: Damit am ersten Tag und denen darauf nicht absoluter Leerlauf herrschst, solltest du dir überlegen, welche Tätigkeiten der neue Mitarbeiter zu Beginn übernimmt. Das können Einarbeitungsphasen sein, erste Termine als Begleitung, Betriebsführungen oder andere Aufgaben und Aktivitäten, die den Einstieg erleichtern. Die Mischung macht’s – du solltest die neue Arbeitskraft nicht mit Arbeit und Terminen überschütten, jedoch sollte auch kein großer Leerlauf entstehen.
Checkliste für den ersten Arbeitstag
Ist alles vorbereitet, kann der erste Arbeitstag kommen. Begrüße deinen neuen Mitarbeiter persönlich – so viel Zeit muss selbst beim größten Termintrubel sein. Schließlich willst du von Anfang an Wertschätzung zeigen, damit er deinem Team so lange wie möglich erhalten bleibt.
Gib einen Ausblick, wie der erste Tag abläuft. So nimmst du „dem Neuen“ die Unsicherheit des Unbekannten. Räume auch Zeit für einige persönliche Gesprächsmomente ein, damit die Atmosphäre nicht zu verkrampft ist. Damit nach der Begrüßung alles seinen Lauf nehmen kann, bereite folgende Dinge bereits im Vorfeld vor:
- Willkommensgeschenk bereitstellen
- Kollegen informieren, damit eine Vorstellungsrunde stattfinden kann
- Betriebsrundgang planen (ausführlich, damit wirklich jede Ecke bekannt ist)
- Alle relevanten Beteiligten informieren, denen der neue Mitarbeiter vorgestellt wird
- Arbeitsplatz und Arbeitsmaterial bereitstellen
- Gemeinsames Mittagessen planen
Im Laufe des ersten Tages ist es zudem wichtig, dass der neue Mitarbeiter alle wichtigen Informationen rund um das Unternehmen kennenlernt. Dazu zählen Arbeitszeitregelungen, Pausenzeiten, Funktionsweise diverser IT-Systeme, Sicherheitsbestimmungen, Workflows (zum Beispiel Firmenauto reservieren), Teamroutinen & Co.
Zum Abschluss des Tages solltest du als Vorgesetzter bereits das erste Feedbackgespräch suchen: Wie war der erste Tag? Gibt es etwas, das unklar ist? In diesem Zuge kannst du auch einen Ausblick auf die nächsten Tage und Wochen geben – der dritten Phase des Onboardings.
Checkliste für die ersten Tage und Wochen
Am ersten Tag prasseln viele Eindrücke auf den neuen Mitarbeiter ein. Es ist normal, dass er sich nicht alles merken kann. Wiederhole also gezielt wichtige Inhalte oder räume immer wieder Raum für Fragen ein.
In den darauffolgenden Tagen und ersten Wochen ist es wichtig, den Mitarbeiter weiter ins Team zu integrieren. Die oberste Priorität: Regelmäßige Feedbackgespräche, in denen beide Seiten offen und transparent über die Erfahrungen miteinander sprechen. Setze hierfür am besten direkt zu Beginn regelmäßige Termine.
Im weiteren Verlauf solltest du prüfen:
- Ist der Mitarbeiter allen Kollegen (die am ersten Tag nicht da waren), Lieferanten, Kunden und weiteren Stakeholdern vorgestellt worden?
- Finden die Feedbackgespräche regelmäßig statt, gibt es Herausforderungen, Probleme, Wünsche?
- Werden Schulungen und Weiterbildungen vorgestellt und angeboten?
- Ist der neue Mitarbeiter in Teamevents integriert?
- Funktionieren alle technischen Zugänge und Abläufe?
Mit der Zeit lebt sich der neue Mitarbeiter bestenfalls immer besser in der neuen Umgebung ein, übernimmt mehr Aufgaben und Verantwortung und wird ins Team integriert.
Checkliste für die ersten Monate
Nach einigen Monaten im Team – beispielsweise sechs Monate, also nach Ablauf der gängigen Probezeit – ist es an der Zeit, ein erstes größeres Fazit zu ziehen. Hol dir an dieser Stelle Feedback des Mitarbeiters ein: Wie hat er die erste Zeit im Unternehmen empfunden? Wie hat er den gesamten Onboarding-Prozess wahrgenommen?
Wann das Onboarding offiziell beendet wird, hängt stets an individuellen Begebenheiten. Manche Unternehmen ziehen nach einigen Monaten bereits den „Schlussstrich“, andere erst nach einem Jahr. Finde für dich selbst den geeigneten Zeitraum – und begleite neue Mitarbeiter während der gesamten Zeit aktiv.
Onboarding Checkliste Vorlage zum Ausfüllen
Du hast die vier Phasen des Onboardings kennengelernt. Um künftig unsere Onboarding Checkliste griffbereit zu haben, kannst du folgende Tabelle verwenden oder als Vorlage für deine persönliche Onboarding Checkliste verwenden:
| To-Do | Wann |
|---|---|
| Arbeitsvertrag versendet | Vor dem 1. Tag |
| Relevante Informationen eingeholt (z.B. Bankverbindung) | Vor dem 1. Tag |
| Dokumente unterzeichnet (z.B. Vertrag, Datenschutz) | Vor dem 1. Tag |
| Regelmäßiger Kontakt | Vor dem 1. Tag |
| Hilfe angeboten (z.B. Wohnungssuche) | Vor dem 1. Tag |
| Zugang zum Büro geklärt (z.B. Schlüssel, Chip) | Vor dem 1. Tag |
| Hardware bereitgestellt | Vor dem 1. Tag |
| Software bereitgestellt | Vor dem 1. Tag |
| Arbeitsplatz vorbereitet | Vor dem 1. Tag |
| Visitenkarten bestellt | Vor dem 1. Tag |
| Diensthandy vorbereitet | Vor dem 1. Tag |
| Kollegen informiert | Vor dem 1. Tag |
| Willkommensgeschenk vorbereitet | Vor dem 1. Tag |
| Erste Aufgaben vorbereitet | Vor dem 1. Tag |
| Begrüßung | Am 1. Tag |
| Betriebsführung | Am 1. Tag |
| Teamvorstellung | Am 1. Tag |
| Geschenkübergabe | Am 1. Tag |
| Einführung in Prozesse | Am 1. Tag |
| Übergabe Schlüssel, Arbeitsplatz, Arbeitsmaterial & Co. | Am 1. Tag |
| Gemeinsames Mittagessen | Am 1. Tag |
| Termine für Feedbackgespräche vereinbaren | Am 1. Tag |
| Abschlussgespräch | Am 1. Tag |
| Regelmäßige Feedbackgespräche | In den ersten Tagen und Wochen |
| Wiederholung der wichtigsten Workflows | In den ersten Tagen und Wochen |
| Vorstellung bei allen relevanten Stakeholdern | In den ersten Tagen und Wochen |
| Vorstellung von Schulungs- und Weiterbildungsoptionen | In den ersten Tagen und Wochen |
| Integration in Teamevents | In den ersten Tagen und Wochen |
| Prüfung, ob alle Zugänge & Co. funktionieren | In den ersten Tagen und Wochen |
| Laufend und sukzessive mehr Aufgaben und Verantwortung übergeben | In den ersten Monaten |
| Abschließendes Feedbackgespräch zum Onboarding | In den ersten Monaten |
In jedem Unternehmen läuft das Onboarding etwas anders ab. Falls du unsere Onboarding Checkliste daher nicht eins zu eins übernehmen kannst, keine Sorge. Passe sie auf deine Umstände und Prozesse an.
Mit der Onboarding Checkliste zu glücklichen Mitarbeitern
Verfolgst du von der Zusage bis nach den ersten Monaten das gesamte Onboarding deiner neuen Mitarbeiter entlang eines klar definierten Plans, steigen deine Chancen exorbitant, dass dir neue Mitarbeiter möglichst lange erhalten bleiben.
Diese wiederum sind dann positive Multiplikatoren nach außen, was dir die Recruiting erleichtert. Im Personalwesen hängen viele Prozesse miteinander zusammen, der Onboarding-Prozess ist ein zentrales wie wichtiges Element davon.
➥ Wenn du neben der Onboarding Checkliste noch mehr Input brauchst, empfehlen wir dir unseren Onboarding-Kurs. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
