Wir alle kennen die Vorteile von Automatisierung in den Unternehmen. Geringere Betriebskosten, erhöhte Produktion, reduzierte Durchlaufzeiten. In der Regel bringt die Automatisierung von betriebswirtschaftlichen Prozessen genauso wie die in der Fertigung einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen.

Trotz allem gibt es einige kritische Punkte, bei denen man Fehler machen kann. Diese sollten Sie kennen und verstehen, wie man sie am sichersten vermeidet. Schließlich möchten Sie die vollen Vorzüge eines neuen Bestell-Workflows oder Warenwirtschaftssystems genießen.

Begrenztes Verständnis für das Business und die Prozesse

Jedes Unternehmen hat seine eigene Geschäftsphilosophie oder Besonderheiten in den betrieblichen Abläufen. Natürlich spielen auch die Mitarbeiter eine Rolle; die Menschen, die mit den automatisierten Systemen arbeiten und kommunizieren müssen.

Nicht immer lässt sich die Art und Weise, wie ein Unternehmen funktioniert, durch eine Automatisierung „von der Stange“ abbilden. Daher ist auf jeden Fall eine vorangehende Analyse der speziellen Anforderungen und der aktuellen Situation notwendig. Wenn dies vernachlässigt wird, kann die Wirkung einer Automatisierung weitgehend verpuffen oder zumindest eingeschränkt sein.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die menschliche Komponente. Je weiter die Mitarbeiter vom Wesen der Geschäftsvorgänge, für die sie verantwortlich sind, entfernt sind, desto geringer ist die Identifikation mit dem Prozess und das Gefühl der Verantwortung. Außerdem kann Automatisierung das Geschäftswissen „auszüchten“, weil eine Abstraktionsebene zwischen dem Mitarbeiter und dem Geschäftsprozess geschaffen wird.

Diese Fallstricke lassen sich jedoch durch eine optimale Vorbereitung und Kommunikation umgehen.

Nichts ist unfehlbar – auch automatisierte Systeme können ausfallen

So kontraproduktiv das klingt, so realistisch muss man konstatieren: wenn die automatisierten Prozesse im Wirkbetrieb ausnahmsweise nicht verfügbar sind, muss unter Umständen schnell gehandelt werden. Hier ist ein Failover auf manuelle Abläufe vorzusehen. Und auch hier ist es natürlich wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig ins Boot zu holen und zu schulen. Die weiter oben erwähnte Abstraktionsebene zwischen Mitarbeiter und dem zugrundeliegenden Geschäftsprozess darf nicht so stark sein, dass keiner mehr weiß, wie das manuell erledigt wird.

So verlockend es klingt: machen Sie sich nicht ausschließlich von der Technik abhängig. Behalten Sie noch eine Alternative für die seltenen Fälle in petto, in denen „nichts mehr geht“.

Unrealistische Erwartungen – ein kritischer Faktor bei der Automatisierung

Automatisierung kann Ihr Unternehmen schlagkräftiger und profitabler machen. Aber es ist nicht die Lösung all Ihrer Probleme. Fehlende Kooperation zwischen zwei Abteilungen kann auch an mangelnder Bereitschaft, ungeeigneter Organisationsstruktur oder fehlender Abstimmung liegen.

Sie werden enttäuscht sein, wenn Sie von einer Automatisierung eine Verbesserung erwarten, wenn Sie nicht die zugrundeliegenden Themen zuerst bearbeiten.

Sie sollten eine Automatisierung nüchtern und angemessen planen. Ein sehr großes Risiko entsteht, wenn sie zu groß dimensioniert oder zu schnell vorgenommen wird. Die meisten von Ihnen haben als Kunde sicher schon mit unsäglich schlechten Automatisierungsversuchen Bekanntschaft gemacht. Denken Sie an die Kunden-Hotlines, die nur das eine Ziel zu haben scheinen: die Anrufer zermürben und abschrecken. Wenn die Menüführung so schlecht implementiert wurde und es so schwierig ist, einen „echten Menschen“ zu erreichen, dass Sie nach 30 langen Minuten in der Warteschleife entnervt aufgeben – dann muss man sagen: die Automatisierung war ein Misserfolg.

Schlecht getestet: so wird Automatisierung zum Ärgernis

Automatisierte Prozesse haben den Sinn, dass sie in der Regel weitgehend ohne menschliches Zutun ablaufen können. Im besten Fall sind kurze Eingaben, Bestätigungen oder eine Kontrolle durch den Menschen notwendig.

Diesen Zustand werden Sie jedoch nicht erreichen, wenn die Lösung nicht besonders intensiv getestet wurde. Um mehr Effizienz zu ermöglichen, muss das automatisierte System sehr verlässlich funktionieren. Ist dies nicht der Fall, hebt der Aufwand für die permanente Kontrolle, manuelles Eingreifen und Fehlerbereinigung den Mehrwert der Automatisierung auf.

Auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern wird über kurz oder lang sinken. Die Lösung wird als bleischweres, unnützes Anhängsel eventuell sogar andere Abläufe beeinträchtigen.

Mitarbeiterschulungen als Garant für erfolgreiche Automatisierung 

Bevor Sie Automatisierungen implementieren, sollten Sie Ihr Team richtig schulen. Stellen Sie sicher, dass sie ihre Rollen im zukünftigen Prozess kennen und über genügend technische Fähigkeiten verfügen, um auch mit den neuen Systemen klarzukommen. Das klingt banal, wird jedoch oft übersehen. 

Die Jobbeschreibung der Mitarbeiter wird mit der Automatisierung ziemlich sicher eine andere sein. Denn die Digitalisierung erfordert andere Qualifikationen der Arbeitnehmer. Wenn ein Unternehmen massiv automatisiert, kann dies nur erfolgreich sein, wenn gleichzeitig ein „Upskilling“ der eigenen Mitarbeiter erfolgt. Gleichzeitig sind Sie in der Verantwortung, klarzustellen, dass Arbeitsplätze unter Umständen neu zugeschnitten und überflüssige Positionen eliminiert werden.

Integrationsprobleme mit Altsystemen

Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist die reibungslose Integration aller automatisierten Prozesse mit bestehenden Systemen und Abläufen. Wenn Schnittstellen nicht richtig entworfen oder implementiert wurden, läuft der automatisierte Bereich nicht harmonisch. Der erhoffte Effekt – höhere Geschwindigkeit, höherer Output – wird nicht erreicht. Insbesondere mit Altsystemen können Probleme bei der Integration auftreten. Wir empfehlen unbedingt, eine Analyse vorab, um nicht in einer Sackgasse zu landen, in der sich die Frage stellt: Altsystem abschaffen oder die Automatisierung umbauen?

Falsche Schwerpunkte der Automatisierung

Unternehmen stürzen sich manchmal in die Automatisierung, ohne sorgfältig zu überlegen, was sie automatisieren sollen. Viele entscheiden sich beispielsweise dafür, die kompliziertesten Dinge zu automatisieren, weil sie hoffen, dass die Automatisierung sie von diesen Kopfschmerzen befreien wird. 

Sie können einen größeren Benefit erzielen, indem sie sich einfach für die Automatisierung von banalen, sich wiederholenden Aufgaben entscheiden. Folgen Sie in diesem Falle nicht Ihrem Instinkt, sondern analysieren Sie kühl und rechnen Sie durch, was insgesamt den größten Nutzen bringt.

So wird die Automatisierung ein Erfolg

Wir haben nur einige Punkte angerissen, die es zu beachten gilt. Automatisierung ist niemals ein Selbstläufer. Wenn sie jedoch richtig entworfen und in Ihr Ablaufsystem eingepasst wurde, wird es Sie voranbringen. 

Wir unterstützen Sie gerne im Vorfeld und in der Umsetzung mit unserer Expertise. Kontaktieren Sie uns für ein erstes Gespräch!

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