Mitarbeiter werben Mitarbeiter: 3+ Tipps, die funktionieren

Was haben die Targobank, Siemens und die Deutsche Bahn gemeinsam? Drei unterschiedliche Konzerne aus verschiedenen Branchen – und doch eint sie eines: Sie setzen erfolgreich auf ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm. Im Rahmen dieses Systems empfehlen bestehende Mitarbeiter potenzielle neue Kollegen. So wird das Recruiting unterstützt und alle drei Seiten – bestehender Mitarbeiter, Bewerber und Unternehmen . profitieren davon.

Doch wie können solche „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programme in der Praxis aussehen? Welche Tipps und Tricks gibt es, damit ein solches System nicht nur auf dem Papier gut aussieht, sondern in der Praxis auch funktioniert?

In unserem Artikel erklären wir dir alles rund um Mitarbeiterempfehlungen und geben dir Tipps an die Hand, die du als Entscheider, Inhaber oder Geschäftsführer in deinem Unternehmen umsetzen kannst.

Du erfährst in diesem Artikel…

• …was Mitarbeiterempfehlungen sind
• …wie solche Programme aufgebaut sind
• …warum sie ein wichtiger Bestandteil deines Recruitings sein sollten
• …mit welchen Kniffen du ein erfolgreiches Empfehlungsprogramm etablierst

Zum Abschluss stellen wir dir einige Praxisbeispiele vor, an deren Programmen du dich zudem orientieren und dich davon inspirieren lassen kannst. Für die Zusammenstellung der Tipps greifen wir auf unsere mehr als zwölfjährige Erfahrung als Beratung für Digitalisierung zurück.

DRS Consulting berät Unternehmen vom Handwerk über die Industrie bis zum Handel in allen Fragen rund um die Digitalisierung. Dazu zählt neben der Prozessoptimierung in sämtlichen Unternehmensbereichen auch die quälende Frage, wie am besten neues, dringend benötigten Personal akquiriert wird.

Die Ansätze dazu sind vielfältig. Basierend auf unseren persönlichen Erfahrungen und denen unserer Kunden können wir eines mit Sicherheit sagen: Mitarbeiterempfehlungsprogramme tragen positiv und nachhaltig zu einem erfolgreichen Recruiting bei.

Was sind Mitarbeiterempfehlungen?

Diese Programme funktionieren entlang eines simplen Schemas: Bestehende Mitarbeiter – egal, ob Auszubildende, Fachkräfte oder Führungskräfte – empfehlen Menschen aus ihrem persönlichen oder beruflichen Umfeld für offene Stellen in deinem Unternehmen.

Dabei gibt es Anreize für die Empfehlungsgeber, die unterschiedlicher Natur sind. Es kann eine finanzielle „Entschädigung“ sein, die bei erfolgreicher Vermittlung ausgezahlt wird, aber auch andere Benefits abseits einer monetären Belohnung sind denkbar.

Viele Unternehmen legen ein solches Programm nicht gesondert auf, sondern verlassen sich auf klassische Recruiting-Kanäle von Online- und Offline-Stellenanzeigen über Social Recruiting bis hin zu Headhunting und Active Sourcing. Doch selbst dann schleicht sich womöglich die ein oder andere Empfehlung von bestehenden Mitarbeitern ein – warum also nicht gezielt diese Art des Recruitings nutzen?

Die Vorteile des Konzepts „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“

Das Konzept von Mitarbeiterempfehlungen oder einem „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programm ist simpel. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

• Zeitersparnis: Recruiting dauert. Die Time-to-hire, also die Zeit, die zwischen Ausschreibung einer Stelle und ihrer Besetzung vergeht, wird immer länger. Bei Empfehlungen aus dem eigenen Kern geht das oft schneller – „man kennt sich“ schließlich.
• Kostenersparnis: Social-Media-Ads, Stellenanzeigen, Headhunter-Honorare, Messestände & Co. – Recruiting ist teuer. Im Rahmen von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen sparst du jede Menge Geld.
• Effizienz: Verschiedene Studien diverser Universitäten und Institute (unter anderem die „Recruiting Trends 2020“ der Universität Bamberg) zeigen, dass aus Empfehlungsprogrammen resultierende Einstellungen erfolgreicher sind als die aus anderen Kanälen.
• Doppelte Bindung: Sowohl der empfehlende Mitarbeiter, der dafür belohnt wird, als auch der dann neue Mitarbeiter, der direkt mit einem guten Gefühl und nicht ins vollkommen Unbekannte startet, binden sich stärker ans Unternehmen.
• Cultural Fit: Mitarbeiter, die sich bei dir wohlfühlen und neue potenzielle Kollegen werben – das ergibt eine positive Spirale der Zufriedenheit. Es besteht eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass die geworbenen Arbeitskräfte zur Unternehmenskultur passen.

Der letzte Punkt ist einer, der auch umgekehrt werden kann: Wird ausschließlich der Kanal der eigenen Mitarbeiter als „Quelle“ genutzt, kann die Diversität und Vielfalt im Unternehmen leiden. Achte daher darauf, im Recruiting ausgewogen zu agieren.

Recruiting leicht gemacht: Die Wichtigkeit von Mitarbeiterempfehlungen

Dass Recruiting heutzutage ein schwieriges Unterfangen ist, ist hinlänglich bekannt. Fachkräftemangel, demografischer Wandel und die verschobenen Prioritäten neuer Generationen sind der aus Arbeitgebersicht gefährliche Cocktail, der Neueinstellungen stellenweise zu einer Farce verkommen lässt.

Umso wichtiger, neue Wege im Personalmarketing und Employer Branding zu gehen. Wusstest du, dass gerade im Mittelstand und in kleineren Betrieben – maximal 50 Mitarbeiter –  rund 50 Prozent aller Stellen über Beziehungen und das berühmte „Vitamin B“ (persönliche Bekanntschaft) vergeben wird? Warum also nicht diese Tatsache nutzen und sie aktiv mit einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm fördern?

Die unternehmerische Praxis weist ausreichend Beispiele aus, bei denen das hervorragend funktioniert. Gern gesehenes Paradebeispiel an dieser Stelle: Die Deutsche Bahn. Der Mobilitäts- und Transportkonzern mit über 300.000 Beschäftigten hat 2015 beispielsweise von rund 7.500 neuen Einstellungen 1.000 über ihr „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programm verzeichnet. Das sind knapp 14 Prozent der neuen Belegschaft. Der Lohn für die Empfehlungsgeber: Bis zu 1.500 Euro Extralohn.

Eine Statista-Erhebung zeigt: Bei den 127 befragten Unternehmen wurden zwischen 2017 und 2019 lediglich zehn Prozent der Neueinstellungen über Mitarbeiterempfehlungen generiert. Es ist also noch deutlich Luft nach oben – wie sieht es bei dir aus?

3+ Tipps für erfolgreiche Mitarbeiterempfehlungen

Ist dein Empfehlungsprogramm noch gar nicht existent oder sehr dürftig? Wir stellen dir im Folgenden drei Tipps vor, wie du ein System etablieren kannst, das dir langfristig und nachhaltig vielversprechende Talente ins Unternehmen spült.

Auf diese drei Tipps gehen wir im Detail ein:

1. Attraktive Anreize schaffen
2. Klare Kommunikation und Regeln des Programms / Systems
3. Ehemalige Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Bei jedem Schritt im Rahmen deines Mitarbeiterempfehlungsprogramms ist wichtig, dass du es sauber dokumentierst und mit klaren Kennzahlen messbar machst. Wie lange bleibt ein empfohlener Mitarbeiter im Unternehmen? Wie schlägt er sich im Vergleich mit „normal“ rekrutierten Arbeitskräften? Wie hoch sind die Kündigungsraten?

Definiere die richtigen KPIs (Key Performance Indicators – Leistungskennzahlen) gemeinsam mit der Personalabteilung. Nur so kannst du prüfen, wie erfolgreich das etablierte System ist.

➥ Fehlt dir die Zeit und möglicherweise auch das Know-how, um ein strukturiertes Mitarbeiterempfehlungsprogramm in dein Recruiting einzubetten? Hast du grundsätzlich Probleme damit, talentierte Bewerber für dich und dein Unternehmen zu begeistern?

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Tipp 1: Attraktive Anreize für Mitarbeiterempfehlungen schaffen

Stimmt das Betriebsklima und ist die Belegschaft mehr Freundeskreis als Zweckgemeinschaft, gibt es auch Mitarbeiterempfehlungen ohne attraktive Anreize. In der Praxis ist das jedoch nicht immer der Fall – so werden die entsprechenden Anreize notwendig.

Dabei gilt es, auf einem schmalen Grat zu wandern. Ist die Prämie sehr attraktiv, empfehlen Mitarbeiter möglicherweise „Hinz und Kunz“, ohne dass die Personen zur Stelle passen oder qualifiziert genug sind. Auch kann der Fall auftreten, dass sich Angestellte scheuen, jemanden zu empfehlen. Der Grund: Es könnte der Eindruck entstehen, dass sie nur heiß auf die Prämie und den Anreiz sind.

Dir gelingt die Wanderung auf diesem schmalen Grat mit der richtigen Kommunikation, im zweiten Tipp erfährst du mehr darüber. Doch welche Anreize kommen für Mitarbeiter infrage, die ihre Bekannte, Freunde und Kontakte dir weiterempfehlen?

Grundsätzlich gibt es zwei Optionen:

1. Monetäre Anreize
2. Nicht-monetäre Anreize

Ein finanzieller Anreiz kann vielfältig ausgestaltet sein. Es kann ein fixer Betrag sein, der nach Einstellung mit dem nächsten Gehalt überwiesen wird. Auch ein prozentualer Anteil am Monatsgehalt ist möglich, so ist der Bonus flexibler. Der Zeitpunkt der Auszahlung kann variieren: Um Schnellschüsse zu verhindern, kannst du zum Beispiel erst auszahlen, wenn die Probezeit des Empfohlenen vorüber ist.

Unsere Empfehlung: Zahle einen Bonus zweigeteilt. Den ersten Teil erhält der Empfehlungsgeber, nachdem der Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde beziehungsweise der Geworbene zum ersten Arbeitstag erschienen ist. Den zweiten Teil gibt es dann nach Ablauf von x Wochen oder Monaten, beispielsweise nach der Probezeit.

Du kannst zudem auch die Höhe der Boni anhand der Art der ausgeschriebenen Stelle variieren. Wer erfolgreich eine Führungskraft vermittelt, könnte mehr als der bekommen, der einen Auszubildenden vermittelt. Egal, für welche Vorgehensweise du dich entscheidest: Kommuniziere stets transparent und für alle gleich.

Neben den monetären Anreizen, kannst du auch emotionale und nicht-finanzielle Boni ausloben. Dazu können beispielsweise zählen:

• Zusätzliche Urlaubstage
• Gutscheine zum Tanken, Reisen oder Eintrittskarten für Freizeitangebote
• Physische Produkte, zum Beispiel technische Geräte wie Smartphones
• Erwähnung und Ehrung im Mitarbeitermagazin oder auf der Jahresfeier
• Spenden in Höhe x für einen guten Zweck pro geworbenem Mitarbeiter

Je nach Unternehmensgröße und der Unternehmenskultur kommen solche Prämien möglicherweise sogar besser als finanzielle Anreize an.

Tipp 2: Klare Kommunikation und Regeln des Programms / Systems

Im ersten Tipp ist es bereits angeklungen: Ein erfolgreiches Mitarbeiterempfehlungsprogramm steht und fällt mit einer klaren und transparenten Kommunikation innerhalb der Belegschaft.

Das umfasst mehrere Punkte, die du beachten solltest:

• Wie wird empfohlen? Stelle klar dar, über welche Kanäle eine Empfehlung wie zu erfolgen hat. Biete am besten Online- und Offline-Empfehlungen an und mache das Verfahren so einfach wie möglich.
• Was ist die Belohnung? Präsentiere die finanziellen und nicht-finanziellen Anreize, die du definiert hast, attraktiv und sauber aufbereitet. Arbeite auch heraus, wann beispielsweise ein monetärer Bonus ausgezahlt wird und an welche Bedingungen er geknüpft ist.
• Wer ist der Ansprechpartner? Definiere eine Person oder Abteilung, an die sich Mitarbeiter mit Fragen wenden können. So vermeidest du Unsicherheit und Unklarheiten, die sich wie ein Lauffeuer in der Belegschaft verbreiten.
• Wie lange läuft das Programm? Manche Empfehlungsprogramme sind nur befristet, andere wiederum haben ein offenes Ende. Gehe auch damit klar um und verhindere, dass sich Mitarbeiter ins Zeug legen und plötzlich das Programm eingestellt ist, wenn sie jemanden für dich an der Angel haben.

Tipp 3: Ehemalige Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Beim letzten Tipp reibst du dir vielleicht verwundert die Augen – ehemalige Mitarbeiter? Im Employee Lifecycle (Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber über die gesamte Dauer der Zusammenarbeit) steht die Phase als „Alumni“ an letzter Stelle.

Irgendwann kommt immer der Tag, an dem ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Das kann auch der wohlverdiente Renteneintritt sein. Versuche, den Kontakt weiterhin zu halten. Das kann, wenn es wenige Alumni sind, über persönliche Kontaktaufnahmen sein, oder – bei vielen Abgängen – über regelmäßige Treffen oder gemeinsame Chatgruppen.

Durch den laufenden Kontakt sicherst du dir nicht nur eine „Rückholoption“ und bleibst positiv im Gedächtnis. Die ehemaligen Mitarbeiter empfehlen dich als ihren alten Arbeitgeber so mit höherer Wahrscheinlichkeit Bekannten und Freunden weiter als gänzlich ohne Kontakt nach dem Abgang.

Hier wird in der Regel nicht einmal ein Anreiz fällig – den du aber natürlich auch für Ehemalige aussprechen kannst.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Erfolgreiche Praxisbeispiele

Mit den drei Tipps geben wir dir Inspiration, wie du dein eigenes Empfehlungsprogramm auf die Beine stellen kannst. Noch mehr gibt es aus der Praxis:

• Targobank: Jahrelanges Programm mit finanziellen Anreizen und klarer Kommunikation
• Deutsche Bahn: Bis zu 1.500 Euro Bonus für jeden geworbenen Mitarbeiter (Unterschied zwischen befristeten und unbefristeten Stellen)
• Siemens: Spezieller Online-Mitarbeiterbereich, worüber Informationen zum „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programm abgerufen werden können
• Vivatas: Spezielle Form der Belohnung – sowohl der Empfehlende (1.000 Euro) als auch der Empfohlene (500 Euro) erhalten einen Bonus

Gerade das letzte Beispiel zeigt: Du kannst im Rahmen deines Mitarbeiterempfehlungsprogramms mit Benefits, Boni & Co. variieren. Wichtig ist nur, dass du ein transparentes Modell etablierst, das nachhaltig funktioniert und klar an die Belegschaft kommuniziert wird.

Mit dem Recruiting-Kurs und Mitarbeiterempfehlungen die besten Talente finden

Ob finanzieller Anreiz, zusätzliche Urlaubstage oder Spenden für den guten Zweck – überlege dir genau, wen du über Mitarbeiterempfehlungen suchst und was du den Empfehlungsgebern für Anreize schaffst, damit sie das Programm nutzen.

Halte dabei die Waage zwischen zu großem und kleinem Anreiz. Gerade, wer zu viel verspricht, riskiert „unehrliche Empfehlungen“ von Mitarbeitern, die lediglich auf den Bonus aus sind.

Wenn du mehr Tipps rund um Recruiting und Mitarbeiterempfehlungen brauchst oder dir Zeit und Inspiration fehlen, wie du dein Personalmarketing und Recruiting auf ein neues Level hebst, empfehlen wir dir unseren Recruiting-Kurs. In neun Lektionen Videomaterial und zahlreichen Bonusmodulen lernst du, wie du richtig, modern und effizient rekrutierst. Zudem geben wir dir Musterdokumente und passende Software an die Hand, die dir sofort weiterhelfen.

Viel Erfolg mit deinem Recruiting und dem Entwickeln eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms!