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Stefan Jakob, Geschäftsführer bei enerix Franchise GmbH & Co KG, hat bereits viele Erfahrungen in der digitalen Transformation sammeln können. In unserem heutigen DRS Interview verrät er uns, seine Tipps für mehr Digitalisierung im Unternehmen und worin die größten Risiken bei der Digitalisierung liegen.

Unternehmen: enerix Franchise GmbH & Co KG

Mitarbeiteranzahl: 15

Interviewpartner: Stefan Jakob, Geschäftsführer bei enerix Franchise GmbH & Co KG

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Jeder hat eine andere Vorstellung von Digitalisierung. Was bedeutet Digitalisierung für dich?

Digitalisierung ist ein sehr abstrakter Begriff, wo man viel hineininterpretieren kann. Für mich persönlich steht die Digitalisierung für eine Erleichterung und eine Vereinfachung im Tagesgeschäft, da ich meine Prozesse besser nachvollziehen kann. Ebenso kann ich die ganze Arbeit auf meinem Rechner erledigen und ich muss keine Wege mehr gehen. Die ganze Bürotätigkeit kann digitalisiert werden und das ist unheimlich praktisch.

Wie genau sieht die Digitalisierung bei euch im Unternehmen aus? Arbeitet ihr nur digitalisiert oder auch noch analog?

Unser erster Ansatz im Unternehmen war es wiederholende Prozesse zu standardisieren. In der Regel können diese Abläufe auch digital erfasst werden. Die Digitalisierung macht erst bei wiederkehrenden Prozessen Sinn, da diese Prozesse am besten optimiert und automatisiert werden können.

Wir haben unser Tagesgeschäft so digitalisiert, dass wir für unsere Prozesse ein eigenes Programm entwickelt haben. Der Prozess startet beim Kunde, indem er sich bei uns über unsere Website meldet. Die Kundendaten gelangen dann direkt in unsere Software und der Kunde bekommt automatisch eine E-Mail von uns. Bei bestehendem Interesse fahren wir zum Kunden und schauen uns zunächst die Begebenheiten an. Das machen wir halb digital, zum Teil in Papierform, zum Teil digital. Beim persönlichen Kontakt mit dem Kunden ist es einfach praktischer die Notizen auf Papier aufzunehmen.

Wenn die Daten im Rechner eingegeben sind, wird automatisch die Planung und das Angebot erstellt. Am Ende bekommt der Kunde eine Dokumentation, wie seine Anlage geschaltet und welche Komponenten verbaut wurden. So sieht es momentan bei uns im Unternehmen aus.

Mit welchen Tools arbeitest du im Alltag?

Die Hersteller mit denen wir zusammenarbeiten haben für uns spezielle Tools entwickelt, wo wir alle Geschäftsprozesse digitalisieren können. Unsere Anwendungen sind sehr speziell, weshalb wir nur unsere eigenen Tools vom Hersteller nutzen können. 

Das sind Herstellerprogramme, die dazu dienen die richtigen Geräte zu finden, die man dann nutzt.

Was sind aus deiner Sicht die größten Chancen, die sich aus der Digitalisierung ergeben?

Letztendlich muss man sich den Prozess von ganz vorne schauen, also wie die Kunden erreicht werden. Die aktuelle Situation hat uns gezeigt, wie Kunden ganz einfach von zuhause aus durch digitale Medien erreicht werden können. Werbung, die ausgedruckt wird und beim Kunden in der Tageszeitung auf dem Tisch liegt, ist total veraltet.

Man muss dem Kunden den Weg zu uns, so einfach wie möglich gestalten. Da unterstützt die Digitalisierung in Form Kundengewinnung und Kundenbindung, weil man den Kunden durch die digitalen Kanäle auch regelmäßig mit Informationen versorgen kann.

Der Marktzugang über die Digitalisierung ist eine Chance, die man nicht verpassen darf. Ansonsten ist die Digitalisierung ein wichtiger Schritt im Unternehmen, um Kosten und Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.

Worin liegen die größten Risiken, wenn ein Unternehmen die Digitalisierung verpasst?

Ein Risiko, wenn ein Unternehmen die Digitalisierung verpasst, ist der Verlust von Kunden, wenn diese Kunden schon vorher von der Konkurrenz abgefischt worden sind. Wenn man dann an Kunden gelangt, kann es dazu kommen, dass die Leistungen im Verhältnis zu den Mitstreitern dem Kunden zu teuer sind. Grund dafür sind die nicht-digitalisierten Prozesse, die zu lange dauern und dann teuer werden.

Man muss sich den Preisen und den Standards der Digitalisierung der Konkurrenz anpassen, um im Wettbewerb zu überleben.

Was wäre der erste Schritt, um das Thema “Mehr Digitalisierung” in deinem Unternehmen voranzubringen?

Unbeachtet der Digitalisierung ist es eigentlich immer der selbe Ansatz. Man hat Abläufe und Prozesse im Unternehmen und man versucht einfach diese optimal zu gestalten, so das irgendwann ein Automatismus eintritt. 

Dann entscheidet man, wie diese Prozessoptimierung umgesetzt werden kann. Der erste Schritt besteht also darin, den Prozess zu betrachten. Dann sollte man überlegen, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um den Prozess optimal zu gestalten. Die Digitalisierung ist ein großer Bestandteil dieser Maßnahmen, der immer größer wird.

Für welche Prozesse würdest du die Digitalisierung nutzen?

Man sollte digitalisierte Prozesse so viel wie möglich verwenden. Ich würde auf die digitalisierte Prozesse im Unternehmen verzichten, wenn diese analog besser funktionieren würden.

Dann muss man natürlich schauen, wie wohl sich der Kunde im Kundengespräch mit den digitalen Medien fühlt. Gerade etwas ältere Kunden können mit der Digitalisierung überfordert sein.

Ansonsten würde mir jetzt kein Prozess einfallen, den ich jetzt absichtlich aus der Digitalisierung ausklammern würde, ohne vorher zu prüfen, ob er nicht zu digitalisieren wäre.

Wie sehr ist die Kultur ein wichtiger Faktor bei der Digitalisierung?

Das fällt letztendlich wieder in den Bereich der Analyse rein. Wenn ich einen Prozess oder einen Ablauf in irgendeiner Form analysiere, dann spielen natürlich auch kulturelle Themen wie das Alter oder die gesellschaftliche Situation eine Rolle.

Ich stelle die Kultur aber im Prinzip jetzt nicht wichtiger oder unwichtiger als andere Faktoren dar. Die Kultur ist wichtig, aber nicht wichtiger als andere Faktoren in der Digitalisierung.