Digitalisierung deiner Verwaltung: Mehr Zeit für Skalierung

Digitalisierung Verwaltung

„Der Kunde ist König“ – diesen Spruch, dieses Zitat hast du bestimmt schon hundertfach gehört. Aus Unternehmenssicht hat dieser Satz auch Jahrzehnte nach seinem erstmaligen Auftauchen seine Daseinsberechtigung.

Ohne Kunden kein Umsatz, ohne Umsatz kein Gewinn und ohne Gewinn – zumindest langfristig – auch kein Unternehmen. Die Rechnung ist einfach. Doch was ist eigentlich mit den eigenen Prozessen, Mitarbeitern und Systemen? Was ist mit den Bereichen, die zwar übergeordneten, aber keinen direkten Einfluss auf den Kunden nehmen?

Die internen Prozesse eines Unternehmens und die Verwaltung deiner Organisation sind ebenfalls zentrale Faktoren für nachhaltigen Erfolg. Wenn dort alle Rädchen ineinandergreifen, fällt es dir viel leichter, deinen Kunden wie einen König zu behandeln.

Dabei hilft der digitale Wandel. Keine komplexen Kommunikationswege oder nicht auffindbare Daten mehr. Kein ineffizienter Vertrieb mehr oder falsche Lagerbestände, weil jemand anstatt der Ziffer 7 eine 1 auf dem manuell beschriebenen Zettel erkannt hat.

Dieser Artikel widmet sich der Digitalisierung deiner Verwaltung – du erfährst…

  • …was Digitalisierung der Verwaltung bedeutet
  • …welche Herausforderungen im Betriebsalltag lauern und wie du ihnen begegnen kannst
  • …warum die digitale Transformation der Verwaltung in allen Branchen, vor allem aber im Handwerk so wichtig ist
  • …wie du mit einer digitalen Verwaltung dein Unternehmen skalieren kannst

In der Praxis arbeiten wir von DRS Consulting mit zahlreichen Unternehmen verschiedener Branchen zusammen. Ob kleine Handwerksbetriebe, Mittelständler aus der Industrie oder klassische Familienunternehmen jedweder Art.

Du siehst bereits: In jeder Branche und für jede Unternehmensgröße ist das Thema Digitalisierung relevant. Während die Weichen in manchen Branchen wie beispielsweise der IT schon längst auf den digitalen Wandel gestellt sind, hinken andere wie das Handwerk hinterher. Hier bieten sich umso größere Chancen, sich auf dem Markt als Innovationsführer zu platzieren.

Wie bedeutet Digitalisierung in der Verwaltung?

Deine erste Assoziation beim Begriff „Digitalisierung Verwaltung“ ist möglicherweise die sehr schleppend verlaufende Automatisierung und Digitalisierung des öffentlichen Dienstes, also von Ämtern, Ministerien & Co.

Auch hier gäbe es sicherlich zahlreiche Baustellen und Stellschrauben, an denen gearbeitet und gedreht werden sollte. In unserer Definition beschäftigen wir uns allerdings mit deiner Verwaltung. Dazu zählen sämtliche internen Prozesse, zum Beispiel die Kommunikation innerhalb des Unternehmens oder die Datenstruktur.

Doch wofür steht der Begriff Digitalisierung ganz allgemein? Bevor wir zu unserer eigenen Definition kommen, um das gleiche Verständnis für die Materie zu haben, ein Hinweis: Die Begriffe Digitalisierung und digitale Transformation unterscheiden sich in der Theorie voneinander. In diesem Artikel sollen jedoch beide synonym verwendet werden.

Mehr zur digitalen Transformation und wie sich von der Digitalisierung abgrenzt, erfährst du hier. Nun aber zur Definition des Begriffs „Digitalisierung“:

Digitalisierung bezeichnet die Integration digitaler Technologien in bestehende interne wie externe Prozesse und Geschäftsmodelle. Der Begriff steht gleichzeitig auch für die Automatisierung solcher Geschäftsprozesse. Ziel der Digitalisierung ist eine effizientere und effektive Arbeit einer Organisation mit sämtlichen Stakeholdern und Shareholdern zu ermöglichen.“

Die Begriffserklärung zeigt: Der digitale Wandel nimmt Einfluss auf alle Prozesse, extern wie intern. Dabei wird innen oft ein niedrigerer Reifegrad der Digitalisierung vorgefunden als nach außen. Warum? Erinnere dich zurück an den Einstieg des Artikels: „Der Kunde ist König“ – und kommt damit vor allem anderen.

Kennst du diese Herausforderungen in deinem Betriebsalltag?

Das heißt nicht, dass der Fokus nicht auf dem Kunden liegen sollte. Es lohnt sich jedoch auch, einen Blick auf die internen Prozesse und die Digitalisierung der eigenen Verwaltung zu werfen.

Ein Blick auf den Digitalisierungsindex 2021, der unter anderem von der Deutschen Telekom herausgegeben wird, legt interessante Details zur Digitalisierung in deutschen Unternehmen offen. Der branchenunterscheidende Bericht zeigt beispielsweise auf, dass das Handwerk in Bezug auf seine Kundenbeziehungen digitaler ist als in Bezug auf die interne Produktivität.

Der internen Produktivität stehen meist die immer gleichen Probleme und Herausforderungen im Wege. Dazu zählen:

  • Die interne Kommunikation verläuft nicht transparent, stellenweise wird gar nicht kommuniziert oder es funktioniert aufgrund verschiedener Problemfelder nicht so, wie es gewünscht ist
  • Es werden zwar digitale Systeme und Hilfsmittel eingesetzt, die meisten davon sind jedoch Insellösungen und nicht kompatibel miteinander – die Folge sind ungenutzte Potenziale, die mit einer interagierenden Systemlandschaft abgegriffen werden könnten
  • Dokumente, ganz gleich, ob vom Kunden oder intern, schwirren digital und analog im gesamten Unternehmenskosmos umher, eine klare und strukturierte Methodik der Datenspeicherung und -ablage gibt es nicht
  • Die Auftragslage ist gut und das Unternehmen könnte noch mehr Umsatz generieren, wenn die Personaldecke es zulassen würde – doch alleine die manuelle Verwaltung der eigenen Mitarbeiter frisst wertvolle Zeit, die in das Recruiting investiert werden könnte

Digitalisierung Verwaltung Herausfoderung

Kommen dir diese vier Herausforderungen bekannt vor? Sie lassen sich beinahe ausnahmslos auf jeden Betrieb – ob Handwerk, Industrie oder Handel – übertragen.

Diese Probleme werden sich nicht in Luft auslösen. Du musst dein Glück selbst in die Hand nehmen, um die langfristige Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens zu sichern. Um allen Herausforderungen systematisch begegnen zu können, ist eine klare Struktur nötig.

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Schlechte interne Kommunikation

Die Zeiten von dutzenden internen E-Mails pro Tag, deren Inhalt größtenteils nur ein „Ja“ oder „Danke“ ist, sind vorbei – oder?

Zumindest in der Theorie prägen im Unternehmensalltag neue, digitale und smarte Tools die internen Kommunikationskanäle. Wie sieht es in deinem Unternehmen aus? Arbeitest du noch ausschließlich mit Outlook und legst deinen Kollegen wichtige Notizen auf einem kleinen Post-it in ihr Fach?

Obwohl sich die Möglichkeiten, intern effizient zu kommunizieren, in den letzten Jahren vervielfacht haben – Social Intranet, Messenger-Apps wie Slack oder übergeordnete Software wie Teams – stehen viele Unternehmen immer noch vor der Herausforderung, dass die interne Kommunikation nicht effizient genug ist.

Der Informationsaustausch untereinander ist mit das wichtigste Element, um nachhaltig erfolgreich zusammenzuarbeiten. Es gilt in diesen Bereich zu investieren, Mitarbeiter entsprechend zu schulen und eine effiziente interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln.

So gehören künftig Missverständnisse, fehlende Transparenz und Sätze wie „Das habe ich gar nicht mitbekommen!“ der Vergangenheit an.

Komplexe IT-Systemlandschaft

Hast du bereits ein System eingesetzt, das die interne Kommunikation erleichtert? Das ist ein erster Schritt – er nützt nur oftmals nichts, wenn dieses System nicht mit allen anderen innerhalb der Organisation interagiert.

Eine App für den internen Chat, ein System für die Warenwirtschaft, ein Programm zur Routenplanung und ein viertes System für die Verwaltung der Kundendaten. Vereinfacht auf vier Bausteine heruntergebrochen sieht so die Realität in vielen Betrieben aus.

Viele Bausteine, gute Ansätze – aber keine Interaktion untereinander. Das eine System weiß nicht, was das andere tut. Kundendaten werden doppelt und dreifach abgelegt, eine Abteilung hat Zugang zum Kommunikationssystem, die andere nicht. Die Probleme einer nicht aufeinander abgestimmten IT-Systemlandschaft sind vorprogrammiert.

Mit das größte Problem der Digitalisierung der Verwaltung in diesem Kontext: Wichtige Dokumente sind über verschiedene Apps, Systeme, Clouds und externe Festplatten zerstreut – es gibt keine einheitliche Datenstruktur.

Dokumenten-Wirrwarr

Das führt zur dritten Herausforderung, vor der du sicherlich schon gestanden bist. Durch fehlende digitale Tools wie einer automatischen Dokumentenerkennung oder einem smarten Ablagesystem herrscht das reinste „Dokumenten-Wirrwarr“.

Zwar sind heutzutage in den meisten Betrieben zahlreiche Dokumenttypen bereits digitalisiert. Doch wird das Bild etwas größer gespannt, sieht es oft düster aus. Werden wirklich alle Rechnungen, Zeichnungen, Stundenzettel & Co. ordentlich digital abgelegt?

Und warum wird das überhaupt analog gemacht und ist nicht standardisiert online zu erledigen? Mit einer klaren Datenstrategie und -struktur lassen sich zahlreiche Probleme der Verwaltung im Keim ersticken, bevor sie überhaupt auftreten.

So werden manuelle Fehler vermieden, die Datenkonsistenz stimmt und jeder im Unternehmen weiß, wo die Daten und Dokumente liegen, die für ihn relevant sind.

Dünne Personaldecke

Wusstest du, dass 67 Prozent der Handwerksbetriebe Probleme mit ihren Angestellten und in der Personalgewinnung haben? Dir geht es vermutlich auch so: Du könntest deutlich mehr Aufträge annehmen und deine Umsätze steigern, wenn du die Mitarbeiter dazu hättest.

Die Ursache für fehlende Mitarbeiter liegt nicht ausschließlich am herausfordernden Arbeitsmarkt und dem Kampf um Fachkräfte und Auszubildende. Oft blockiert der Aufwand für die eigenen Mitarbeiter wichtige Ressourcen, die wiederum im Recruiting eingesetzt werden könnten.

Gleichzeitig verhindern schlechte und inkonsequente Einsatzplanungen effizienteres Arbeiten und sorgen für eine Vollauslastung, obwohl eigentlich noch Kapazitäten vorhanden sein müssten.

In diesem Punkt wird am deutlichsten, wieso die Digitalisierung der Verwaltung so wichtig ist. Sie greift übergeordnet um sich und kann auch Auswirkungen auf die wichtigsten Stakeholder deines Unternehmens haben: deine Mitarbeiter.

Warum die Digitalisierung der Verwaltung in Handwerksbetrieben essenziell ist

Die vier vorgestellten Herausforderungen – daneben gibt es noch zahlreiche weitere – zeigen: Die Digitalisierung der Verwaltung ist in vielen Bereichen und Unternehmen noch ausbaufähig, längst nicht alle Organisationen können von sich behaupten, bereits alle Probleme gelöst zu haben.

Das gilt vor allem für das Handwerk. Eine sehr traditionelle Branche, die in Deutschland einen guten Ruf hat und diesem gerecht werden möchte. Sowohl nach außen gegenüber Endkunden als auch nach innen gegenüber eigenen und potenziellen Mitarbeitern.

Die Digitalisierung der Verwaltung in Handwerksbetrieben ist nicht nur für effizienteres Arbeiten und dem bestmöglichen Service und Produkt gegenüber dem Kunden essenziell.

Auch im Innenverhältnis profitierst du als Entscheider oder Unternehmer im Handwerk von digitalen Strukturen. Der Fachkräftemangel und die Azubilücke sind im Laufe des Artikels bereits thematisiert worden. Immer mehr junge Arbeitskräfte der Generation Y und Z kommen auf den Arbeitsmarkt.

Diese erwarten von ihren Arbeitgebern nicht nur Flexibilität in der Gestaltung ihres Arbeitslebens, sondern auch ein Höchstmaß an Digitalisierung. Gerade junge Arbeitnehmer sind in einer digitalen Welt aufgewachsen. In eine nicht digitalisierte Arbeitsumgebung zu kommen, trägt nicht gerade zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Apropos Zufriedenheit: Losgelöst von jungen, etablierten oder alteingesessenen Arbeitskräften sorgt die Digitalisierung der Verwaltung für zufriedenere Mitarbeiter. Wer freut sich nicht, wenn er nicht mehr Rechnungen einscannen, Kollegen hinterhertelefonieren oder kurzfristig Material aufgrund einer Fehlplanung besorgen muss?

So skalierst du dein Unternehmen mithilfe einer digitalen Verwaltung

Die positiven Auswirkungen der digitalen Verwaltung auf dein Unternehmen, ganz gleich ob Handwerks-, Industriebetrieb oder Großkonzern, sind klar geworden:

  • Effizientere interne Prozesse sorgen für bessere Kommunikation und Datenstruktur
  • Steigerung der Attraktivität für neue Mitarbeiter und Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Grundlage für optimierte Kundengewinnung

Der letzte Punkt der Aufzählung schließt den Kreis zur Einleitung, in der der Kunde als König deklariert wurde. Das ist und bleibt er – mithilfe einer digitalen Verwaltung kannst du dich jedoch noch mehr deinen Kunden widmen. Persönlicher, intensiver und effizienter.

Gleichzeitig gewinnst du durch die Standardisierung und Automatisierung der internen Prozesse und Verwaltung Freiräume für die Gewinnung neuer Kunden. Du kannst dein vorhandenes Personal besser einsetzen, neue Mitarbeiter gewinnen und so ein größeres Auftragsvolumen bedienen.

Kurzum: Du skalierst dein Unternehmen auf der Basis der Digitalisierung deiner Verwaltung.

Ist deine Verwaltung digital aufgestellt?

Jetzt bist du an der Reihe. Hand aufs Herz: Ist deine Verwaltung bereits digital aufgestellt oder hinkst du noch hinterher?

Der Wettbewerbsdruck in allen Branchen wird immer stärker. Neue Player kommen auf den Markt, die bestehende Konkurrenz schläft nicht und entwickelt sich digital weiter.

Um nicht den Anschluss zu verlieren, solltest du dich dem digitalen Wandel und seinen Möglichkeiten widmen. Gemeinsam analysieren wir alle deine Probleme, entwickeln eine passgenaue wie individuelle Strategie für deine Herausforderungen und setzen den Digitalplan konsequent um.

Schluss mit analoger, altmodischer und ineffizienter Verwaltung. Als praxiserfahrener Digitalisierungsberater gehen wir es gemeinsam mit dir an. Worauf wartest du noch? Lass uns deine Verwaltung digitalisieren. Wir freuen uns auf ein erstes, unverbindliche Beratungsgespräch!

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