Digitalisierung von Geschäftsprozessen: 3 Praxisbeispiele

Es gibt Dinge, die die Welt verändern. Dazu zählen bahnbrechende Erfindungen wie das Rad oder der Buchdruck, aber auch über einen längeren Zeitraum anhaltende Entwicklungen wie die Elektrifizierung oder die Mobilität mit der Erfindung des Automobils.

Was Webstuhl, Buchdruck & Co. in lange zurückliegenden Jahrhunderten waren, ist im späten 20. und bisherigen 21. Jahrhundert die Digitalisierung. Wer als Landwirt oder Gutsherr damals nicht auf den Webstuhl gesetzt oder als Buchproduzent nicht der neuen Technik des Buchdrucks vertraut hat, der wurde von seinen Konkurrenten abgehängt.

Gleiches gilt heute für die Digitalisierung von Unternehmen verschiedenster Größe. Es spielt keine Rolle, ob Mittelstand, Industriebetrieb oder Handelsorganisation: Der digitale Wandel erfasst alle.

Der einfachste Nenner, den alle gemeinsam haben: Geschäftsprozesse. Jede Firma, jede Organisation ist auf Prozessen aufgebaut. Je effizienter und schneller diese sind, desto erfolgreicher kann die Unternehmung sein. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Basis für mittel- bis langfristigen Erfolg und Wettbewerbsvorteil.

In diesem Artikel erfährst du…

  • …was Geschäftsprozesse sind
  • …wie auch kleine und mittelgroße Unternehmen davon profitieren
  • …wie dir die Umsetzung in deinem Unternehmen gelingt

Zudem stellen wir dir drei unterschiedliche Beispiele aus der Praxis vor, die untermauern, dass sonst relevante Kennzahlen wie Größe des Unternehmens, die Ausrichtung B2B vs. B2C, die Branche & Co. irrelevant sind.

Vor dem Ausflug in die Praxis klärt sich die Frage, wie wir von DRS Consulting Geschäftsprozesse definieren. Ein einheitliches Verständnis ist für jede Digitalberatung Grundlage einer erfolgreichen Arbeit und Strategieentwicklung.

Was sind überhaupt Geschäftsprozesse?

Eines der ersten Suchergebnisse beim Suchbegriff „Was sind Geschäftsprozesse?“ stammt von der größten Online-Enzyklopädie Wikipedia. Das frei zugängliche Nachschlagewerk definiert den Begriff wie folgt:

„Der Geschäftsprozess (Abkürzung: GP) ist im Prozessmanagement ein Prozess, der in Unternehmen der Erfüllung der Unternehmensziele dient, indem er vorhandene Geschäftsfelder bearbeitet und neue entwickelt.“ (Quelle: Wikipedia, 2022)

Zwar ist diese Definition sehr allgemein und nicht detailliert, sie trifft jedoch gleichzeitig auch den Nagel auf den Kopf. Prozesse dienen deinem Unternehmen zur Erfüllung deiner Unternehmensziele.

Genauer gesagt handelt es sich bei einem Geschäftsprozess um die Aneinanderreihung verschiedener Einzeltätigkeiten, die bei erfolgreicher Erfüllung das gewünschte Resultat liefern.

Ein Geschäftsprozess besteht aus drei Bestandteilen:

  1. Input durch einen Trigger
  2. Ressourceneinsatz (materiell oder immateriell)
  3. Output

Diese strukturierten Abläufe innerhalb einer Organisation werden im Prozessmanagement dokumentiert, durch die Prozessoptimierung laufend verbessert und über das Qualitätsmanagement überwacht.

Einige Beispiele für übliche Prozesse, die in beinahe jedem Unternehmen vorkommen:

  • Auftragsakquise
  • Lagerführung zur Auslieferung bestellter Waren (bei produzierenden Firmen)
  • Warenbestellprozess
  • Lohnabrechnung
  • Beschwerdemanagement

Kurz zusammengefasst: Geschäftsprozesse sind die strukturierten Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen. Da es innerhalb jeder Organisation notwendige Prozesse gibt, um aus dem Input den gewünschten Output zu erhalten, gilt die Definition für alle Branchengrößen vom Kleinunternehmen über den Großkonzern – und auch den Mittelstand.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Neue Möglichkeiten für den Mittelstand?

Gerade für Unternehmen dieser Größe bietet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spannende Wachstumschancen.

Digitalisierung – ein Begriff, der im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen ebenfalls eine Definition erfordert. Bei DRS Consulting verstehen wir den digitalen Wandel wie folgt:

Digitalisierung bezeichnet die Integration digitaler Technologien in bestehende interne wie externe Geschäftsprozesse und Unternehmensmodelle. Der Begriff steht gleichzeitig auch für die Automatisierung solcher Prozesse. Ziel der Digitalisierung ist eine effizientere und effektive Arbeit einer Organisation mit sämtlichen Stakeholdern und Shareholdern zu ermöglichen.“

Doch zurück zum Mittelstand. Laut dem Institut für Mittelstandsforschung in Bonn (IfM) gehören alle Unternehmen, die bis zu 249 Mitarbeiter beschäftigen und deren jährlicher Umsatz die Grenze von 50 Millionen nicht überschreitet, offiziell zum Mittelstand.

Wusstest du, dass der Mittelstand 99,5 Prozent aller deutschen Unternehmen ausmacht? Zu dieser Zahl kommt das IfM für das Jahr 2018.

Die Wahrscheinlichkeit, dass du mit deinem Unternehmen zum Mittelstand zählst, ist also sehr hoch. Doch wieso bieten sich gerade für kleine und mittelständische Unternehmen massive Chancen im Bereich der Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Bei vielen Mittelständlern spielt die Digitalisierung trotz ihrer aus deren Sicht unbestrittenen Wichtigkeit keine große Rolle. Das zeigen zahlreiche Studien und Befragungen von Branchen- und Interessensverbänden. Die Gründe sind vielfältig:

  • Kein Know-how im Unternehmen vorhanden
  • Keine Kapazitäten zur Umsetzung
  • Respekt und fehlender Mut zur Veränderung
  • Fehlende Investitionsbereitschaft

Gerade weil viele Unternehmen dieser Größe sich mit der Digitalisierung schwertun, nur langsam oder gar nicht vorankommen, bieten sich hier enorme Wachstumschancen und Potenziale. Nämlich genau für die Organisationen, die ihren Fokus auf den digitalen Wandel legen.

So lässt sich ein Wettbewerbsvorteil erarbeiten, der nicht nur temporär, sondern nachhaltig ist. Gleichzeitig sind digitalisierte Unternehmen attraktiv für potenzielle Mitarbeiter – in Zeiten des Azubi- und Fachkräftemangels ein nicht zu unterschätzender Faktor im Recruiting.

Der große Vorteil gegenüber Großunternehmen: In diesen haben Prozessveränderungen meist größere Auswirkungen, diese Organisationen sind weniger flexibel.

Digitalisierte Geschäftsprozesse: 3 Praxisbeispiele

Spielt die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse bereits eine Rolle in deinen strategischen Überlegungen zur künftigen Ausrichtung deines Unternehmens? Wenn nicht, lass dich von den folgenden drei Beispielen aus der Praxis inspirieren.

Diese zeigen, was möglich ist – mit geringem Budget, mit hohem Budget, mit tollen Ideen und mit dem Mut zur Veränderung.

Allzweckbeispiel: Integration eines CRM-Systems

Kennst du die Herausforderung, dass Informationen zu Kunden über das ganze Unternehmen zerstreut sind? Das führt oftmals zu komplizierten, manuellen Prozessen, die effizientes Arbeiten verhindern.

Die Ausgangssituation in diesem Praxisbeispiel ist wie folgt: Das anonyme Unternehmen aus dem B2B-Bereich mit vielen Wiederkäufern setzt für die Verwaltung der Kundenhistorie auf eine physische Ablage in Papierform. Im Vertriebsbüro sind die Schränke mit den Ordnern zugänglich, zudem gibt es für jeden Kunden einen digitalen Ordner. An diesen beiden „Orten“ sind alle Informationen von Bestellungen über Rechnungen bis hin zu Hinweisen zum zielführenden Umgang mit dem Kunden aufgeführt.

Ruft ein Kunde nun an oder schreibt eine Mail und bestellt etwas, dauert der Prozess aufgrund der vielen ineffizienten Touchpoints unnötig lange. Das Angebot wird in Word oder Excel verschickt, nach Bestätigung wird ein manueller Auftragsschein ausgefüllt und so weiter.

Dieser gesamte Geschäftsprozess der Bestellung eines Bestandskunden lässt sich digitalisieren. Das Unternehmen setzt fortan auf eine integrierte CRM-Lösung – also eine Software zur Verwaltung der Kundenbeziehung. Diese ist geknüpft an das bestehende ERP-System und die Buchhaltung.

Die Folge: Beim nächsten Anruf des Kunden kann dessen gesamte Historie mit zwei Klicks direkt aufgerufen werden, gleichzeitig kann seine Anfrage parallel auf Verfügbarkeit geprüft werden. Das Angebot wird automatisiert vom System generiert und an den Kunden versandt – der wiederum kann es per digitaler Unterschrift ohne Ausdruck unterschreiben und so die Bestellbestätigung übermitteln.

Diese wird im CRM-System vermerkt, gleichzeitig wird die Bestellung intern ausgelöst und der Warenbestand über das ERP-System angepasst. Im letzten Prozessschritt wird eine Rechnung in der Buchhaltung generiert, die automatisiert an den Kundendatensatz im CRM geknüpft wird. Die vollständige digitale Verwaltung.

Optional versendet das CRM-System dank integrierter Kommunikations- und Marketingfunktion eine automatisierte E-Mail an den Kunden – zwei Wochen nach dem Kauf, ohne Eingreifen des Vertriebsmitarbeiters. Der Inhalt: Waren Sie zufrieden? Wie wäre es mit Produkt xy, das zu Ihrem Kauf passt?

So wird dank des neuen Systems nicht der gesamte Geschäftsprozess digitalisiert, er wird gleichzeitig erweitert und schafft Potenziale für Up- und Crossselling.

Smarte Auftragsabwicklung in der Industrie

Die Gartner Extrusion GmbH sitzt mit rund 330 Mitarbeitern in Gundelfingen an der Donau. Das Unternehmen hat sich auf die Herstellung hochwertiger Aluminiumstrangpressprofile, unter anderem für den Automobilbau, spezialisiert.

Die Herausforderung und Ausgangslage: Der Geschäftsprozess der „Auftragsänderung“ seitens des Kunden ist ineffizient. Vertriebsmitarbeiter müssen in solch einem Fall prüfen, ob eine Änderung überhaupt möglich ist. Alle Prozessschritte laufen manuell ab.

Mit dem Ziel, die Auftragsabwicklung vollständig zu digitalisieren und in die Wertschöpfungskette zu integrieren, hat Gartner Extrusion gemeinsam mit Partnern eine Digitalstrategie entwickelt, die das bestehende ERP-System um die Prozessmodule & Co. erweitern sollen, die für eine vollständig effiziente Auftragsabwicklung inklusive Änderungsbearbeitung und Logistikvorgang notwendig sind.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, wurde eine Programm-Logik für das ERP-System entwickelt. Heute gleicht das System bei einer Auftragsänderung automatisiert ab, ob diese noch möglich ist. Je nach Ergebnis wird diese dann direkt und automatisch in den Produktionsprozess integriert oder der Kunde erhält eine Absage.

Dadurch wurden im Vertrieb Kapazitäten geschaffen, die beispielsweise zur Akquise weiterer Kunden und damit zu einer Steigerung der Umsätze genutzt werden können.

Digitaler Vorreiter mit 20 Mitarbeitern

Dass es nicht immer ein Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern sein muss, das positiv mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen hervorsticht, zeigt das Beispiel von Malermeister Markus Massmann aus Nordrhein-Westfalen, der in seinem Betrieb rund 20 Mitarbeiter beschäftigt.

Die Ausgangssituation des Handwerkbetriebs: Die Bearbeitung von vier bis fünf Baustellen gleichzeitig und das Verzichten auf integrierte digitale Lösungen führte zu einer hohen Belastung durch Papier und ineffiziente Prozesse. Stundenzettel wurden manuell ausgefüllt, Bestellungen & Co. waren ebenfalls nur in Papierform vorhanden. Mit ein Problem: Markus Massmann selbst fungierte als „Wissenszentrale“ – es gab keine Back-up-Lösung, sollte er eines Tages nicht mehr da sein.

Basierend auf diesen Umständen ruft er die „Vision Papierlos“ aus und digitalisiert fortan eine ganze Reihe an Geschäftsprozessen. Angefangen von der Abschaffung analoger Stundenzettel über die Integration digitaler Vorlagen für alle Dokumenttypen bis hin zur automatisierten Werkzeugverwaltung und Materialwirtschaft über gechipte Maschinen und Werkzeuge wird der Betrieb so im Laufe der Umsetzung der Digitalstrategie zu einem digitalen Vorreiter.

Der Lohn dafür: Die Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse wurde und wird weiter vorangetrieben und Mitarbeiter sind motiviert und dankbar, Teil eines stark digitalisierten und fortschrittlichen Unternehmens zu sein.

So gelingt dir die Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse

Sollten dich die drei unterschiedlichen Beispiele – hier findest du noch mehr – aus der Praxis motiviert haben, kommt hier eine gute Nachricht für dich: Das kannst du auch haben! Als auf die Digitalisierung von Unternehmen spezialisierte Digital- und Beratungsagentur gehen wir gemeinsam mit dir den Wandel deiner Geschäftsprozesse an.

Im Zentrum jeder Transformation und der Entwicklung der passenden Digitalstrategie steht die Frage: Wie ist die Ist-Situation und wo soll die Reise hinführen?

In einem ersten Schritt analysieren wir gemeinsam mit dir den Status Quo:

  • Welche Geschäftsprozesse gibt es in deinem Unternehmen?
  • Welche der Prozesse sind manuell, welche analog, welche digital, welche automatisiert?
  • Welche sollen manuell und analog bleiben, welche sollen optimiert werden?
  • Wie müssen alle Prozesse ineinandergreifen, um das bestmögliche und effizienteste Prozessergebnis zu erzielen?
  • Welches Know-how ist im Unternehmen in Bezug auf Digitalisierung bereits vorhanden?

Digitalisierung Geschäftsprozesse Analyse

Das sind nur einige der Kernfragen, denen sich die Analyse deiner individuellen Situation widmet. Im zweiten Schritt erarbeiten wir auf deinen Bedürfnissen basierend eine Digitalstrategie. Diese ist praxisorientiert und wird während der Umsetzung, dem dritten Schritt, laufend überwacht und bei Bedarf optimiert und angepasst.

Bist du bereit, deine Energie und Motivation in die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse zu stecken? Das ist wichtig: Verpasst du den digitalen Wandel, zieht deine Konkurrenz an dir vorbei und du bleibst mittel- und langfristig auf der Strecke.

Um deine Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und der Verantwortung gegenüber deinen Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden gerecht zu werden, ist es unerlässlich, dass du dich mit der Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse beschäftigst.

Nimm jetzt Kontakt mit Aliona Schäfer auf, unserer Expertin für strategische Problemlösung. Optimiere so deine Prozesse, automatisiere dein Personalmanagement und wachse nachhaltig und gewinnbringend. Sichere dir jetzt dein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch!

Prozessdigitalisierung: Jetzt wichtiger denn je!

Der digitale Wandel ist unbarmherzig. Er nimmt keine Rücksicht auf deine Kapazitäten, deine Bedenken hinsichtlich der Realisierbarkeit oder der fehlenden Zeit an allen Ecken und Enden.

Gerade letzteres lässt dich mit der Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse schaffen: Mehr Zeit für die Weiterentwicklung deines Unternehmens und die Skalierung deiner Umsätze.

Sich dem digitalen Wandel zu stellen, ist jetzt wichtiger denn je. Umso länger du damit wartest, umso schwerer wird es, das Verpasste aufzuholen. Worauf wartest du also noch? Gehen wir es gemeinsam an. Wir freuen uns auf deine Anfrage!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.