Digitalisierung deiner Buchhaltung: Schluss mit unnötiger Bürokratie

Digitalisierung Buchhaltung

Wer kennt es nicht: Rechnungen kommen auf dem Postweg, per Mail, stellenweise sogar noch per Faxgerät ins Unternehmen geflattert. Gleichzeitig klopfen Mitarbeiter an die Tür, um Lohnzettel abzuholen oder Stundenaufschriebe abzugeben. Als wäre das alles nicht genug, streikt der Scanner und das Einscannen von Dokumenten funktioniert nicht.

Seien wir ehrlich: In kaum einer Organisation sind gänzlich alle mit der Buchhaltung in Verbindung stehen Prozesse noch manueller und analoger Natur. Dennoch stehen viele – gerade auch kleine Unternehmen aus dem Handwerk oder der Industrie – Firmen immer noch vor Papierbergen, sobald sie die Buchhaltungsabteilung betreten.

Längst hat die Digitalisierungswelle aber rasant an Fahrt aufgenommen, sie greift unternehmensweit um sich und lässt in keiner Abteilung einen Stein auf dem anderen. In der Buchhaltung beginnt dabei oft der digitale Wandel, sie ist Ausgangspunkt von weitreichenden Veränderungen. Warum das so ist, erfährst du in diesem Artikel – und außerdem…

  • …vor welchen Herausforderungen Unternehmen mit der Digitalisierung stehen
  • …welche konkreten Vorteile eine digitale Buchhaltung für dich mit sich bringt
  • …welche Risiken und Nachteile entstehen

Digitalisierung funktioniert nicht vom einen auf den anderen Tag, in der Regel benötigt es zudem externe Kompetenz, um die komplexen Anforderungen der digitalen Zukunft auf die eigene Organisation zu übertragen und die richtigen Schlüsse daraus ziehen zu können.

Dafür gibt es Digitalberatungen wie DRS Consulting. Seit über zehn Jahren beraten wir praxisnah Unternehmen aus verschiedenen Branchen und unterschiedlicher Größe, vom kleinen Handwerker um die Ecke bis zum Anlagebauer im Mittelstand.

Eines haben alle gemeinsam: Die Buchhaltung ist ein leidiges Thema, das erledigt werden muss und Kapazitäten und Nerven bindet. Warum also nicht genau an diesem Punkt ansetzen und dem Zahlen- und Zettelchaos mit digitalen Tools ein Ende bereiten?

Herausforderungen der Unternehmen

Wenn es so einfach wäre, hättest du als Entscheider oder Unternehmensinhaber vermutlich schon längst das Heft des Handelns in die Hand genommen und die Digitalisierung deiner Buchhaltung vorangetrieben.

Oftmals fehlt dafür jedoch die Zeit, das Know-how oder die Digitalkompetenz. Zur Wahrheit gehört aber auch: Viel zu oft werden diese Argumente als Ausrede vorangeschoben, warum sich eine Organisation nicht mit dem digitalen Wandel auseinandersetzt.

Dabei wäre das bitter nötig. Im Ländervergleich schneidet Deutschland traditionell schlecht ab, ganz gleich, ob europa- oder weltweit. Zwar verbessert sich die deutsche Wirtschaft diesbezüglich kontinuierlich, meist aber nur gleich oder sogar weniger schnell als „konkurrierende Länder“.

Die Herausforderungen der Digitalisierung für Unternehmen sind losgelöst von Branche und Firmengröße meist gleicher Natur:

  • Fehlendes Know-how, Mangel an Digitalkompetenz
  • Angst vor Fehlinvestitionen
  • Veraltete und eingefahrene Unternehmenskultur, die Veränderung kaum zulässt
  • Fehlender Mut für die Veränderung und das Wagnis, neue Wege zu beschreiten

Digitalisierung Buchhaltung Herausforderung

Beim Blick auf die zahlreichen Vorteile, die die Digitalisierung hervorruft, verwundert es dann doch, dass so viele Unternehmen noch hinterherhinken. Gerade in noch nicht stark digitalisierten Branchen bietet der digitale Wandel exzellente Chancen, sich nachhaltig erfolgreich am Markt gegenüber seinen Mitbewerbern zu positionieren.

Das wirkt sich nicht nur positiv auf die verfügbaren Kapazitäten, Geschäftsprozesse und Kostenstruktur aus, sondern macht eine Firma auch attraktiv für bestehende und neue Mitarbeiter. Die profitieren von einer modernen Unternehmensführung und -kultur – wenn Verantwortliche den entsprechenden Wandel zulassen und aktiv mitgestalten.

Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie rückt schnell die Buchhaltung in den Mittelpunkt. In diesem Bereich einer Organisation laufen alle Fäden zusammen. Beginnt Digitalisierung also in der Buchhaltung?

Falls du dich bei der Aufzählung der Herausforderungen (und punktuell auch Ausreden) wiedergefunden hast, können wir dich beruhigen: Du musst die Digitalisierung deines Unternehmens nicht allein vorantreiben.

Als praxiserprobte Umsetzer stehen wir von DRS Consulting dir beratend zur Seite. Buchhaltung, Vertrieb, Marketing, Produkte, Strategie – ein Digitalplan berücksichtigt sämtliche Geschäftsbereiche, die zur Wertschöpfung beitragen. Dazu zählen auch Mitarbeiter und Kunden.

Um dich fit für die digitale Zukunft zu machen, erarbeitet unsere Expertin Aliona Schäfer gemeinsam mit dir den Status Quo deiner Strukturen, um anschließend einen für die Umsetzung mit praxisrelevanten Methoden bespickten Digitalplan aufzusetzen. Bist du bereit, das analoge Zeitalter hinter dir zu lassen? Es wird sich lohnen – versprochen. Vereinbare jetzt einen Termin für ein erstes, unverbindliches und kostenloses Kennenlerngespräch!

Alles beginnt in der Buchhaltung

Digitalisierung ist allumfassend. Jede Organisation ist anders strukturiert, hat andere Prioritäten. Die pauschale Aussage „Digitalisierung beginnt in der Buchhaltung“ ist also mit Vorsicht zu genießen – trotzdem hat die Aussage einen wahren Kern.

Das liegt an zwei wesentlichen Gründen:

  • Liquiditätsmanagement und Budgetkontrolle: Produktentwicklung & Co. arbeiten leichter, wenn das Budget im Hintergrund klar ist. So gibt es keine bösen Überraschungen. Damit alle Zahlen stimmen, ist eine digitalisierte Buchhaltung mit Informationen in Echtzeit notwendig.
  • Bekannte Prozesse, viele Tools: Geschäftsprozesse sind in vielen Buchhaltungen ähnlich bis gleich. Hier lässt sich also schnell ansetzen, zügige Ergebnisse und Einsparungen sind vorprogrammiert.

Aufgrund dieser beiden Tatsachen ist es sinnvoll, sich mit der Digitalisierung seiner Buchhaltung mit zu Beginn einer Digitalisierungsstrategie auseinanderzusetzen.

6 Vorteile einer digitalen Buchhaltung

Ist der Plan erst einmal ausgearbeitet und später in die Tat umgesetzt, warten zahlreiche Vorteile auf dich. Eine digitale Buchhaltung katapultiert dich im Vergleich zur vorherigen, manuell-analogen Situation regelrecht in die Zukunft.

Zukunft in diesem Zusammenhang bedeutet: Zeiteinsparung, zufriedenere Finance-Mitarbeiter, effizientere Prozesse, weniger Papier, deutlich weniger leidige Bürokratie.

Wir stellen dir die sechs größten Vorteile der Digitalisierung deiner Buchhaltung vor.

Keine Papierberge voller Rechnungen mehr

Mittlerweile werden die meisten Rechnungen nicht mehr analog, sondern digital versendet. Rückständigkeit in der Buchhaltung und das Verweigern von digitalen Lösungen kann unter diesen Umständen also sogar zu Probleme führen – teilweise akzeptieren Lieferanten, Kunden & Co. keine Rechnungen in Papierform mehr.

Sowohl der Geschäftsprozess der Ein- als auch der Ausgangsrechnungen lässt sich in Kombination mit einer smarten Dokumentenerkennung beinahe vollständig automatisieren. So werden beispielsweise Eingangsrechnungen direkt an den zuständigen Prüfungskreis weitergeleitet, Ausgangsrechnungen hingegen können automatisiert je nach Klassifizierung an die richtigen Ansprechpartner des Kunden gesendet werden.

Flexibles Arbeiten mit ausreichend Platz

Deine Mitarbeiter werden dir eine digitale Buchhaltung danken – in zweierlei Hinsicht. Zum einen fallen Räume oder ganze Keller voller Archive mit Unmengen an Dokumenten weg – du gewinnst nebenbei also auch beispielsweise wieder mehr Raum und Platz für Produktionskapazitäten und Arbeitsplätze.

Zum anderen können Mitarbeiter der Finanzabteilung flexibler arbeiten. Nicht mehr für jeden Vorgang und Prozess muss das Büro aufgesucht werden, teilweise lassen sich Vorgänge komplett mobil abwickeln. Die Arbeitswelt wird ein Stück einfacher.

Fehlerminimierung

Zahlendreher, falsche Seite eingescannt, aus Versehen den falschen Mandanten zugeordnet: In der Buchhaltung können bei manuellen Prozessen viele Fehler passieren, die Unternehmen teuer zu stehen können kommen.

Digitale Prozesse, Automatisierungen und Standardisierungen senken die Fehleranfälligkeit in den Prozessen auf ein Minimum. Zudem ist Buchhaltungssoftware rechtssicher und gibt ohne Umschweife Einblicke in alle relevanten KPIs und Kennzahlen.

Keine Fachkräfte, (fast) kein Problem

Es wird keine Überraschung für dich sein, vielmehr traurige Realität: Es gibt kaum Fachkräfte auf dem Markt. Die wenigen Interessierten werden von dutzenden bis hunderten von Firmen umgarnt.

Einen Buchhalter zu finden, ist nicht einfach. Es lohnt sich also, in die Digitalisierung der Buchhaltung zu investieren und so Stellen obsolet zu machen, wie zuvor als unersetzlich galten.

Zahlreiche Fördermöglichkeiten

Sowohl Bund als auch die verschiedenen Länder haben zahlreiche Programme zur Förderung von Digitalisierungsvorhaben aufgelegt. Ob fixe Förderbeträge von Digital Jetzt und Go digital oder attraktive Kredite wie die von der KfW: Es gibt umfangreiche Töpfe, die du in Anspruch nehmen kannst.

So erhältst du auch für die Digitalisierung deiner Buchhaltung finanzielle Mittel, mit denen du deinen digitalen Wandel finanzieren kannst. Als Digitalberatung stehen wir dir auch in dieser Angelegenheit beratend zur Seite und ermitteln alle Fördermöglichkeiten für dich.

Basis für weitere Automatisierungen

Erinnere dich bei diesem Vorteil an das vorangegangene Kapitel des Artikels. Die Buchhaltung steht oft am Anfang einer internen Digitalisierungswelle. Mit der Automatisierung und Standardisierung der oftmals gleichen Buchhaltungsprozesse kannst du den Startschuss für den weiteren digitalen Wandel innerhalb deiner Organisation geben.

Dr. Artur und Aliona Schäfer sind als Geschäftsführer von DRS Consulting überzeugt von der Wichtigkeit und Notwendigkeit der Digitalisierung im Mittelstand – vor allem in Bezug auf das Handwerk. Wenn du dich für mehr Hintergründe zu ihrer Sicht der Dinge interessierst, empfehlen wir das Interview mit dem renommierten Unternehmer Erik Freutel!

Gibt es Risiken und Nachteile bei der Digitalisierung der Buchhaltung?

Wie immer gibt es auch in diesem Kontext Nachteile beziehungsweise Risiken, die beachtet werden müssen. Aus neutraler Perspektive betrachtet sind diese Punkte allerdings weniger ernsthafte Nachteile, sondern mehr Risiken, die sich auf ein absolutes Minimum reduzieren lassen.

Dazu zählen:

  • Anschaffung und Inbetriebnahme von Soft- und Hardware: Dafür sind teilweise spürbare Investitionen notwendig. Im ersten Moment wirkt das wie ein Risiko – ist es aber nicht. Detailliert geplant und in einen übergeordneten Digitalplan eingebettet, ist jede Investition sinnvoll und trägt am Ende positiv zur Geschäftsentwicklung bei.
  • Struktureller Wandel innerhalb des Unternehmens: Durch neue Prozesse und Arbeitsabläufe verliert der ein oder andere Mitarbeiter seinen Rhythmus. Im schlimmsten Falle resultiert das in eine Kündigung. Das muss aber nicht sein: Nimm deine Belegschaft und Kollegen auf die Reise vom analogen ins digitale Zeitalter mit. Das Stichwort: Aktives Change Management. Involviere alle Beteiligten in den Wandel und die neuen Prozesse. So verhinderst du Unzufriedenheit und erzeugst im Umkehrschluss Begeisterung und Euphorie für die neuen, modernen Arbeitsumgebungen.
  • Initialer Aufwand: Gerade, wenn du bisher ausschließlich analog gearbeitet hast, stehst du am Anfang vor einem unwirklich groß erscheinenden Berg an Papier, der digitalisiert werden muss. Hier gibt es keinen Workaround – du musst an dieser Stelle in den „sauren Apfel“ beißen und dir eine gemütliche Position zwischen Papier und Scanner suchen. Aber: Das ist der Beginn deiner digitalisierten Buchhaltung, das Gefühl, nach und nach Analoges in Digitales zu verwandeln ist eine tolle und motivierende Erfahrung – versprochen.
  • Datensicherheit: Ein immer wiederkehrender Punkt und ein Risiko, das im Zuge der zunehmenden Vernetzung und Digitalisierung real und ernstzunehmend ist – Cybersecurity. Deine IT-Systemlandschaft muss modernsten Standards entsprechen und vor unberechtigten Zugriffen geschützt sein. Der Spruch „Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts“ ist etwas abgegriffen, trifft aber zu.

Digitalisierung Buchhaltung Nachteile

Bis auf den initialen Aufwand – diesen musst du auf dich nehmen – sind alles andere Risikofaktoren, die sich mit der richtigen Strategie und dem Bewusstsein ihres Existierens auf ein Minimum reduzieren lassen.

Digitale Buchhaltung: Lästiger Papierkram ist Geschichte

Wir kennen die Situation von zahlreicher unserer Kunden: Das Papier stapelt sich im Büro, Mitarbeiter sind entnervt von zeitraubenden und unnötigen Prozessen, die IT-Systemlandschaft funktioniert nicht richtig.

Schluss damit. Lästiger Papierkram sollte ab sofort der Vergangenheit angehören – dazu musst du aber die Digitalisierung deiner Buchhaltung in die Hand nehmen. Damit solltest du nicht länger zögern: Die Konkurrenz schläft nicht, wer sich weigert, zu digitalisieren, setzt mittelfristig seine Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel.

Um im Alltagsdschungel den Überblick zu bewahren, hilft für ein so großes Projekt wie es die digitale Buchhaltung ist, eine externe Beratung. Wir von DRS Consulting stehen dir gerne zur Seite. Mit praxiserprobten Methoden und einer individuellen Betrachtungsweise deiner Organisation und Finanzabteilung ermitteln wir deine Schwachstellen und merzen diese mit einem strukturierten Digitalplan aus.

Lege so gemeinsam mit uns den Grundstein für eine einfachere und papierarme Zukunft. Wir freuen uns darauf, dich und deine Herausforderungen kennenzulernen. In einem unverbindlichen Kennenlerngespräch ermitteln wir deine Situation – anschließend liegt es in deiner Hand, ob wir gemeinsam deine Digitalisierung vorantreiben oder nicht. Klicke hier, um direkt einen Termin für das kostenlose Kennenlernen zu vereinbaren!

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