Digitalisierung der Arbeitswelt: Automatisiere deine Prozesse für mehr Gewinn

Kaum ein Thema bewegt die deutsche Wirtschaft so sehr wie die Digitalisierung der Arbeitswelt und die damit einhergehenden Umstrukturierungen, Entwicklungen und Zukunftsaussichten.

Belastende Faktoren wie die Zinswende, geopolitische Störungen oder die Corona-Pandemie sind ebenfalls relevante Themen – im Vergleich zur Digitalisierung jedoch (hoffentlich) nur temporär.

Die Digitalisierung hingegen bleibt – nein, sie schreitet immer weiter voran. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales widmet dem Thema „Digitalisierung der Arbeitswelt“ sogar eine komplette Homepage.

Hast du schon einmal strategisch darüber nachgedacht, wie du diesen Wandel für dich als Unternehmer oder Entscheider in deiner Organisation nutzen kannst? Klar ist: Auch an dir wird die Digitalisierung nicht ahnungslos vorbeigegangen sein. Nur wenige jedoch machen sich gezielt, strukturiert und mit einem klaren Ziel im Hinterkopf Gedanken, wie sie den digitalen Wandel gewinnbringend nutzen können.

Die Stichwörter: Prozessautomatisierung und -optimierung, Standardisierung und New Work – um nur drei von vielen zu nennen.

In diesem Artikel zeigen wir dir…

• …wie die Digitalisierung die Arbeitswelt konkret verändert
• …welche Herausforderungen diese Entwicklung dir und deiner Konkurrenz stellt
• …wie du in drei Schritten diesen Wandel für dich nutzen kannst

Zudem unterlegen wir die Theorie immer wieder mit Beispielen. Der Fokus liegt dabei jederzeit auf den Prozessen und Strukturen deines Unternehmens, weniger auf den Verhaltensweisen von Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden, die sich durch die Digitalisierung der Arbeitswelt ebenfalls stark verändern.

Warum? Weil du mit der Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse, der Optimierung deiner Abläufe und Standardisierung deines Alltags nicht nur Ressourcen und Kapazitäten einsparst, sondern dich damit auch im Wettbewerb stark und zukunftsorientiert als moderne Organisation positionierst.

Digitalisierung der Arbeitswelt: Fluch oder Segen?

Digitalisierung: Ein Buzzword. Also ein Begriff, der inflationär genutzt wird und von dem viele nicht wissen, was er eigentlich bedeutet. Um ein gleiches Begriffsverständnis zu haben, definieren wir von DRS Consulting den Terminus „Digitalisierung“ wie folgt:

„Digitalisierung bezeichnet die Integration digitaler Technologien in bestehende interne wie externe Prozesse und Unternehmensmodelle. Der Begriff steht gleichzeitig auch für die Automatisierung solcher Geschäftsprozesse. Ziel der Digitalisierung ist eine effizientere und effektive Arbeit einer Organisation mit sämtlichen Stakeholdern und Shareholdern zu ermöglichen.“

Der digitale Wandel, die digitale Transformation oder die Digitalisierung – die drei Begriffe werden meist gleichgesetzt, unterscheiden sich aber, wie unser Beitrag zur digitalen Transformation zeigt – verändern also nahezu alle Abläufe innerhalb eines Unternehmens.

Diese Auswirkungen auf die gesamte Arbeitswelt sind Chance und Risiko zugleich. Chance, weil durch künstliche Intelligenz und moderne Technologien neue Möglichkeiten der Produktentwicklung, Innovation und Zusammenarbeit entstehen.

Risiko, weil dieser Wandel für viele etablierte und traditionelle Unternehmen, gerade aus dem Handwerk oder Mittelstand, viel zu schnell geht. Zahlreiche Organisationen „verschlafen“ die Digitalisierung und hinken weit hinterher. Aus Sicht von Arbeitnehmern besteht zudem das Risiko, dass ihre Jobs durch künstliche Intelligenzen, Maschinen oder Roboter ersetzt werden – das betrifft Stand 2019 in Deutschland gut 18 Prozent aller Jobs.

Aber: Die Chancen überwiegen, der digitale Wandel ist viel mehr Segen als Fluch. Die Digitalisierung der Arbeitswelt öffnet Türen zu neuen Technologien, Umsatzpotenzialen und einer deutlich effizienteren Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und allen weiteren Stake- und Shareholdern.

Dabei ist die Entscheidung, Teil des digitalen Wandels in der Arbeitswelt zu sein, keine, die du ohne Konsequenzen treffen kannst. Verschränkst du die Arme, machst du einfach nur weiter wie bisher und scheust dich vor Veränderung, wirst du immer noch weiter abgehängt. Schon heute schneidet Deutschland im internationalen Vergleich und Digitalisierungsindex schlecht ab.

Wie verändert die Digitalisierung die Arbeitswelt?

Doch wie äußert sich die Digitalisierung der Arbeitswelt konkret im Alltag? Die Unterschiede zwischen einzelnen Branchen wie der Industrie verglichen mit dem Handwerk sind zwar gegeben, bei weitem aber nicht gravierend.

Hier liegt das Potenzial der Digitalisierung: Die Möglichkeiten von Prozessoptimierung & Co. sind für jeden gegeben. Ob kleiner Handwerker oder Global Player, altes oder neues Unternehmen. Digitalisierung geht jeden etwas an – auch dich.

Die Arbeitswelt verändert sich durch die Digitalisierung beispielsweise wie folgt:

• Smarte Systeme und intelligente Anlagen ersetzten Jobs oder mindestens Arbeitsschritte, die bis dato von Menschenhand erledigt wurden (Beispiel: Die Buchhaltung eines Handwerkers hat bisher die Bezahlung von Eingangsrechnungen manuell erledigt, in der Zwischenzeit erkennt eine künstliche Intelligenz alle Daten der automatisch eingehenden Rechnungen und weist die Zahlungen an)
• Arbeitsumgebungen werden digitaler, die Zusammenarbeit wandelt sich dadurch (Beispiel: Während vor einigen Jahrzehnten Einzelbüros, ständiges Telefonieren und Meetings in Präsenz absoluter Standard waren, gibt es heute New Work, hybride Arbeitszeitmodelle, Kommunikation via Teams & Co. sowie digitale Zusammenarbeit auch über die Unternehmensgrenzen hinaus – das alles erleichtert die Verwaltung massiv)
• Einzelne Abteilungen und Einheiten eines Unternehmens und deren Daten interagieren miteinander und schaffen Abhängigkeiten (Beispiel: Gerade in größeren Organisationen war die Datenstruktur lange so geregelt, dass abteilungsübergreifende Zusammenarbeit schwer war und vorhandene Informationen so nicht synchronisiert und gewinnbringend eingesetzt werden konnten – heute arbeiten Unternehmen mit zentralen Daten- und Informationsstrukturen und schaffen so die Möglichkeit, jeden Mitarbeiter jederzeit in jeden Prozess einbinden zu können)
• Systeme und Modelle, die früher analog waren, werden ins Digitale transformiert (Beispiel: Das früher vor allem in der Automobilindustrie und von Toyota eingesetzte Kanban-System ist heute Standard im agilen Projektmanagement)
• Neue Erlösmodelle entstehen durch digitale Transformation (Beispiel aus der Praxis: Bestellungen von Klamotten, Haushaltsgeräten & Co. erfolgten früher über Kataloge, allen voran der Großanbieter und -händler Quelle – mittlerweile ist dieser Konzern insolvent, das Geschäftsmodell des „Kataloghandels“ wurde längst vom Onlinehandel disruptiert)

Diese fünf Beispiele zeigen nur eine Handvoll Praxissituationen, in denen die Digitalisierung der Arbeitswelt deutlich wird.

Aufgrund der allumfassenden Auswirkungen des digitalen Wandels werden Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt. Welche Hürden du überwinden musst und wie das gelingt, erfährst du im zweiten Teil dieses Artikels.

Worin liegen die Herausforderungen der Unternehmen?

Die wohl größte Herausforderung der Digitalisierung der Arbeitswelt liegt in der Sache selbst: Du musst als Unternehmer oder Entscheider den Mut und die Bereitschaft dazu haben, das Thema aktiv anzugehen. Nur so kannst du davon profitieren.

Digitalisierung ist nicht ausschließlich Optimierung nach innen, es ist gleichermaßen auch eine Positionierung nach außen. Kunden erwarten schnelle und flexible Auftragsbearbeitungen, Lieferanten fehlerfreie Prozesse und potenzielle Mitarbeiter eine digitale und zeitgemäße Arbeitskultur.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist jede Menge Arbeit und Durchhaltevermögen sowie ein strukturierter Digitalplan erforderlich. Die größten Hürden dabei sind:

• Kurzfristigkeit: Viele Unternehmer sehen in der Digitalisierung und digitalen Transformation ein Projekt, das nach x Wochen, Monaten oder Jahren abgeschlossen ist. Dieser Ansatz ist falsch: Eine kurzfristige Vision ist fehl am Platz, der digitale Wandel ist ein dauerhafter Prozess, der Unternehmen begleitet. Daher sind die nötigen Investitionen auch nicht auf Jahressicht wieder amortisierbar.
• Blinder Aktionismus: Der digitale Wandel eines Unternehmens erfordert klare Struktur. Was wenig hilft und mehr kaputt macht, ist durch fehlendes Know-how ausgelöster Aktionismus. Diesen solltest du vermeiden und stattdessen in das nötige Know-how investieren – auch auf der Führungsebene.
• Kein Mut zur Veränderung: Mit der Digitalisierung der Arbeitswelt kommt Veränderung – ganz egal, in welcher Branche oder welcher Organisation der Wandel stattfindet. Die Unternehmenskultur wird sich verändern, was ein Umdenken bei allen Handelnden erfordert.
• Druck: Im bisherigen Artikel wurde klar – Digitalisierung ist keine Option, sondern Pflicht, um nachhaltig wettbewerbsfähig zu bleiben. Das erkennt auch die Konkurrenz, schließlich wandelt sich die gesamte Arbeitswelt weg vom Analogen hin zum Digitalen. Mit diesem Konkurrenzdruck umzugehen, gleichzeitig die eigene Digitalisierung voranzutreiben und das Alltagsgeschäft nicht aus den Augen zu verlieren, erfordert eine klare Struktur.
• IT-Struktur: Im Rahmen der gesamten Digitalisierung ist eine Synchronisierung oder Neugestaltung der IT-Struktur erforderlich. Auch diese Herausforderung ist kapital- und investitionsintensiv.

In der Praxis ist es wichtig, diesen Herausforderungen zu trotzen und sie aktiv anzugehen. Das bedeutet: Bewusst zu investieren, einen langen Atem zu beweisen, auf Know-how setzen oder es ins Boot holen und innerhalb des Unternehmens den Wandel klar kommunizieren und die Belegschaft mitnehmen, damit keine Unzufriedenheit entsteht.

Beim Lesen der klar benannten Herausforderungen kommst du möglicherweise ins Grübeln, wie du die Digitalisierung packen sollst. Keine Sorge: Dafür gibt es erfahrene Partner mit erprobten Lösungen, die dir zur Seite stehen.

Verpasse also nicht den digitalen Wandel der Arbeitswelt und deiner Unternehmensumgebung! Sichere deine Wettbewerbsfähigkeit und bleibe weiterhin die beste Lösung für deine Kunden.

Unsere Expertin für strategische Problemlösung, Aliona Schäfer, freut sich auf deine Kontaktaufnahme für ein kostenloses Erstgespräch. Gemeinsam analysiert ihr deine Herausforderungen und entwickelt einen Digitalplan. Worauf wartest du noch? Sichere dir jetzt dein unverbindliches Beratungsgespräch!

So gelingt dir die Digitalisierung der Arbeitswelt

Wie Digitalisierung funktioniert und die genannten Herausforderungen gemeistert werden können, zeigen zahlreiche Beispiele aus der realen Welt – von großen bis kleine und geschäfts- bis privatkundenorientierten Unternehmen.

Eines haben alle gemeinsam: Sie verfolgten oder verfolgen weiterhin einen klaren Digitalplan, der im Wesentlichen drei übergeordneten Schritten folgt:

1. Analyse des Status Quo und Problemidentifikation
2. Entwicklung einer lösungsorientierten Digitalstrategie
3. Konsequente Umsetzung mit Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen

Wenn du dich – idealerweise gemeinsam mit einer Digitalberatung – an diesen drei Schritten entlanghangelst, kannst du die Herausforderungen der Digitalisierung bewältigen und von den Vorteilen profitieren.

Schritt 1: Analyse des Status Quo und Problemidentifikation

Zu Beginn jedes Wandels steht die Analyse der Ist-Situation. Diese muss gründlich erfolgen, damit alle Herausforderungen, Probleme und Umstände ersichtlich und klar benannt werden können.

Das gilt nicht nur für die Innenwahrnehmung, sondern auch für die Außenwahrnehmung. Mögliche Fragestellungen in diesem Zuge können sein:

• Welche Prozesse gibt es im Unternehmen?
• Gibt es fehleranfällige Geschäftsprozesse?
• Wie steht es um die aktuelle IT-Infrastruktur?
• Welche identifizierten Geschäftsprozesse sollen oder müssen manuell bleiben, welche sollen digital werden, welche sind bereits digitalisiert?
• Gibt es bereits Digital-Know-how im Unternehmen?

Gleichzeitig werden auch externe Faktoren berücksichtigt: Wie weit ist die Digitalisierung der Arbeitswelt in der Branche vorangeschritten, wie weit im unmittelbaren Konkurrenzumfeld? Gibt es bereits aktive oder geplante Digitalstrategien? Wurden bereits Fördermittel beantragt? Wie bewerten Kunden die Prozesse, in die sie involviert sind? Welche äußeren Einflüsse treffen das Unternehmen in welcher Form?

Schritt 2: Entwicklung einer lösungsorientierten Digitalstrategie

Mit dem Status Quo und der Identifikation aller Probleme und Herausforderungen als Grundlage erfolgt im zweiten Schritt die Entwicklung, Ausarbeitung und Detaillierung einer lösungsorientierten Digitalstrategie. Diese setzt auf praxiserprobte Methoden und Maßnahmen und setzt direkt an den Problemen an.

In diese Strategie werden alle Bereiche des Unternehmens einbezogen, die von der Digitalisierung tangiert werden. So viel sei verraten: Es sind in beinahe ausnahmslos jedem Fall alle Organisationsbereiche.

Die Erarbeitung der Digitalstrategie erfolgt bei DRS Consulting stets gemeinsam mit dem Kunden, gemeinsam mit dir. Wir vermitteln dir unser Know-how, unsere Digitalkompetenz, damit ein Lerneffekt entsteht und du auch nach der unmittelbaren Beratung und Implementierung der Strategie diese weiter auf eigene Faust verfeinern kannst.

Schritt 3: Konsequente Umsetzung mit Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen

Im dritten und letzten Schritt wird die Strategie im Unternehmen umgesetzt. Das Ziel dabei: Geschäftsprozesse automatisieren, digitalisieren und standardisieren. So werden Freiräume und Kapazitäten geschaffen sowie Arbeitsabläufe effizienter gestaltet.

Daraus ergeben sich mittelfristig steigende Umsätze und eine Reduzierung der Kosten. Weitere Vorteile sind die Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber durch eine moderne Unternehmens- und Arbeitskultur – gleichzeitig kannst du bei deinen Kunden Pluspunkte gegenüber dem Wettbewerb sammeln.

Interessierst du dich für mehr Details zum Drei-Stufen-Plan für die nachhaltige Digitalisierung der Arbeitswelt? Dr. Artur und Aliona Schäfer geben als Geschäftsführer von DRS Consulting Einblicke in ihre Gedanken und teilen ihre Einschätzungen durch Wichtigkeit der Digitalisierung. Im Interview mit dem renommierten Unternehmer Erik Freutel erfährst du mehr Hintergründe über DRS Consulting und warum es so wichtig ist, sich mit der eigenen Digitalstrategie auseinanderzusetzen.

Die Arbeitswelt ist im Wandel – Ist dein Unternehmen bereit?

Der erste Teil unseres Artikels hat gezeigt: Die Arbeitswelt ist im steten Wandel. Neue Technologien und Möglichkeiten erobern unseren Alltag im Nichts und eröffnen neue Perspektiven, die vor einigen Jahren oder Jahrzehnten noch undenkbar waren.

Schritt zu halten, ist nicht immer einfach. Mit dem richtigen Partner und einer klaren Strategie basierend auf den drei vorgestellten Schritten kannst du die Herausforderungen des digitalen Wandels allerdings meistern.

Bist du also bereit, deine Geschäftsprozesse zu digitalisieren, dein Unternehmen zu skalieren und deine Umsätze anzukurbeln? Du solltest es sein: Deine Konkurrenten warten nicht auf dich. Sei ihnen einen Schritt voraus und nimm dein digitales Glück gemeinsam mit uns selbst in die Hand.

Wir freuen uns darauf, dein Unternehmen gemeinsam mit dir auf die Anforderungen der digitalen Arbeitswelt auszurichten. Hier geht es direkt zur Vereinbarung eines kostenlosen Beratungsgesprächs mit Aliona Schäfer!