Wie funktionieren virtuelle Teams?

Die Digitalisierung schreitet ständig voran – und damit auch die neuen Anforderungen, welche durch sie auftreten. Diese richten sich primär an die Mitarbeiterinnen und an die Mitarbeiter, jedoch auch an Führungskräfte, welche lernen müssen, in digitalisierten Zeiten zuverlässig zu führen. Wir erklären das Prinzip des Digital Leadership und der virtuellen Teams, welche dabei zum Einsatz kommen können.

Digital Leadership – was bedeutet das?

Unter dem Begriff Digital Leadership versteht man einen Führungsstil, welcher die digitale Transformation vorantreibt. Dadurch werden die Unternehmensprozesse automatisierter, flexibler und agiler. Führungskräfte, welche nach dem Prinzip des Digital Leadership führen, also sogenannte Digital Leader, sind dabei selbst digitale Experten und leben die digitale Transformation und den zugehörigen Change-Management-Gedanken vor. Doch nicht nur Führungskräfte, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen mit der Zeit gehen und sich im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung neu ausrichten. 

Es entstehen also virtuelle Teams – Teams, in denen Mitarbeiter und Führungskräfte mithilfe innovativer Methoden kommunizieren können und damit eine flexiblere Zusammenarbeit möglich machen. Bislang bezeichneten sich noch nicht viele Führungskräfte als Digital Leader, und nicht viele Teams als virtuelle Teams. In der Corona-Krise wurden jedoch viele Unternehmen gezwungen, diesen Weg zu gehen, und sich zu einem digitalisierteren Team-Modell hin zu entwickeln.

Wie funktionieren also virtuelle Teams?

Ein Team ist ein Zusammenschluss von Menschen, die alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, sich dabei unterstützen und ihre Arbeitsergebnisse untereinander austauschen. Im Regelfall arbeiten diese Menschen in einem Bereich eines Unternehmens, oder arbeiten innerhalb eines Unternehmens an derselben Thematik. Das Konzept virtueller Teams geht jedoch etwas darüber hinaus. 

Auch in virtuellen Teams arbeiten alle an der gleichen Thematik. Jedoch kann virtuell von überall auf der Welt gearbeitet werden – also zur gleichen Zeit an ganz unterschiedlichen Orten. Hierdurch sind Wohnorte, Kulturen und Reisewege kein Problem mehr. Das bedeutet, lediglich die Fachkompetenz entscheidet darüber, wer Mitglied des virtuellen Teams wird. Mithilfe moderner Methoden wie Videokonferenzen, Sozialen Medien, Chatrooms und weiteren digitalen Kommunikationskonzepten funktioniert die Teamarbeit auch über weite Entfernung hinweg und kann dennoch effizient gestaltet sein. 

Natürlich besitzen virtuelle Teams nicht die altbekannten Kommunikationsmodelle, welche in traditionellen Teams Gewohnheit sind. Natürlich kann nicht auf dem Weg zur Kaffeemaschine ein kurzer Austausch mit einem Kollegen stattfinden, oder eine kurze Frage gestellt werden. Um trotzdem einen geregelten Arbeitsalltag zu ermöglichen, müssen in virtuellen Teams bestimmte Regelungen festgesetzt werden, welche im Vorhinein mit allen Teammitgliedern abgestimmt werden. Zentral für eine erfolgreiche Arbeit im virtuellen Team ist die Selbstständigkeit und die autonome Arbeitsvorbereitung aller Teammitglieder. Darüber hinaus müssen Herausforderungen wie verschiedene Zeitzonen, Sprachbarrieren und unklare Rollenverteilungen und -erwartungen miteinberechnet werden, um eine effektive Arbeit in virtuellen Teams zu ermöglichen.

Voraussetzungen für virtuelle Teams

Sowohl für das Konzept des Digital Leadership als auch für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams müssen einige Grundvoraussetzungen gegeben sein. Die Ausprägung des Digital Leaderships hängt primär vom digitalen Reifegrad ab, welchen ein Unternehmen besitzt, und damit vom digitalen Fortschritt innerhalb der Geschäftsprozesse. Hierzu können sowohl digitalisierte Arbeitsmethoden als auch die digitale Bildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehören, welche bedingen, wie digital und flexibel zusammengearbeitet werden kann.

Virtuelle Teams im Einsatz

Aufgrund der Corona-Krise und der damit zusammenhängenden Tendenz in Richtung Home-Office und flexiblem Arbeiten werden virtuelle Teams zu alltäglichen Gegebenheiten. Auch wenn diese Entwicklung in einigen Unternehmen nicht auf vollkommene positive Zustimmung stieß, sehen wir diese Entwicklung als einen richtigen Schritt in Richtung einer digitalisierteren Arbeitsweise.

Erfolgreiche internationale Firmen leben hier den digitalisierten Wandel für andere vor, statten Mitarbeiter mit digitalen Arbeitsmitteln aus und lassen diese von zu Hause arbeiten. Das Vorbild der virtuellen Teamstruktur kann in Zukunft jedoch nicht nur für etablierte Firmen einen Vorteil darstellen – gerade Start-Ups können nämlich von einem flexibleren Personalwesen, welches lediglich auf Fachkompetenz basiert, profitieren. Mithilfe virtueller Zusammenarbeit können dann lokale Fachkräftemängel ausgeglichen werden, indem – im Rahmen der Sprachbarrieren und der zeitlichen Möglichkeiten – beinahe weltweit nach Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gesucht werden kann, welche den eigenen Erfolg mithilfe ihres Wissens optimal vorantreiben können.

Sowohl für verschieden Unternehmensgrößen als auch in der Krise bietet sich das Konzept des virtuellen Teams also besonders an. Gleichzeitig steigt die Bedeutung virtueller Teams aufgrund der zunehmenden Vernetzung auch stetig an und wird damit zu einem Faktor der Zusammenarbeit, welcher zukünftig über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden kann. Deshalb erklären wir in den folgenden vier Punkten, wie Sie die virtuelle Teamarbeit in Ihrem Unternehmen fördern und als Digital Leader sinnvoll agieren können.

Seien sie offen!

Die Offenheit gegenüber digitalen Methoden und innovativen Techniken steht am Anfang jeder Karriere als Digital Leader. Die Vor- und Nachteile neuer Vorgehensweisen müssen objektiv und mit einem offenen Auge betrachtet werden. Genauso sollten Sie Fachwissen über digitale Medien und Technologien besitzen, und sich in der Welt der neuen Arbeitstechniken sicher bewegen – also neue Entwicklungen beobachten und deren Nutzen für den eigenen Anwendungsfall schnell und sicher bewerten können.

Bleiben Sie flexibel.

Neue Arbeitsweisen resultieren auch in neue Situationen und komplett ungewohnte Probleme. Als Digital Leader sollten Sie sich deshalb Ihre Eigenschaft, individuell auf Einzelne zu reagieren und individuelle Lösungen finden zu können, zu Nutze machen. So reagieren Sie sowohl richtig auf neuartige Situationen als auch auf Kollegen und Kolleginnen mit verschiedenen Hintergründen – dies können verschiedene Altersgruppen, Berufserfahrungsstufen oder digitale Bildungsgrade sein.

Führen Sie selbstbewusst und empathisch.

Gerade neue Führungsstile mit innovativen und gegebenenfalls ungewohnten Themen erfordern eine besondere Führungskompetenz. Der Digital Leader muss die digitale Arbeitsstruktur vorleben und hat damit einen besonderen Vorbildcharakter, welcher seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren soll. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Teambuildingqualitäten einsetzen und damit sicherstellen, dass für jede erforderliche Aufgabe Personen mit passenden Kompetenzen vorhanden sind. Seien Sie sich Ihrer Entscheidungskompetenzen bewusst und nehmen Sie sich Zeit für Ihre Entscheidungen – genauso wie Sie geduldig bleiben sollten, sobald es an die Umsetzung von Maßnahmen im virtuellen Team geht. Die Empathie für die eigenen Mitarbeiter steht dabei im Vordergrund und bestimmt, wie sehr diese Ihnen vertrauen und Ihre Kompetenzen in der Digitalisierung zu schätzen wissen.

Virtuelle Teams – eine Arbeitsweise der Zukunft?

Heute kann festgestellt werden: Digital Leadership und damit virtuelle Teams stehen am Anfang einer großen Entwicklung. Die Teilnahme an dieser Entwicklung kann für viele Unternehmen unabdingbar werden – gegebenenfalls sind sie in der Corona-Krise sogar gezwungen, neue Arbeitsmodelle umzusetzen. Für uns sind virtuelle Teams schon heute ein zentraler Faktor für den Erfolg, und können einfacher umgesetzt werden als gedacht. Lassen Sie sich also inspirieren – und werden Sie selbst zum Digital Leader.

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