CRM -Software: 10 Tools im Check – kostenlos vs. kostenpflichtig

Fällt es dir schwer, bei deinen vielen Kundendaten den Überblick zu behalten? Brauchst du viel zu viel Zeit, um bestimmte Daten zu einem Kunden zu suchen oder zu viele Kunden gleichzeitig lösen Stress bei dir aus?

Dann solltest du dir dringend überlegen, ob du ausreichend strukturiert mit deinen so wichtigen Kundendaten arbeitest. Abhilfe kann ein CRM-System sein – die Abkürzung steht für Customer Relationship Management, was übersetzt so viel wie Kundenbeziehungsmanagement heißt.

Die Google-Suche nach „CRM-Software“ ergibt fast 300 Millionen Suchergebnisse. Es fällt schwer, den Überblick zu wahren, welche Software es gibt, geschweige denn zu wissen, welches Tool auf deine Bedürfnisse passt.

Auch die Frage nach den Kosten zermürbt dem ein oder anderen den Kopf. Wir geben dir mit diesem Artikel eine Übersicht an die Hand, die dir die Auswahl des richtigen Systems erleichtert.

In diesem Artikel erfährst du…

  • …was eine CRM-Software ist
  • …warum du ein CRM-Tool in deinem Unternehmen einsetzen solltest
  • …welche sechs kostenlosen Tools beliebt sind
  • …welche sechs kostenpflichtigen Tools beliebt sind
  • …worin der Unterschied zwischen frei zugänglicher und bezahlter Software liegt

Als Beratung für Digitalisierungsthemen stecken wir inmitten des Spannungsfeldes aus klassischem Alltag eines Mittelständlers und einer stark technologiegetriebenen Zukunft. Unsere Erfahrung aus über zwölf Jahren Digitalisierungsarbeit im Handwerk und Mittelstand allgemein möchten wir bei DRS Consulting weitergeben. In dieser Zeit haben wir dutzende CRM-Systeme gesehen, ausprobiert, für Kunden evaluiert und auch selbst genutzt.

Was ist eine CRM-Software?

In der Praxis fällt oft nur das Wort „CRM“ – es beschreibt ein Tool, das entweder cloudbasiert oder als On-Premise-Lösung in deinem Unternehmen eingesetzt wird. Die Software hilft Unternehmen dabei, die Beziehungen und Interaktionen mit seinen Kunden strategisch zu organisieren und zu verwalten.

Eine CRM-Software deckt dabei viele Bereiche des Unternehmens ab. Je nach Funktionsumfang sind bestenfalls das Kontaktmanagement, der Vertrieb, das Marketing, die Produktion, Buchhaltung, Personal, E-Commerce und der Kundenservice integriert. Wer ein vielseitiges und individualisierbares Tool einsetzt, erreicht und deckt damit meist alle Unternehmensbereiche ab.

CRM als Teil deiner Digitalisierungsstrategie

Im Zusammenhang mit deiner Digitalisierungsstrategie sollte eine CRM-Lösung absoluter Standard sein. Damit bündelst du die Kundenkommunikation an einem Ort und schaffst in deiner Organisationsumgebung eine zentrale Datenquelle, auf die alle in den angeknüpften Prozessen Beteiligten zugreifen können.

So können beispielsweise über ein CRM-System automatisiert Leads generiert werden oder eine Marketing-Automation gesteuert werden. Was vor den Möglichkeiten infolge der Digitalisierung manuell passiert ist – und heute vielerorts immer noch ineffizient und wenig bis schlecht digitalisiert abläuft – wird heute digital gesteuert.

Je nach Funktionsumfang deiner CRM-Software bildet sie möglicherweise das Zentrum deines täglichen Arbeitens. Gerade im Vertrieb und Marketing ist ein voll funktionsfähiges Tool unabdingbar, um Kunden effizient gewinnen und betreuen zu können.

Warum benötigen auch Unternehmen im Mittelstand eine CRM-Software?

In Deutschland nutzen mehr als zwei Drittel aller Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern eine CRM-Software. Das ist aus unserer Sicht noch viel zu wenig, aber die deutliche Mehrheit. Ein Blick auf kleine Unternehmen aus Mittelstand & Co. (KMU), die unterhalb dieser Mitarbeiterzahl liegen, zeigt einiges an Nachholbedarf.

Gerade bei Unternehmen, die mehr als zehn, aber weniger als fünfzig Mitarbeiter beschäftigen, liegt der Prozentsatz an CRM-Anwendern bei gerade einmal 40 Prozent. Bedeutet das im Umkehrschluss, dass kleinere Unternehmen keine CRM-Software benötigen?

Nein, ganz im Gegenteil. Bereits im „kleinen Mittelstand“ bietet eine CRM-Software vielfältige Potenziale. Dabei spielt es keine Rolle, ob du mit deiner Organisation in der IT, im Handwerk oder Handel aktiv bist. In jeder Branche kannst du von den Vorteilen einer CRM-Lösung profitieren:

  • Verbessertes Kontaktmanagement
  • Kommunikation und Zusammenarbeit auf höherem Level
  • Gesteigerte Produktivität in allen angeschlossenen Bereichen
  • Stärkerer Vertrieb (allgemeines Management, Prognosen, Reporting, Kennzahlen)
  • Stärkere Kundenzufriedenheit und in der Folge auch Kundenbindung

Stellt sich lediglich die Frage: Welche CRM-Software passt auf deine Bedürfnisse?

So wählst du die richtige CRM-Software aus

Ein Handwerksbetrieb, der ausschließlich Privatkunden mit seinen 15 Mitarbeitern bedient, hat andere Anforderungen als ein Handelsunternehmen im B2B-Umfeld, das 100 Angestellte beschäftigt.

Mache dir daher zu folgenden Fragen Gedanken, die Antworten darauf grenzt die Auswahl an möglicher CRM-Software ein:

  • Wie groß ist dein Unternehmen? Wer nur fünf Mitarbeiter beschäftigt oder (noch) geringe Umsätze aufweist, kommt womöglich mit einem kostenlosen Tool aus. Wenn du jedoch bereits jetzt zum Beispiel 50 Mitarbeiter hast und dein Geschäftsmodell skalieren willst, solltest du in ein starkes CRM-System investieren.
  • Wo soll das System zum Einsatz kommen? Es gibt für verschiedene Branchen spezifische CRM-Software, die auf die entsprechenden Einsatzgebiete zugeschnitten sind. Stelle dir zudem die Frage, ob du das System für alle Unternehmensbereiche einsetzen möchtest oder beispielsweise nur für Marketing und Vertrieb.
  • Welche Funktionen müssen integriert sein? Je nach Anforderungskatalog (Beispiele: Kontaktmanagement, E-Mail-Automatisierung, App, CMS-Lösung) fällt das ein oder andere System direkt aus der Auswahl. Überlege daher genau, was dein optimales CRM-System können soll,
  • Müssen Tools von Drittanbietern integriert werden können? Machst du beispielsweise deine Buchhaltung mit DATEV oder nutzt ActiveCampaign für Newsletter-Marketing, kannst du prüfen, ob diese Software an das CRM-Tool angebunden werden kann. Alternativ wechselst du in diesem Zuge den/die Anbieter und versuchst, alle Tools in einem großen zu vereinen.

Neben diesen vier Fragen gibt es zahlreiche weitere, die du dir vor der Auswahl der richtigen CRM-Software stellen kannst. Um dir etwas Inspiration zu geben, welche Anbieter es auf dem Markt gibt, stellen wir dir zehn Systeme für verschiedene Anwendungsfälle kurz vor.

Call to action (gerne abheben / hervorheben im Beitrag): Bist du trotz der Auswahl und Fragen überfordert mit der Auswahl der für dich passendsten CRM-Software?

Kein Problem: Wir haben etwas für dich vorbereitet! In unserem 18-teiligen CRM-Videokurs stellen wir dir drei Systeme vor, die dein Unternehmen voranbringen. Du lernst, wie du Leads zu loyalen Kunden automatisierst, Kundenbeziehungen komplett digital verwaltest und alle wichtigen Kundendaten auf einen Blick findest.

Außerdem zeigen wir dir, wie du mehr Zeit sparst, indem du professionelle Software nutzt, Salespipelines aufbaust und mehr Umsatz generierst sowie besser mit Kunden kommunizierst und zusammenarbeitest. Klick hier, um direkt zum Videokurs zu gelangen. Viel Spaß dabei!

5 beliebte, kostenlose CRM-Tools

Auf dem Markt gibt es dutzende Anbieter, die um deine Gunst als Unternehmer oder Entscheider werben. Viele locken dabei mit kostenlosen Testversionen oder abgespeckten Funktionsumfängen bei Gratis-Einsteigermodellen.

Die fünf Tools, die wir dir vorstellen, haben alle auch kostenpflichtige Pläne. Ihre kostenlosen Versionen eignen sich jedoch gerade für Einsteiger und kleinere Unternehmen sehr gut und decken bereits ein breites Leistungsspektrum ab.

Hinweis: Die Funktionsübersicht stammt jeweils in Kurzform von der aktuellen Website. Schau dich dort um, um einen besseren Eindruck über alle Funktionen zu erhalten. Alle angegebenen Preise sind netto. Wenn du ein System jährlich beziehst, sinkt der durchschnittliche Monatspreis.

1. HubSpot

HubSpot zählt zu einer der bekanntesten CRM-Lösungen. Der große Funktionsumfang in der kostenlosen Version macht die Software bei Anwendern beliebt. Mit der Gratis-Lösung kannst du von der Kontaktverwaltung über Sales-Pipelines bis hin zum E-Mail-Tracking bereits viele Bereiche abdecken.

Alle kostenlosen Funktionen im Überblick:

  • Marketing: Formulare, E-Mail-Marketing, Anzeigenverwaltung, Landing-Pages, gemeinsam genutztes Postfach
  • Vertrieb: Livechat, einfache Bots, Team-E-Mails, anpassbare Angebote, E-Mail-Planung
  • Service: Tickets, E-Mail-Planung, Livechat, gemeinsam genutztes Postfach, einfache Bots
  • Content (CMS): Drag-&-Drop-Editor, Optimierung für Mobilgeräte, Blog, Standard-SSL-Zertifikat, Website-Seiten
  • Operations: Datensynchronisierung, Synchronisierung von Bestandsdaten, Standardfeldzuordnungen, App Marketplace-Integrationen, Kontaktmanagement

Einschränkungen gibt es lediglich im Umfang der Funktionen. So kannst du beispielsweise „nur“ 1.000 Kontakte speichern. Der günstigste kostenpflichtige Plan kostet 41 Euro pro Monat.

2. Zoho

Mit Zoho nutzt du ein CRM-System, das als Komplettlösung funktioniert und einfach zu bedienen ist. Es bietet nicht den Umfang wie HubSpot in einer kostenlosen Version, kann aber von bis zu drei Nutzern dauerhaft gratis genutzt werden.

Alle kostenlosen Funktionen im Überblick:

  • Vertrieb: Leads, Kontakte, Konten, Abschlüsse, Aufgaben, Ereignisse, Anrufprotokoll und Notizen, CRM-Ansichten, erweiterte Filter
  • Produkt: Seitenanpassung, Umbenennung von Registerkarten, fünf benutzerdefinierte Listenansichten pro Modul
  • Automatisierung und Prozessverwaltung: Workflowregeln, E-Mail-Benachrichtigungen
  • Standardberichte
  • Marketing: E-Mail-Vorlagen, E-Mail-Kündigungsoption, E-Mail-Authentifizierung
  • Web-Formulare
  • Zusammenarbeit im Team: Calendar, Statusaktualisierungen, Direktmitteilungen, Dateien an Feeds anhängen, Nachverfolgungsregeln
  • Dokumentenbibliothek

Einschränkungen gibt es wie bei HubSpot im Umfang der Funktionen. Der günstigste kostenpflichtige Plan kostet 20 Euro pro Monat pro Nutzer.

3. Freshworks

Wenn du ein CRM suchst, das einen starken Fokus auf den Vertrieb und das Leadmanagement legt, bist du bei Freshworks beziehungsweise Freshsales richtig. Zudem hat der Anbieter spezielle Branchenlösungen, beispielsweise für die Fertigungsindustrie, im Angebot.

Alle kostenlosen Funktionen im Überblick:

  • Kontaktmanagement & Kontoverwaltung 
  • Kontaktlebenszyklus-Phasen 
  • Integrierter Chat, E-Mail und Telefon 
  • 24×5-Support/Datenimport 
  • Mobile App

Der günstigste kostenpflichtige Plan kostet 18 Euro pro Monat pro Nutzer.

4. CentralStation

Mit CentralStation erwartet dich ein speziell auf KMU ausgelegtes CRM-System. Dank simpler Bedienung kann es auch von Laien genutzt werden. Es konzentriert sich auf „das Wichtigste“ und bietet weniger Spielraum als größere Anbieter. Du kannst es mit bis zu drei Nutzern kostenlos nutzen.

Alle kostenlosen Funktionen im Überblick:

  • Kontakte und Firmen
  • Aufgaben
  • Vertrieb, Angebote & Projekte
  • Dateien, Dokumente & E-Mails
  • Sicherung, Backups & Datenschutz

Auf der verlinkten Website findest du ausführliche Beschreibungen der Funktionen, die alle mit Einschränkungen auch in der kostenlosen Version genutzt werden können. Der günstige, kostenpflichtige Plan kostet 18 Euro pro Monat für drei Nutzer.

5. monday.com CRM

Der Anbieter war lange für seine Projektmanagement-Software bekannt, bietet aber seit einiger Zeit auch eine CRM-Lösung an. In der kostenlosen Version von monday.com CRM kannst du mit zwei Nutzern bereits diverse Funktionen nutzen. Das Tool ist sehr flexibel und lässt sich auf deine Bedürfnisse anpassen.

Alle kostenlosen Funktionen im Überblick:

  • Kontakte-Datenbank
  • Online-Formulare zur Erfassung von Leads
  • Zusammenarbeit: Integrierte Dokumente, Whiteboard-Zusammenarbeit, Update-Bereich
  • Kanban-Ansicht
  • Dashboards
  • Anpassbare Benachrichtigungen

Der günstige, kostenpflichtige Plan kostet 10 Euro pro Monat pro Nutzer.

5 beliebte, kostenpflichtige CRM-Tools

Neben den kostenlosen Lösungen, die abgespeckten Funktionsumfang bieten, gibt es eine Reihe von CRM-Software, die ausschließlich gegen Bezahlung genutzt werden kann. Den in Deutschland bestens bekannten „local hero“ SAP lassen wir in unserer Aufzählung außen vor, da das System für viele bestens bekannt sein sollte.

Die jeweiligen Funktionsumfänge richten sich nach der Auswahl des kostenpflichtigen Plans. Wir stellen daher jeweils keine Funktionen im Detail vor, sondern gehen auf die Zielgruppen und allgemeine Informationen zur jeweiligen CRM-Software ein.

Hinweis: Alle angegebenen Preise sind netto und beziehen sich auf die monatliche Bezugsweise. Wenn du ein System jährlich beziehst, sinkt der durchschnittliche Monatspreis.

1. Salesforce

Hast du schon einmal von Salesforce gehört? Vermutlich schon: Das US-Unternehmen gehört mit seiner CRM-Software zu den bekanntesten Anbietern der Welt. Das zeigt auch der Marktanteil von knapp 24 Prozent im CRM-Segment im Jahr 2021.

Die Lösung von Salesforce ist sehr variabel und kann alle Unternehmensbereiche abdecken. Ein Vorteil ist die flexible Gestaltung Programmierung der Software, die sich so auf jedes Geschäftsmodell anpassen lässt. Zudem gibt es branchenspezifische Lösungen, etwa für die Konsumgüterindustrie oder das Gesundheitswesen.

Trotz der Größe ist das System auch für kleinere Betriebe aus dem Mittelstand und der Industrie interessant. Die Module lassen sich flexibel anpassen und einsetzen. So gestaltest du dein Salesforce-CRM nach deinen Wünschen.

Alle Funktionen der verschiedenen Pläne findest du hier in der Übersicht. Der günstigste Plan ist für 25 Euro pro Monat und Benutzer verfügbar. Weitere Abstufungen gibt es für 75, 150 und 300 Euro. Wer nicht direkt einen Plan buchen möchte, kann eine kostenlose Testversion 30 Tage lang nutzen.

2. Pipedrive

Der Name lässt bereits vermuten, worauf der Fokus des Anbieters liegt: Mit Pipedrive erwartet dich eine CRM-Software, die sich auf den Vertrieb und die Sales-Pipeline konzentriert. Das Tool unterstützt primär dabei, Leads zu generieren und zu verwalten.

Dabei kannst du auf Funktionen wie Chatbots, Livechats und Webformulare zugreifen. Alle Leads und Kontakte werden in smarten Datenbanken gespeichert, von wo aus du mit den integrierten Workflows Marketing-Automationen anstoßen kannst.

Alle Funktionen der verschiedenen Pläne findest du hier in der Übersicht. Der günstigste Plan ist für 19,90 Euro pro Monat und Benutzer verfügbar. Weitere Abstufungen gibt es für 34,90, 59,90 und 119,90 Euro. Damit liegt Pipedrive deutlich unterhalb der Kosten von Salesforce. Wer nicht direkt einen Plan buchen möchte, kann zwei Wochen lang eine kostenlose Testversion nutzen.

3. SuperOffice

Mit SuperOffice kannst du eine CRM-Software einsetzen, die speziell auf die Bedürfnisse im B2B-Markt zugeschnitten ist. Wie alle anderen kostenpflichtigen CRM-Tools bietet auch SuperOffice übergeordnete Prozesse, die eine Verbindung zwischen Marketing, Vertrieb, Service & Co. ermöglichen.

So kannst du beispielsweise das integrierte Ticketsystem nutzen, um möglichst unkompliziert die Probleme und Wünsche deiner Kunden zu erfassen. Zudem gibt es diverse Schnittstellen, über die du vorhandene Systeme anschließen kannst.

Alle Funktionen der verschiedenen Pläne findest du hier in der Übersicht. SuperOffice unterscheidet Sales, Service und Marketing im Verkauf. Wenn du im günstigsten Plan alle Funktionen nutzen möchtest, musst du mit 67,80 Euro pro Monat und Nutzer rechnen. Die Preise der einzelnen Bereiche unterscheiden sich stark, wir empfehlen daher eine direkte Kontaktaufnahme mit dem SuperOffice-Vertrieb, solltest du dich für die Produkte interessieren.

4. Dynamics 365

Wenn du dich in der Microsoft-Welt wohlfühlst und die Produkte des Software-Giganten in deinem Unternehmen einsetzt, ist deren hauseigenes CRM-System eine Überlegung wert.

Dynamics 365 ermöglicht dir mit verschiedenen Modulen (unter anderem Sales, Customer Service, Marketing), ein CRM zu bauen, das perfekt in deine vorhandene Microsoft-Welt passt. Gerade für Unternehmen, die beispielsweise auf die 365-Welt setzen und in der Cloud arbeiten, bietet dieser Ansatz spannende Optionen. Alle Microsoft-Produkte interagieren reibungslos mit Dynamics 365.

Wer in der Apple-Welt arbeitet oder kein Freund von Microsoft ist, sollte lieber einen Bogen um Dynamics machen.

Alle Funktionen der verschiedenen Pläne findest du hier in der Übersicht. Die Pläne unterscheiden sich ähnlich wie bei SuperOffice stark je nach gewählten Modulen. Um die wichtigsten Funktionen nutzen zu können, musst du mindestens mit 54,80 Euro pro Nutzer und Monat rechnen. Buchst du weitere Module hinzu, liegst du schnell im dreistelligen Bereich.

5. Hero

Abschließend möchten wir dir ein spezielles Branchen-CRM vorstellen. Mit Hero kannst du als Handwerksunternehmen auf eine Basis zugreifen, die bereits auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

So zählen beispielsweise die Auftragsverwaltung, Einsatzplanung, Baustellenplaner, Baudokumentation oder mobile Zeiterfassung zu den übergeordneten Funktionen der CRM- und ERP-Lösung. Viele der Funktionen müssten in anderen CRM-Lösungen mühsam nachgebaut werden.

Alle Funktionen der verschiedenen Pläne findest du hier in der Übersicht. Zwar gibt es auch eine kostenlose Version, wir empfehlen bei einem Branchen-CRM jedoch stets die kostenpflichtigen Pläne – sie lohnen sich. Hero kannst du im günstigsten Vertrag (zwölf Monate) für 15 Euro pro Monat und Nutzer buchen. Die Pro-Version ist für 30 Euro monatlich erhältlich.

In unserem CRM-Kurs stellen wir dir in 18 Videos vor, wie du das Hero-System bestmöglich nutzt.

Mit der passenden CRM-Software zum Digitalisierungserfolg

Egal, ob du dich für eine kostenlose Software entscheidest, einen günstigen Plan eines kostenpflichtigen Tools oder für eine Branchenlösung wie Hero. Wichtig ist, dass du dich entscheidest. Ohne ein funktionierendes und in deine Unternehmensumgebung integriertes CRM-System hängt dich deine Konkurrenz schneller ab, als dir lieb ist.

In den vergangenen zwölf Jahren haben wir bei DRS Consulting viele Systeme gesehen sowohl bei unseren Kunden, als auch bei uns selbst. Wir wissen daher, auf was es ankommt, um digital erfolgreich zu sein.

Um ein neues System etablieren zu können und dein Unternehmen im Kundenmanagement auf ein neues Leben zu heben, empfehlen wir dir unseren CRM-Kurs. Darin lernst du, Zeit und Geld dank eines strukturierten Vertriebs zu sparen und wie du eine ertragreiche Salespipeline aufbaust.Bist du noch unsicher? Dann kontaktiere uns: In einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch finden wir gemeinsam heraus, wie wir dich unterstützten können. Wir freuen uns auf darauf, dich kennenzulernen!

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