Wir räumen mit den Mythen auf

Jedes Unternehmen, jede Arbeitsgruppe und jedes Team dokumentiert die Arbeitsergebnisse von Einzelpersonen oder dem gesamten Team auf individuelle Weise. Häufig wird dabei der sogenannte agile Workflow-Ansatz verfolgt. Wir klären auf, ob auch Ihr Unternehmen einen agilen Workflow benötigt, und schaffen einige Mythen rund um dieses Arbeitssystem aus der Welt.

Was bedeutet Agilität?

Die Ursprünge des agilen Arbeitens stammen aus den 50er-Jahren. Laut der Theorie für agile Arbeitssysteme beruht eine gut funktionierende Organisation auf

Eine agile Organisation kann demnach flexibel handeln und sich an immer neue Anforderungen, Rahmenbedingungen und Märkte anpassen. Dabei ist sie schnell und dynamisch, konzentriert sich auf die Anforderungen ihrer Kundinnen und Kunden und vereint Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche die agile Haltung ihres Unternehmens unterstützen, aufrechterhalten und vorantreiben.

Häufig geht die zunehmende Agilität eines Unternehmens mit einem Abbau von Hierarchien, einem Wandel der Unternehmenskultur, einer Zunahme von digitalisierten und automatisierten Prozessen sowie einer zunehmenden Optimierung der wertschöpfenden Geschäftsprozesse einher. Die agile Unternehmensstruktur ist damit eine Art Idealbild eines modernen und zukunftsorientierten Unternehmens, welches sich in die immer schnelllebigeren Wirtschaftssituationen einfindet.

Und was ist ein agiler Workflow?

Im Zentrum des agilen Arbeitens steht der Kundennutzen. Mithilfe eines agilen Workflows wird dieser optimal erfüllt, denn der agile Workflow arbeitet nach dem PULL-Prinzip. Projekte werden also nicht starr getaktet und zentralisiert geplant, sondern jedes beteiligte Arbeitsteam besitzt die Fähigkeit, individuell Aufgaben zu erfüllen und in Zusammenarbeit mit anderen Teams integriert an einem Projekt zu arbeiten, um den Kundennutzen nach und nach zu erfüllen. Ständige Absprachen und Schnittstellen zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen sorgen dafür, dass auf dem Weg zum Projektergebnis stetige Lessons Learned stattfinden können und die gemeinsame Arbeit somit immer weiter validiert und optimiert werden kann. Kurskorrekturen oder sogar Fehlschläge eines Projektes werden so vermieden, der Kundennutzen bleibt stetig im Fokus der Projektteilnehmer.

Ein agiler Workflow gliedert sich in die folgenden Phasen:

Der agile Workflow ist damit in verschiedene Flugebenen gegliedert. Nach dem Prinzip „Plan-Do-Check-Act“ werden Einzelstücke eines Gesamtprojekts nach und nach durchgeführt und validiert, sodass kein Kundennutzen auf dem Weg verloren gehen kann. Ein Projekt bewegt sich so niemals in die falsche Richtung. In der Praxis werden für die Dokumentation eines agilen Workflows häufig digitale Tools, sogenannte Kanban-Boards, verwendet, welche die Projektverfolgung vereinfachen. In solchen Tools wie beispielsweise MeisterTask oder Kanbanize werden verschiedene Aufgabenkategorien hergestellt, in welche Einzelaufgaben eingepflegt werden können. Diese Aufgaben können Teammitgliedern zugeordnet, als erledigt markiert oder mit Deadlines versehen werden. Den Möglichkeiten sind dabei kaum Grenzen gesetzt. 

Falls Sie sich bereits mit agilen Methoden auskennen, ist Ihnen vielleicht aufgefallen, dass wir hier sowohl das Kanban-Prinzip als auch die SCRUM-Methode einfließen lassen. Während bei Kanban jedoch ein kontinuierlicher Fluss herrscht, in welche ständig Änderungen einfließen können, arbeitet SCRUM in Sprints, während denen keine Änderungen vorgenommen werden sollten. Was sich im vorliegenden Fall besser eignet, liegt bei Ihnen – beide Methoden eignen sich für einen agilen Workflow.

Doch braucht mein Unternehmen denn nun einen agilen Workflow?

Der agile Workflow bewegt die Business-Welt und wirkt wie das Non-Plus-Ultra, welches jeder moderne und innovative Unternehmer kennen und nutzen sollte. Jedoch eignet sich nicht in jedem potenziellen Szenario ein agiler Workflow. Die vom britischen Forscher Ralph Douglas Stacey generierte Stacey-Matrix gibt einen Anhaltspunkt dafür, wann ein agiles Projektmanagement sich eignet und wann eher auf Standardprozesse zurückgegriffen werden sollte, um unnötige Arbeitsschleifen zu vermeiden.

Die Stacey-Matrix ordnet Projekte in die Kategorien Simpel, Kompliziert, Komplex und Chaos. Je mehr Anforderungen und Methoden eines Projektes klargestellt sind, desto weiter bewegt sich ein Projekt in die linke untere Ecke der Matrix. Sind die Anforderungen extrem unklar und wandeln sich permanent, wandert das Projekt eher in Richtung der rechten oberen Ecke der Matrix. Um dies genauer auszuführen, geben wir ein kurzes Beispiel für zwei Extremprojekte, welche klar in die Matrix einzuordnen sind:

Bei simplen Projekten sind in den meisten Fällen bereits definierte Produktionsmethoden und Projektmanagementmethoden vorhanden, welche den Projektablauf strukturieren. In solchen Projekten ist kein agiler Workflow nötig, da der Kundennutzen und die Methode, wie dieser erfüllt werden soll, bereits vollständig definiert sind. Ein agiler Workflow würde hierbei potenziell zu mehr Unklarheiten führen als ein Standardprozess, sodass das Projekt sich zeitlich verzögert und der Kundennutzen gegebenenfalls nicht vollständig erfüllt werden kann. Ist das Projekt kompliziert oder komplex, bieten sich agile Workflows jedoch perfekt an und vereinen die Unklarheiten mit der permanenten Selbstoptimierung, was zu einem optimalen Ergebnis für den Kunden führt. Bei Projekten auf Chaos-Level hingegen bietet sich das agile Projektmanagement wiederum nicht an, denn hier sollten zuerst im Rahmen von Design Thinking-Prozessen geeignete Projektanforderungen bestimmt werden. Ansonsten läuft das Projekt Gefahr, in völlig falsche Richtungen abzudriften.

Agiler Workflow? – Ja, wenn…

Ob Ihr Unternehmen einen agilen Workflow benötigt, orientiert sich also immer an

Darüber hinaus sollte niemals generalisiert werden – für verschiedene Projekte innerhalb eines Unternehmens können sich verschiedene Vorgehensweisen eignen. Halten Sie deshalb stets Ihre Augen offen und schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit agilen Methoden – denn schon hinter der nächsten Ecke kann ein Projekt lauern, welches sich mithilfe von einem agilen Workflow perfekt bearbeiten lässt.

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