For years the advantages and disadvantages of the home office were discussed and each time the prophecy was: „Now the time has come!“
Here’s the good news: “Now the time has come!”. It obviously took a crisis like 2020 to drastically accelerate this transition.
Because when restrictions and requirements are lifted around the world, many employers will have realized that they need less large office buildings, and many employees will have discovered that they don’t have to be in the office every day or commute for hours.
Aber es ist nicht damit getan, dass Mitarbeiter nun im schlimmsten Fall am Küchentisch statt im Büro sitzen. Es gibt einige wichtige Voraussetzungen für erfolgreiches Arbeiten im Home-Office. Denken Sie nur an Automatisierung, Sicherheit und Kommunikation. Gehen wir ins Detail!
Die ad-hoc Lösung muss auf Dauerbetrieb eingerichtet werden
Viele Menschen haben für die Pandemie behelfsmäßige Heimarbeitsplätze eingerichtet, die auf lange Sicht nicht gut funktionieren werden. Wenn das Home-Office zum Dauer-Arbeitsplatz wird, sollte idealerweise ein separater Raum vorhanden sein, der für die Arbeit angemessen ausgestattet ist.
Wie sieht es mit den ergonomischen Vorgaben aus, die in „offiziellen“ Büros gelten? Verstellbare Schreibtischhöhe, adäquate Beleuchtung, Bildschirmauflösung und so weiter.
Wie steht es mit der Internetverbindung, Schnelligkeit, Bandbreite? Im Gegensatz zu Firmennetzwerken kommt es häufig vor, dass das Internet zuhause langsamer lädt, unzuverlässiger ist oder gelegentlich ganz ausfällt.
Es ist auch keine schlechte Idee, die Mitarbeiter mit professionellen Webcams, Freisprechanlagen oder Headsets auszustatten.
Das sind jedoch nur die formalen Voraussetzungen. Um ein wirklich produktives Home-Office zu etablieren braucht es mehr.
Mit Sicherheit nicht zu unterschätzen: die Sicherheitsrisiken!
Büros und Firmennetzwerke verfügen über eingebaute Cyber-Sicherheitsvorkehrungen. Ein normales Zuhause kann damit nicht aufwarten. Wer ohne Firewall oder andere Sicherheitsmaßnahmen online arbeitet, ist daher viel anfälliger für Cyber-Angriffe. Sofern nicht Firmen-Laptops gestellt werden, erhöht sich das Risiko nochmals für den Fall, dass Mitarbeiter eigene Geräte benutzen, was sie für eine Vielzahl potenzieller Probleme anfällig macht.
Die Sensibilisierung der Remote-Worker ist nur eine mögliche Maßnahme, allerdings bei weitem nicht ausreichend. Ohne technische Lösungen zum Schutz von Daten wie zum Beispiel eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, VPN-Tunnel und so weiter wird der Schutz lückenhaft bleiben.
Malware und Phishing-Mails lassen sich leichter in ein Home-Office einschleusen als in ein geschütztes Firmennetzwerk mit automatisierten Schutzmechanismen. Wenn Mitarbeiter dann von einem vermeintlich sicheren Heim-Arbeitsplatz auf die Unternehmens-Applikationen und Datenbanken zugreifen, entsteht ein hohes Risiko der Kompromittierung, des Datenverlusts (oder -diebstahls), Ausfallzeiten und mehr. Die Konsequenzen können fatal in finanzieller Hinsicht sein. Auch das Vertrauen in das Unternehmen kann stark beschädigt werden.
Wo sind die gewohnten Abläufe, bitte?
Das Arbeiten aus dem Home-Office heraus, darf nicht permanent durch kleinere oder größere Unzulänglichkeiten behindert und erschwert werden. Die Mitarbeiter dürfen nicht das Gefühl habe, an einem Second-Hand-Arbeitsplatz zu sitzen und auf dauernde Workarounds angewiesen sein.
Diese würde einen negativen Einfluss auf die Akzeptanz, die Motivation und die Leistung haben. Dies kann nicht im Interesse des Unternehmens liegen.
Der Zugang zu den Applikationen und Daten muss im Home-Office genauso einfach und ohne Mehraufwand möglich sein. Viele Unternehmen greifen hier auf Cloud-Lösungen zurück, die bereits einiges an Sicherheit und Komfort out-of-the-box bieten. Zum Beispiel kann ein sicherheitsbewusstes Unternehmen eine Benutzerauthentifizierung mit biometrischen Verfahren (Fingerabdruck-, Iris- oder Gesichtsmustererkennung) etablieren.
Es bietet sich an, diese Verfahren sowohl intern als auch extern einzusetzen. Wenn cloudbasierte Applikationen oder biometrische Authentifizierung bereits firmenintern eingesetzt werden, fällt der Umstieg auf das Home-Office umso leichter, da der Mitarbeiter fast sofort die gewohnten Arbeitsroutinen nutzen kann.
Wie hält man Home-Office Geräte up-to-date?
Welche Geräte auch immer einem Mitarbeiter vom Unternehmen gestellt werden: Laptops, Tablets, Drucker müssen periodisch aktualisiert werden. Sicherheits- und Versions-Updates, Wartung, Scans müssen zwingend auch die Home-Office Landschaft miteinbeziehen.
Dafür braucht es ein Konzept und eine IT-Architektur, die dies unterstützt. Auch hier weichen viele Unternehmen auf cloudbasierte Lösungen aus, über die auch das Geräte-Management einfacher darstellbar ist.
Wie bleiben die Mitarbeiter nahtlos integriert?
Man sollte den Effekt nicht unterschätzen, der entstehen kann, wenn Mitarbeiter über längere Zeit oder permanent überwiegend im Home-Office „stationiert“ sind.
Eine Firmenkultur entsteht nicht nur durch Leitsätze und Mission Statements. Das tägliche Miteinander und der soziale Austausch sind extrem wichtig. Hinzu kommt der Wissensaustausch, die gegenseitige Befruchtung von Ideen, der Plausch in der Kaffeeecke oder eine Abstimmung auf kurzem Wege.
Das ist der Garant dafür, dass die gemeinsamen Ziele nicht aus den Augen verloren werden, dass Projekte erfolgreich und zeitgerecht gestemmt werden können – das Teamgefühl und die Zusammenarbeit sind zentrale Themen.
Dies lässt sich nicht nur durch offizielle Videokonferenzen und regen E-Mail-Austausch sicherstellen. Denken Sie auch über private Chaträume für die Mitarbeiter nach, die flexibel angelegt und auch wieder gelöscht werden können. Denken Sie an „halb-offizielle“ Channels für Teams und Abteilungen.
So können Sie den Zusammenhalt und die Motivation gleichermaßen in den Home-Offices und den zentralen Firmenräumen aufrechterhalten.
Unser Fazit
Damit ein Mitarbeiter sich auch im Home-Office genauso wohlfühlt und seinen Beitrag leisten kann, sind einige Investitionen nötig. Wir reden hier nicht unbedingt nur von Geld, das in die Hand genommen werden muss. Ideen sind gefragt, ebenso wie kreative Lösungen, die bei jedem Unternehmen anders aussehen können.
Es gibt jedoch einige zentrale Punkte, die für alle gelten und bei Nichtbeachtung teuer zu stehen kommen können.
- Zugriffssicherheit und Datenschutz
- ein Minimum an professioneller Ausstattung des Heimarbeitsplatzes
- Motivation und Zusammenhalt im Sinne des Unternehmens.
In diesem Jahr wurden viele Unternehmen von der Krise und den damit verbundenen Restriktionen überrascht, sodass es schwer möglich war, das Home-Office der Mitarbeiter sauber aufzusetzen. Für die Zukunft jedoch gilt: planen Sie die Einführung sauber und zeitgerecht, denken Sie an eine passende Infrastruktur und Prozesse. Halten Sie jederzeit Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden.
