Mit den richtigen Mitarbeiter-Onboarding-Methoden binden Unternehmen Fachkräfte langfristig

Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben und die neue Fachkraft eingestellt. Ein erster wichtiger Schritt ist damit schon getan, um den Erfolg des Unternehmens weiter voranzutreiben.
Doch es ist noch lange nicht gesagt, dass der oder die Neue dem Unternehmen auch für lange Zeit erhalten bleibt. Gerade in Branchen, wo Top-Talente heiß begehrt sind und die meisten die Auswahl zwischen mehreren Arbeitgebern haben, müssen Unternehmen einiges dafür tun, um die klugen Köpfe möglichst lange an sich zu binden.
Nach dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags geht der Einstellungsprozess für den Arbeitgeber nahtlos über in die nächste Phase: das Mitarbeiter-Onboarding.
Welche Herausforderungen dabei zu meistern sind, wollen wir Ihnen in diesem Artikel näher bringen, und aufzeigen, wie sie diesen wichtigen Prozess optimieren können, damit Sie nach einem halben Jahr den Einstellungsprozess nicht wieder von ganz vorn aufrollen müssen.

Was genau ist Mitarbeiter-Onboarding?

Aus dem Englischen von „taking on board“ (= an Bord holen) ist der Prozess gemeint, wie neue Mitarbeiter/innen in den ersten Wochen nach Stellenantritt in das Unternehmen eingegliedert werden. Dazu gehören nicht nur fachliche Arbeitsanweisungen und Schulungen im Rahmen der Einarbeitung, sondern auch die persönliche und soziale Integration in das Unternehmen.
Ziel dieses Onboarding-Prozesses ist, dass die neue Fachkraft möglichst schnell „ihren Platz“ im Unternehmen findet und sich wohlfühlt. Wenn Mitarbeiter/innen wissen, wie sie künftig das Unternehmen mit ihrer Tätigkeit unterstützen können, erhöht das die Chancen, dass sie dem Unternehmen lange die Treue halten, und zumindest nicht schon während der Probezeit wieder kündigen.

Herausforderungen im Onboarding-Prozess

Sowohl der Einstellungs- als auch der Onboarding-Prozess sind mit großen Kosten für den Arbeitgeber verbunden. Unbesetzte Stellen kosten Geld, da Arbeit liegen bleibt oder von anderen Mitarbeitern/innen übernommen werden muss. Ist die Stelle dann nach langer Suche besetzt, kann die neue Fachkraft jedoch nicht gleich „voll loslegen“, sodass für den Arbeitgeber hier in der Anfangsphase immer noch Kosten entstehen, weil Neulinge nicht von Tag 1 sämtliche Aufgaben aus der Jobbeschreibung erledigen können.
Um diese Anfangsphase so effektiv und kurz wie möglich zu gestalten, und am Ende Kosten zu sparen, sollten Arbeitgeber einige Tipps beachten. Diese haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.

Optimierung des Mitarbeiter-Onboardings

1. Unterstützung schon vor dem ersten Arbeitstag
Muss der/die neue Mitarbeiter/in für den Job umziehen, kann ein Unternehmen punkten, indem es bei der Wohnungssuche unterstützt oder vielleicht sogar die Umzugskosten übernimmt. Das zeigt Wertschätzung und ist wichtige Grundvoraussetzung für ein langfristiges Arbeitsverhältnis.

2. Ein warmes Willkommen
Am ersten Arbeitstag gewinnen neue Mitarbeiter/innen viele erste Eindrücke. Unternehmen sollten dafür sorgen, dass diese Eindrücke durchweg positiv sind.
Ein Unternehmensrundgang mit der Vorstellung sämtlicher wichtiger Ansprechpartner/innen gehört zum guten Ton.
Ist der Arbeitsplatz vollständig eingerichtet und liegt dort eine Mappe mit den wichtigsten Informationen und Anlaufstellen, macht das ebenfalls einen positiven Eindruck.

3. Formalitäten digitalisieren
Neue Mitarbeiter/innen erhalten oft dieselben Unterlagen mit allgemeinen Informationen über das Unternehmen. Wenn diese digitalisiert sind, erleichtert das nicht nur die Verteilung, sondern spart auch Kosten für das Drucken.
Werden Formulare schon im Vorfeld per Email und mit digitaler Unterschriftenanforderung der neuen Fachkraft zugesendet, ist am ersten Arbeitstag mehr Zeit für das Kennenlernen des Unternehmens.

4. Arbeitsmittel rechtzeitig beschaffen
Auch wenn es selbstverständlich sein sollte, dass neue Mitarbeiter/innen am ersten Arbeitstag einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz vorfinden, kommt es doch immer wieder vor, dass wichtiges Equipment fehlt. Das macht einen schlechten und unorganisierten Eindruck, was sich mit ein wenig Planung jedoch leicht vermeiden lässt.

5. Neulingen eine/n Ansprechpartner/in an die Seite stellen
Werden neue Mitarbeiter/innen sich selbst überlassen und wird erwartet, dass diese sich alles selbst beibringen, verlängert das nicht nur die Einarbeitungsphase, sondern kann sich auch negativ auf die Motivation der neuen Mitarbeiter/innen auswirken. Sie müssen oft nachfragen, machen Fehler und verbringen viel Zeit damit, sich Informationen selbst zusammenzusuchen.
Daher tun Unternehmen gut daran, wenn sie den Neulingen jemanden als Ansprechpartner/in zur Seite stellen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass die Neuen schneller „im Unternehmen ankommen“ und die Prozesse kennenlernen. Auf diese Weise fühlen sie sich auch wertgeschätzt, was die Motivation fördert. Darüber hinaus steigen die Chancen, dass sie den Arbeitgeber Freunden oder Bekannten weiterempfehlen, und so unter Umständen sogar noch mehr Fachkräfte rekrutiert werden können.

6. Einarbeitungsplan für die erste Woche
Noch bevor der/die neue Mitarbeiter/in anfängt, sollte ein Einarbeitungsplan erstellt werden. Dort werden in Gesprächen mit dem Vorgesetzten oder Projektverantwortlichen bzw. anderen Mitarbeitern/innen die Projekte vorgestellt, in die auch der/die Neue involviert sein wird.
Hier können auch Sicherheitseinweisungen oder erste Schulungen stattfinden.

7. Weiterbildungen schon frühzeitig organisieren
Mit dem Anbieten von Fortbildungen können Unternehmen schon frühzeitig zeigen, dass sie mit der neuen Fachkraft langfristig planen. Das steigert das Gefühl der Wertschätzung und bringt auf lange Sicht dem Unternehmen motivierte Angestellte mit fundiertem Know-how in Bereichen, die für das Unternehmen relevant sind.
Tipps zur Mitarbeiterschulung, z.B. wie eine Weiterbildung beantragt werden kann, können in der Willkommensmappe abgelegt werden.

8. Teambuilding
Die neue Fachkraft muss sich nicht nur mit der Arbeit an sich wohlfühlen, sondern auch im Unternehmensumfeld. Damit Neue schnell ins Team integriert werden, bietet sich am Anfang auch eine Aktivität außerhalb des Unternehmens an, wenn man zum Beispiel in lockerer Atmosphäre einige Kollegen und Kolleginnen bei einem Feierabendbier oder einer Wanderung am Wochenende kennenlernt.

9. Ziele setzen und tracken
Vorgesetzte sollten sich überlegen, mit welchen Aufgaben sie die neue Fachkraft zuerst betrauen und dies dann in der ersten Woche besprechen und Ziele vereinbaren.
So kann sich der/die neue Mitarbeiter/in in einen Aufgabenbereich hineinfinden und seine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
Mit der Zeit kommen weitere Aufgaben hinzu und es wird stückweise mehr Verantwortung übertragen.

10. Open Door Policy
Probleme sollten frühzeitig angesprochen und dann angegangen werden. Das bedeutet, dass Vorgesetzte als Ansprechpartner/in zur Verfügung stehen sollten. Neuen Mitarbeitern/innen gegenüber sollte klar kommuniziert werden, dass die Tür immer offen steht und man Interesse daran hat, Probleme oder Zweifel schnellstmöglich aus dem Weg zu räumen.

11. Auch höheres Management einbeziehen
Nicht nur der/die Vorgesetzte sollte sich ein Bild von der Performance der neuen Fachkraft machen, sondern auch die Managementebene darüber, beispielsweise der/die Entwicklungsleiter/in. Wertschätzung von einer noch höheren Ebene als der des unmittelbar Vorgesetzten bringt nochmals einen größeren Motivationsschub und trägt dazu bei, dass der/die neue Mitarbeiter/in im Lauf der Zeit zur Höchst-Performance im Unternehmen findet.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.